林琳笨:按时按质完成任务的8个方法

近几年,执行力这个词出现的频率日渐上升,越来越多的企事业单位在招聘时,对应聘者的执行力提出了明确要求,并且在后期的员工培训中也着重于员工执行力的培养。

那么什么是执行力呢?

执行力在工作中的具体表现是什么呢?

怎样做能证明你是一个拥有高执行力的人呢?

01执行力


很多人认为执行力就是做事的速度快,其实不然。

百度百科上对执行力有一个很明确的定义:“个人执行力是指每一个单个的人把上级的命令和想法变成行动,把行动变成结果,从而保质保量完成任务的能力。”

我这样翻译给职场当中给你:执行力就是投产比最高的行动

这个投入指的是公司的投入,产出指的是你为公司创造的价值。产出是分子,投入是分母,这个值越大,说明投产比越高。

互联网行业的术语叫做ROI,ROI小于1的时候,就是为公司亏钱,公司所有人ROI都小于1,公司恐怕就有危险了。

公司对你的投入又可以细分为对你的工资投入、办公桌椅/水电费等支出,还有管理投入、沟通的成本等等。

02执行力的体现


能否按时按质完成任务,是一个人执行力好坏的基本体现,也是我们在职场中生存的最低标准

按时按质决定了我们职场人在每个节点的机会,大家在职场中同样的起点,越往后越会分出三、六、九等,有人十年如一日的做基层员工,有人两年就能升一级,工资翻一倍,能做到按时按质的人越走越顺;而做不到按时按质的人,职场的道路就会越走越窄,甚至走上下岗的路。

对于企业来说,员工按时按质是企业生存的基础。

因为如果一个员工的一件事没按时或者按质完成,这件事就会像多米诺骨牌一样影响后面一连串的不按时按质,最后的结果就是企业发展不好,而企业发展不好,对于我们员工来说:别说升职、加薪了,基本的工资和工作都难保障。

可以说无论我们什么职位、什么职级,我们按时按质是企业成功的基础,而这个核心“按时按质”也正是老板们、领导们对我们的基本要求。

03低执行力的人


陈丽在北京中关村的一家创业期AI公司,负责商务运营,主要任务是负责商务同事跟客户达成合作以后的项目对接。

陈丽在AI和金融圈人脉很广,有2年AI行业经验。陈丽对公司也是忠心耿耿,即使老板下半夜打电话给她,也能找到她处理工作。

某次,老板让陈丽写一份为某企业提供AI服务的合作方案,控制在20页左右,五天后提交。

陈丽当晚就开始动手写了起来,第二天晚上就向老板发送了20页的合作方案,老板看了以后心如乱麻,因为这个商务合作方案完全没办法用。

陈丽提交的这份合作方案逻辑混乱,上页不接下页,老板自己都看晕了,客户肯定是看不懂的;而且方案内的各种内容都不完整;部分应该放图片的地方写着大大的“待定”;公司简介一页也是空白的;还不算各种错别字、格式排版问题。

老板第三天早上对逻辑和主体内容提了意见,要求陈丽重写一版。陈丽第三天晚上又向老板提交了一个版本,方案是这样的:

逻辑比之前好了一点,可是包括老板昨天提到的意见在内,还没有完全修改;各种不完整的内容也没有补充;公司简介页一如既往的空白;错别字、格式排版问题也没有修改;电话一栏随意写着111111。

老板又对逻辑提了意见,同时也强调不完整的内容补一下、空白页填一下。陈丽第四天收到老板的意见以后继续改,第五天早上又给了老板一个版本:

老板提的意见改了,但是逻辑仍然存在问题;内容补充完整了、错别字也改了,可是公司简介一页还是空白的。

如果你是老板,你是不是后悔自己没有亲自写了?

老板压着怒火继续提意见:“逻辑哪里哪里要调、公司简介补上”。这个时候陈丽说了:“咱公司没有公司简介,我的文采也不好,我建议市场部写”。老板苦笑着说:“那辛苦你找市场部写一下公司简介”。

第五天晚上,也就是一开始老板要求的时间点,陈丽在微信上又给了老板一个版本,老板问:“陈丽你有没有觉得咱忘记像以前一样写我们跟同行对比的优势了,还有公司简介页怎么还是空的?”这时陈丽有点委屈了:“您之前提意见的时候,也没提要写同行对比的优势。至于公司简介,市场部那边说要两天以后写好。”

已经是最后期限第五天了,你也替陈丽捏了一把汗吧?

结果如你所料,老板当时对陈丽非常失望,再也没有让陈丽写过方案了。

这次老板亲自写好这个方案,然后找其它同事对字体不一样、错别字等等做了统一的调整。

之后陈丽负责跟进某个客户的合作、申请某个证件的时候也都有类似的情况发生。

总结下来就是:无法按时按质完成任务,而且不提前说明,非常消耗同事的精力,配合的同事个个变成陈丽的助理。

由于公司效益不好,在选择一部分员工降工资的时候,名单里有陈丽。

你觉得陈丽苦吗?

我觉得陈丽一点也不苦,陈丽的老板已经够好了,相信大部分老板可能会让陈丽离开:陈丽没有产出,还消耗同事的沟通成本。那让我们一起来总结一下陈丽在按时按质方面,有哪些不好的表现:

第一点,没有理解工作任务。

自己不加思考的认为工作任务是把方案交给老板就可以了,而不是给老板满意的方案,达到客户收到方案以后,竖起大拇指表示要合作的效果。

第二点,陈丽没有按时完成这个任务。

陈丽没有严肃对待5天后要上交方案的时间问题,陈丽也没有为这个写方案的任务做个规划,比如先做个框架让老板确认、老板确认以后再写第一部分。陈丽更没有考虑各种可能存在的风险,比如市场部同事没空写公司简介、没人帮忙修图等问题。

第三点,陈丽没有按质完成这个任务。

陈丽没有搞清楚按质的标准是老板收到方案说OK,而不是说:这图要改,这字错了,这个简介怎么没有......等等。

陈丽更没搞清楚自己要对结果负责,而结果是老板按时收到方案,并且认为这个合作方案很棒。陈丽全程心态是“我听老板指挥,结果跟我无关,干就行,有困难不是我的事”。

陈丽这个任务其实并不复杂,也不需要太多同事配合,因为陈丽的种种问题才导致没有按时按质。

04高执行力的人


二本毕业,工作才两年的职场小白陈雪接到了领导布置的工作任务,做一个在线教学系统,并且要在年底前上线,也就是12月31日,陈雪按时按质交了任务,准确说陈雪是提前一个月在11月30日就递交了任务,质量上也得到了领导和相关部门的肯定,陈雪是这样做的:

第一,陈雪接到这个沉重的任务以后,详细分析确定:虽然对自己有一定困难,但努努力是可以做到的,所以陈丽决定接下这个任务;

第二,领导要求年底上线,而陈雪在计划中的上线时间栏,填的是“11月30日”,陈雪对自己和配合团队的要求,足足比领导的要求提前了一个月,换算成总时间比例的话,陈雪对自己的要求比原时间提前了1/4,陈雪给自己留出来发生各种困难和意外的弥补时间;

第三,陈雪制定了计划的框架,第一时间把计划发给领导,领导确认了计划的框架,确保了执行的过程中不偏离重点;

第四,陈雪组织配合的同事每天早上20分钟例会,除了复盘前一天的工作、规划当天的工作以外,也就重点的困难做详细讨论,责任均到个人,让大家都清楚任务的重要性,对项目的每一步进展了如指掌;陈雪在例会中也强调这个任务是我负责,对公司有多重要,对我有多重要,麻烦大家多帮忙; 

第五,陈雪每天晚上向相关同事发项目进展报告,并且抄送给老板,不仅会让配合同事体会到这个任务的重要性,也会让同事格外认真对待,毕竟谁也不想在老板看到的邮件中出现:你负责的什么什么延迟了,因为你的延迟又对什么什么造成了影响;

第六,陈雪考虑到了需要政府批复的ICP证不能按时下达,将会导致无法将代码上传到国内服务器上等等的阻碍和解决方案;

第七,相关配合同事很配合,除了知道这个任务重要,项目进展邮件老板能看到以外,也离不开陈雪平时跟大家的友好相处,一起做这个任务的时候对大家表示的认可和感谢,让大家做这个任务的时候感受到了责任和快乐。

陈雪能把任务提前完成,并不是没有碰到困难,陈雪在碰到困难的时候尽量自己想办法解决,自己实在无法解决的,陈雪才会求助同事,连同事也帮不上忙的时候,陈雪才无奈的求助领导。在陈雪这里:绝对不会出现解决不了的问题,更不会出现有困难不汇报或者不了了之的情况。

让我们总结一下陈雪做对了哪几个关键点:

第一点,清楚自己不单单是对任务的过程负责,更对结果负责。如果不能按时按质给出结果,就是自己的责任。除了影响自己在公司的机会以外,更会对其他同事和公司造成影响,是不可原谅的。

第二点,陈雪确定这个任务虽然困难,但努努力可以做到,然后马上做了计划框架,交给领导审核。

第三点,陈雪下决心按时完成任务。并将完成时间提前,以预防各种突发事件。 

第四点,陈雪清楚同事配合的重要性,所以陈雪想尽办法让大家理解这个任务的重要性,也努力想办法让大家愉快的配合。

第五点,陈雪保证了任务的质量。陈雪每天向老板同步项目的进展,并邀请老板提意见,保证了任务目的不偏离正确的方向。

05按时按质完成任务


通过上面的两个例子,我们看到了人脉多、见识广,对公司忠心耿耿的陈丽不能让简单的任务按时按质,还消耗了老板对他的协助时间和情绪。也看到了职场小白陈雪是怎么按时按质交付复杂的任务。

在最后,让我们一起来总结一下怎么按时按质完成任务: 

第一点,清楚自己不但对任务的过程负责,更对结果负责。

第二点,明确任务按时按质完成的结果是什么。结果尽量的具体,例如具体到 BUG数低于1个、时间是11月30日的24:00、经济投入也精确到几块钱/几毛钱。

第三点,理解任务以后,写一个计划,预先分析可能存在的风险和阻碍,以及对应的解决方案。

第四点,自己制定计划的时候将任务规定完成时间提前,预留出处理意外事件的时间。

第五点,通过例会、日报等形式把控任务每周期的进展,经常复盘这个任务的进展、困难、不足等等,以便于第一时间修正。通常新的、重要的任务,时间超过一周的,建议每天一个例会或自我总结。

第六点,万事不要待定,一旦待定,除了会让同事不知道从何下手,还会影响后边任务的执行,更容易演变成今天待定,明天待定,后天还待定的拖延症。最终不了了之或赶鸭子上架般的草草交付。 

第七点,凡是涉及需要同事配合的任务,心中要有大家。让相关配合的同事都意识到这个任务的重要性,做好的好处,做不好的坏处,让团队既有压力又有动力,最终开心的配合。

第八点,一旦碰到自己和同事都无法解决的困难,第一时间汇报给领导及相关同事,千万不要不了了之,更不可以自作主张放弃或者简化任务。这样做的后果就是:我们干不了,还不给别人机会干,等到时间被发现的时候,已经来不及交给别人干了。

接到任务时,按照以上8点要求做好,我们就能将大部分任务按时按质完成。

当你习惯了按时按质完成任务以后,你就会发现:不管从心理,还是从能力上,你都很难再做到不按时按质了。

按时按质就好比高考,你不按时交卷你就得0分,你不按质答题,你这道题就是0分。

所以,千万不要把不按时按质当习惯,因为它除了影响企业以外,更重要的是影响自己。

不管是在工作中还是生活中,都要时刻记得,做事情的基本要求:按时按质。

林琳笨↓

亮点职场CEO;

超级执行力教练;

天使投资&企业管理顾问;

前百度/人人网事业部总经理;

原创职场课程,全网播放量过亿;

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