永中Office―公文的数据集成（转）

1、公文数据准确的重要性
很多统计、报告类公文，通常需要使用到大量数据、图表和表格，而数据的后期校正也是必不可少的环节。如何保证某一数据修改时，与之相关的所有数据都能准确无误的被修改，就显的尤为重要。
对于正式公文中，数据差错是不被允许，这关系到后期决策、社会影响等重要方面。
永中Office提供的粘贴链接功能便能为我们有效解决公文中数据一致性问题。

2、数据整理
在制作统计、报告类公文时，首先需要在电子表格中统计数据、整理成数据表格，并根据已有数据制作相应的图表，如图。

 

3、公文中空出数据位置
撰写公文正文时，可先将需要插入数据、表格、以及图表的区域预留出来，如图。

 

 

小贴士：存放数据的工作表和存放公文报告的文字处理文档，可以保存在同一个集成文件中，方便管理和使用。

 

4、数据集成引用数据
数据统计、报告撰写完成后，就可以开始将数据整合到报告中。在整合过程中，需要用到永中集成Office的特色功能——粘贴链接。
粘贴链接数据
单个数据粘贴链接方法如下：
在电子表格中，选中数据所在的单元格，单击【标准】工具栏上的【复制】按钮；切换到文字处理中，将光标定位到插入点，单击【标准】工具栏上的【粘贴链接】按钮。按上述方法，将所有所需数据都粘贴链接至报告中，如图。

 

小贴士：单击【工具】菜单下的【选项】命令，弹出【选项】对话框，切换到【视图】选项卡，单击“显示”区域中的【粘贴链接底纹】下拉框，可对粘贴链接底纹的显示方式进行更改。

 

粘贴链接图表、表格
图表和表格粘贴链接方法如下：
在电子表格中，选中图表或表格，单击【标准】工具栏上的【复制】按钮   ；切换到文字处理中，将光标定位到插入点，单击【标准】工具栏上的【粘贴链接】按钮  即可 ，如图。

 

粘贴链接至幻灯片
使用同样的方法，还可以将数据、表格和图表粘贴链接至幻灯片中，如图。

 

 

5、数据更新的一致性
在数据和报告做后期校对时，如在电子表格文档中发现数据错误，只需修改电子表格中原始数据即可。此时，文字处理文档和简报中的数据会立即进行同步、一致的改变。
如在文字处理文档或简报中发现数据错误时，只需双击粘贴链接过来的单个数据、表格或图表就会自动跳转至电子表格中的数据源处，对其修改即可。
除了数据的数值能一致修改外，引用处的数据格式、表格格式、图表类型等属性也能随着数据源的属性修改而同步改变，如图。

 

 

 

小贴士：单击【编辑】菜单【链接管理器】命令，弹出【链接管理器】对话框，如图。通过该对话框，可对粘贴链接的数据进行定位到目标、打开源及断开链接的操作。