报告书与说明书——写作知识笔记 （15）

报告书

现在生活，个人和社会的关系非常繁复 ，每个人只有知道和他相关系的许多事物 ，才能应付当前的生活 。

为适应需要 ，应用文里的报告书，起着非常重要的作用 。报告书的阅读、写作与现代生活已经分离不开 ，所以应当加以详切的注意 。

报告书的目的 ——把某一已经存在的、已经发生的事物的一切，以报告书的形式记述和叙述给人家 。

报告书的书写是有实际的需要 ，特地去观察或调查了某种事物后而写成的 ，与普通的记述文和叙述文是不大相同的 。

在观察或调查一种事物的时候 ，往往应该先定下若干项目 ，作为注意的标准 。

如:调查某地的灾情 ，就要先定下成灾原因 、灾情大概、灾民现状 、救灾设施等项目 。调查的结果就能详知本末 ，在动手写报告书的时候 ，就可以把这些项目作为依据 ，逐一加以记叙。

为醒目可见 ，可把每个项目逆写为一个小题目 。

报告书书写的好与坏 ，不只是写作水平方面的事 ，关键是看所选项目是否妥当 ，调查观察是否精确到位 ，关系到平时各方面的修养与训练 。

作者观察、调查后的感想或主张 ，报告书里可连带提出并写进去 ，这样比单独提出更容易让读者接受 。

书写报告书时也应照顾到普通文的法则 ，不一定写的枯燥、呆板 ，写的生动而富有趣味一点 ，应用的效果也许会更大 。

报告书的应用非常广泛 ，人们每天看到的报纸 ，大部分内容是以报告书的形式出现的 。

说明书

说明书同报告书同样重要 。它的目的 ——把关于某一种事物的方法、原理等告诉给人家 。其所以要告诉人家的原因 ，也是由于实际的需要 。

如:研制了一种药品 ，就要说明这种药品是根据什么原理来治病的 ，这样就需要写一份说明（使用）书 ，使医生和病人知道此药的作用 。

说明书中绝不能有遗漏 。

书写说明书的材料不用到外界去寻找 ，作者胸中必然先有了这方面的材料 ，才能书写说明书 ，书写的过程只是讲胸中已有的材料化为文字而已 。

正规的说明书 ，是以分列项目 、逐渐说明的方法 。项目明白的列在说明书里 ，读者可一望而知 。

规定项目必须依据实际需要 ，事物的不同 ，应定的项目也各不相同 ，不能一概而论 。但所定项目必须有同等的身份 ，也就是说每一个项目必须有独立的资格 。

说明书和报告书同为应用文 ，俺书写文体说 ，二者由各不相同 ，报告书是记述文或叙述文 ，而说明书则是说明文 。