如何将excel中的通讯录导入outlook2010

实际工作中,工作人员已经用Excel制作了客户的联系资料,为了能够建立良好的客户关系,我们需要将这些数据放到Outlook的联系人中。请注意,不需要在Outlook中重新输入,只要利用Outlook的“导入与导出”功能就可以了,以此来提高工作效率。

操作所需文件下载:

操作方法:

(一)在Excel中指定“区域名称”

对于最新的Outlook2010版本,如果要想将Excel中的通讯录数据导入Outlook联系人中,需要先对Excel中的数据指定“区域名称”。

1. 启动Excel 2010,打开“客户通讯录”工作薄,进入“客户通讯表”,选中需要导入的客户通讯数据,如“A1:G5”单元格区域,将光标定位于“名称框”中,输入这个区域的名称“客户通讯数据”(图1),这个区域名称可以根据自己的需要更改。

如何将excel中的通讯录导入outlook2010


2.输入后回车确认,区域名称的指定完成。为了测试,可以单击名称框右边的下拉箭头,在弹出的列表中选择“客户通讯数据”,此时“A1:G5”单元格区域就被选中,这表明“区域名称”的指定成功。然后保存。

(二)将Excel数据导入到Outlook联系人中

1. 启动Outlook 2010,此时应该已经配置好了帐户信息。选择菜单“

文件>>>选项>>>高级>>>导出>>>从其他程序或文件导入

”命令。由于我们需要将Excel中的数据导入到Outlook,因此在列表框中选择“从另一程序或文件导入”选项,单击“下一步”按钮(图 2)。

如何将excel中的通讯录导入outlook2010


图2

2. 进入“导入文件”对话框,选择文件类型为“逗号分隔的值(windows)”,单击“下一步”按钮(图 3)。


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图3

3.接着单击“浏览”按钮,通过“浏览”对话框,定位到存放“客户通讯录.xls”Excel工作薄文件的位置,选中它并确定,单击“下一步”按钮(图 4)。

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图4

4.选择导入的目标文件夹为“联系人”,单击“下一步”按钮(图 5)。

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图5

5.这里是最重要的一步,我们需要在这里进行字段的映射。单击“映射自定义字段”按钮,打开“映射自定义字段”对话框(图 6)。

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图6

6.通过该对话框可以看到,如果“客户通讯数据”中和Outlook联系人完全相同的字段,Outlook会自动建立映射。如“姓名”字段和“单位”字段(图7)。没有自动建立映射的,就需要我们手动建立,否则导入的数据就不完全。

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图7

7.自定义映射的方法为:在左边的列表框中选中一个字段如“”,按住鼠标左键不放,拖拉到右边列表框中与该字段含义相同的字段的右边,“手机”字段应该拖动到“”字段右边。用同样的方法建立其它自定义字段,完成后的效果如下图(图8)。

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图8

8.检查一下,确定无误之后,依次单击“确定”按钮和“完成”按钮,立即出现导入数据的进度提示,一会之后完成。我们进入“联系人”选项卡,可以看到Excel“客户通讯

”数据已经成功导入Outlook联系人(图 9),以后就可以方便地使用它们和客户进行联系了。

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图9

应用目标:实际工作中,有时需要将联系人信息导出到Excel打印或备份,同样利用Outlook的“导入与导出”功能可以实现。

操作所需文件:在前面操作的基础上进行

操作方法:

1. 启动Outlook 2010,选择菜单“

文件>>>选项>>>高级>>>导出>>>导出到文件”命令,由于是需要导出数据,因此在列表框中选择“导出到文件”项,单击“下一步”按钮(图10)。

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图 10

2.在“导出到文件”对话框中,选择创建文件的类型为“Microsoft Excel 97-2003”,然后单击“下一步”按钮(图 11)。

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图 11

3.接着选择导出文件夹的位置为“联系人”,单击“下一步”按钮(图 12)。

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图 12

4.接下来为导出的文件指定一个路径和名称,单击“下一步”按钮

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图13

在这里仿照前面的方法映射好自定义的字段后,单击“完成”按钮,一会之后数据就导出为Excel格式并存放在你指定的位置了。

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