使用Office Word和Excel 打印成绩通知单和成绩条（批量，导入数据源）- 090409 更新小数点长度解决方法
每到期末，班主任或者辅导员就要开始收集学生的各科成绩，统计总分，计算名次等。然后就要开始打印每个学生的成绩通知单，装入信封，寄给家长。最原始的做法当然是找两个动作麻利的班干部，在打印好的表格里填上成绩，再装入信封。这样，直到把全班几十个同学的成绩通知单都处理好时，已经是腰酸背痛，手腕麻木了。——既然有 microsoft office 为什么还要这样折磨人呢？
成绩通知通常有两种形式，一种是“成绩通知单”的形式，即每页纸一个成绩，还附加一些关于本学期和下学期的信息，如报名时间、费用等，如图1所示：
图 1
成绩通知的另一种形式是“成绩通知条”，即仅仅在一张小纸条上，填写了学生成绩，如图2所示：
图 2
下面，我们就开始一步步制作成绩通知单(条)。首先来看看必需的数据，即成绩。它存放在一个名为“成绩.xls”的 excel 文档的“成绩”工作表中，如图3所示：
图 3
制作成绩通知单
根据任务的特点，不难想到使用 word 的“邮件合并”。
邮件合并功能需要两个文档，即数据源和模板文档。数据源通常可以是word表格、excel 表格以及数据库表格等，这里就用我们上面提到的那个存放数据的 excel 作为数据源。模板文档当然需要在 word 里新建了。现在我们来一步一步的准备成绩通知单吧（注：本文以 office 2003 为例，其余版本的 office 中操作类似，可能略有不同）：
第一步，新建一个 word 文档，打开“邮件合并”工具栏（右键单击 word 工具栏，在弹出菜单中选择“邮件合并”）。点击工具栏最左边的（设置文档类型）按钮设置主文档类型，即在弹出的对话框中选择“信函”。
第二步，在“邮件合并”工具栏上点击（打开数据源）按钮，选择我们准备好的“成绩.xls”为作数据源。在这一步中请注意，如果“成绩.xls”中有多个工作表，请选择正确的工作表作为数据源。在 word 2000 中，没有提供对工作表的选择对话框，那么请把数据表移到 excel 文档中的第一个工作表位置。
第三步，撰写模板文档内容，并在适当的位置插入正确的“域”。比如，先写好“学号： 总分：排名：”，再将光标移动到“学号：”之后，单击“邮件合并”工具栏上的（插入域）按钮，打开如图4所示的“插入合并域”对话框。注意对话框中已经根据数据源列出了所有的域名，即图3所示 excel 表格中的第一行。这里选择学号。同样，依次将光标移动到“总分：”和“排名：”之后，分别插入相应的“总分”域和“排名”域。完成的模板如图5所示：
图 4
图 5
插入合并域的时候，如果需要控制格式，可以直接在合并域上进行格式操作，如图5中给“姓名”加下划线。但是一定要注意一点，域是一个整体（如果将文本光标移动到某个域上，整个域的背景都会变成灰色，以便区分），所以，无论做什么操作，都要把域作为一个整体来考虑；更不要手工去修改域的名字，虽然这样做时不会报错，但这样做不仅没有意义的，反而会把事情弄糟。
模板文档完成了，不妨先看看实际效果。单击“邮件合并”工具栏上的（查看合并数据）按钮，此时文档中的域都会替换成数据源中的数据，至于是替换成那一条数据，则是由工具栏上的这组按钮决定的。
最后核对无误之后，使用“邮件合并”工具栏上的（合并到新文档；合并到打印机）两个按钮中一个来进行合并。这里我们可以选用“合并到新文档”按钮看看合并的结果，如图6所示。最后只需要打印这个文档再分别装入信封即可。
图 6
制作成绩通知条
制作成绩通知条完全可以使用和制作成绩通知单相同的办法，即邮件合并。只不过合并类型选择为“目录”，而不是“信函”。但是既然只需要用 excel 就成解决，何必再去麻烦 word 呢。
实现成绩通知条，其难点在于给每一条数据都要加上表头，如果能有空格分隔便于裁切就更好。如果我们新建一个工作表，根据当前的行数引用“成绩”表中不同的行，那问题就能很好的解决了。原理说起来似乎有些复杂，所以请先跟着我做，之后再容我慢慢解释。
在“成绩.xls”中新建一个工作表，命名为“成绩通知”。在“成绩通知”工作表的“a1”单元格中输入如下工式：
=if(mod(row(),3)=1,成绩!a$1,if(mod(row(),3)=2,offset(成绩!a$1,row()/3+1,0),""))
输入公式并回车后，再次选中“a1”单元格式，向右拖动选中符号右下角的小方块进行填充，直到将“成绩”工作表中第一行的数据完全复制过来为止。本例中拖动到“k1”单元格。然后再选中“a1:k1”这些单元格，向下拖动选中符号右下角的小方块进行填充，直到第29行。
最后结果如图7所示。将这个表格打印出来，裁切分装即可。
图 7
现在来说说为什么要这样做。
当然首要的是解释那个公式的意思，我们先把公式中的两个if语句标记出来：
=if(mod(row(),3)=1,成绩!a$1,if(mod(row(),3)=2,offset(成绩!a$1,row()/3+1,0),""))
可以看出，第一个if语句（标记为红色）中，“mod(row(),3)=1”是条件。当条件成立时，结果为“成绩!a$1”；条件不成立时，结果由第二个if语句决定。这个if语句的意思是，当前行号（由row()返回）除以3的余数为1的时候，本单元格的内容就是“成绩”表a1的内容；否则，其内容由第二个if语句决定。
第二个if语句（标记为蓝色）中，“mod(row(),3)=2”是条件。条件成立时，结果为“offset(成绩!a$1,row()/3+1,0)”取得的值；条件不成立时，结果为空白。其中“offset(成绩!a$1,row()/3+1,0)”表示，从“成绩”表的a1往下数第row()/3+1行处的单元格的值。这个if语句的意思就是，如果当前行号除以3的余数为2的时候，本单元格的内容是“成绩”表a列1+row()/3+1行处的值；否则，其值为空白（用于产生空行作为分隔）。
所以，整个公式就是根据当前行号计算出来应该引用“成绩”表中表头、对应行数据还是空白。而后之所以要复制29行是因为原来10行数据，每行数据在“成绩通知”表中都是3行，即表头、数据和空白，这样就是10*3=30行，因为最后一条数据的空白可以不要，所以是30-1=29行。
注意公式中的行号都是使用的绝对引用，因为所有内容的引用位置都是以“成绩”表的第一行为基础进行计算的。
结束语
这样制作成绩通知单（条）是不是自动化多了？而且大大提高了效率，值得推广。同样的原理，公司或者机关里发放的工资对帐单(条)，也可以使用这个办法，以减轻工作量，赶快试试吧！
方法二：
用VBA实现Excel打印成绩通知单
《中国电脑教育报》2005年第5期G5版与第28期E6版分别介绍了两种制作成绩通知单的方法，但存在一个共同的问题是：最后在成绩通知单格式上还得对每位考生进行一一设置，如果考生人数多同样显得繁琐。本文介绍利用VBA实现Excel打印成绩通知单，可以避免这一问题。 （点击查看更多软件使用技巧）
准备工作
为便于理解、记忆，将工作表的名称分别更改为“考试成绩”、“通知单”。在“考试成绩”工作表中是每个学生的考试成绩A1至K64，在“通知单”工作表中建立一个空白表格，作为成绩通知单模板，如图1所示。
图1
编写代码
1. 进入VB编辑环境，依次点击“工具→宏→Visual Basic 编辑器”。
2. 定义触发事件。鼠标双击“工程”窗体中的“通知单”工作表，窗体右侧就出现了对应于该工作表的一些事件。选择响应“激活工作表”动作的事件activate，在窗体右侧的代码区域就出现了worksheet_activate()过程。接下来要做的就是在这个过程中添加代码了。
3.为事件添加代码如下：
Private Sub Worksheet_Activate()
Dim i As Integer '循环变量
For i = 1 To 100
If Sheet1.Cells(i, 1) = "" Then
'如果“考试成绩”工作表的考号中没有内容，则退出循环
Exit For
End If
sbegin = (i - 1) * 5 1
send = i * 5
dbegin = i * 5 1
dend = (i 1) * 5
'确定复制、粘贴“通知单”格式区域的起止行，5为复制区域的行数
Sheet2.Range(Cells(sbegin, 1), Cells(send, 11)).Copy _
Destination:=Sheet2.Range(Cells(dbegin, 1), Cells(dend, 11))
'将(Cells(sbegin, 1), Cells(send, 11))区域中的格式拷贝到(Cells(dbegin, 1), Cells(dend, 11))
Cells(sbegin 3, 1).Value = Sheet1.Cells(i 1, 1).Value
Cells(sbegin 3, 2).Value = Sheet1.Cells(i 1, 2).Value
Cells(sbegin 3, 3).Value = Sheet1.Cells(i 1, 3).Value
Cells(sbegin 3, 4).Value = Sheet1.Cells(i 1, 4).Value
Cells(sbegin 3, 5).Value = Sheet1.Cells(i 1, 5).Value
Cells(sbegin 3, 6).Value = Sheet1.Cells(i 1, 6).Value
Cells(sbegin 3, 7).Value = Sheet1.Cells(i 1, 7).Value
Cells(sbegin 3, 8).Value = Sheet1.Cells(i 1, 8).Value
Cells(sbegin 3, 9).Value = Sheet1.Cells(i 1, 9).Value
Cells(sbegin 3, 10).Value = Sheet1.Cells(i 1, 10).Value
Cells(sbegin 3, 11).Value = Sheet1.Cells(i 1, 11).Value
'将“考试成绩”工作表的数据填入“通知单”相应位置
Next i
End Sub
检验成果
进入工作簿，按下“通知单”工作表，即可得到所有学生的成绩通知单了
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word导入后小数点长度不正常解决方法
| 三招“降服”Excel成绩数据 |
| http://media.ccidnet.com/art/2993/20051018/351913_1.html |
| 前几天，学校教务主任找到我，说有一个问题和我探讨，问题如下：平时学生成绩都是按学期、按班存储在Ｅｘｃｅｌ表中的。现在学生要毕业了，需要把每个学生各学期、各学科的成绩抽取出来，放到一张表格中，以便装入学生本人的档案中，问能不能编个程序做到这一点呢？ 我问：“以前怎么做的呢？”主任说：“以前都是人工抄写，既不美观，又容易出错，还浪费大量的时间，现在计算机技术这么发达，怎能老是用笨方法呢？你研究一下，抓紧啊，后天要上报。”说完就走了。 天哪！编个程序哪是那么容易的？何况６００多名毕业生，只给我留半天的时间。转念一想，先用Ｗｏｒｄ的邮件合并功能救救急吧。赶紧打电话到教务处，让把数据和样表送过来。 接下来，启动Ｗｏｒｄ→“制表”，单击“工具→信函与邮件→邮件合并向导”，在第一步“选择文档类型”中选“信函”，下一步“选择开始文档”中选“使用当前文档”，下一步“选取收件人”中选“使用现有列表”，并单击“浏览”，弹出“选取数据源”对话框，选取相应的Ｅｘｃｅｌ数据源，打开，在弹出的“选择表格”对话框中选取相应的数据表，确定。下一步“撰写信函”，把光标定位在所需位置，单击“其他项目”，在“插入和并域”中选择适当项目，插入，关闭。再定位光标，单击“其他项目”，选择项目，插入，关闭。如此重复，直至把所有项目插入完毕。终于完成了，此时已是深夜，赶紧预览一下吧。 并没有预期的顺利！问题出现了：有的数据本来是１位小数，现在却变成了１５位小数（如图１）。该列被严重撑宽，其余列被挤得只能显示部分字符，整个表格变得不成样子。细心观察，发现只是保留小数的数据会出现这种情况，整数数据显示正常，怎么回事儿呢？ 关闭Ｗｏｒｄ，打开Ｅｘｃｅｌ数据源，发现上述数据实际为：８８．３、９４．４，增加小数位数，显示的也只是在其后补零。通过研究和咨询可知，成绩表中保留小数的数据分两种类型，一种是教师已计算好的总评成绩，并保留一位小数，录入在分数册上，成绩管理人员照分数册原样录入的。这类数据的显示应该没问题，但却出现了上述情况。另一种是由平时成绩、期中成绩、期末成绩按比例合成的，然后“复制、选择性粘贴”，只取其“数值”得到的。这类数据若不能整除，计算机将保留多位小数，虽然可以只显示一位小数，但这不等于计算机存储的就是一位小数。通过研究，用以下三种方法可以轻松“降服”Ｅｘｃｅｌ数据。 １． 把数值型数据转换成文本型数据 对于第一种数据，由于录入的就是保留一位小数的数值，所以只要让计算机按录入原样显示就行了。因为文本型数据在Ｗｏｒｄ中显示正常，所以可以把数值型数据转换成文本型数据。选中该列数据，选择“数据→分列”命令，弹出“文本分列向导－３步骤之１”对话框，第一步、第二步选择默认设置，进入第三步“请设置每列的数据类型”中，选“文本”（如图２），单击“完成”即可。  若只是个别数据显示不正常，也可以在其前方加一英文半角的小撇“＇”使其成为文本型数据。 注意，按下述方法：选中数据列→“格式”→“单元格”，在“数字”标签中设为“文本”，在Ｗｏｒｄ中显示仍不正常。 ２． 数据录入前，先把数据列设为文本型数据 选中待录入数据的各列→格式→单元格，在“数字”标签中设为“文本”，然后再录入数据，这样在Ｗｏｒｄ中显示正常。 ３． 利用四舍五入函数ＲＯＵＮＤ（ｎｕｍｂｅｒ??ｎｕｍ＿ｄｉｇｉｔｓ） 既然数据含有多位小数，可以利用四舍五入函数，根据需要确定保留的小数位数。先把整列数据剪切、粘贴到一个空工作表的Ａ列中，然后在Ｂ列中使用函数“??＝ＲＯＵＮＤ（ｎｕｍｂｅｒ??ｎｕｍ＿ｄｉｇｉｔｓ）”，对其进行四舍五入（如图３）。其中ｎｕｍｂｅｒ是原数据，ｎｕｍ＿ｄｉｇｉｔｓ是要保留的小数位数，若不保留小数，该参数应设为０。这里公式的应为“：＝ＲＯＵＮＤ（Ａ２??１）”，确定，填充。然后选中Ｂ列，复制，再回到原成绩表，选择性粘贴，只取其“数值”即可。  （唐山师范学院玉田分校 弭宝国 于得海） |