产品设计体会（7012）MS Office使用心得

在很多外人眼中，需求人员整天就是在写文档，那干脆整点写文档的心得吧。话题超大，网上也有很多文章，我只说几点自己平时很注意的，用office的点滴。

（iamsujie补：毕业生的简历往往会写精通office，但工作几年的人，很少再敢这么些了……）

Word ： 在做结构稍微复杂点的文档时采用，简单的几段话一般用记事本搞定，打开Word绝对不是一开始就码字，而是要先设置一堆东西，比如页面、格式样式、标题级别啥的，充分利用Word的自动功能，和编程有点像。

Excel ： 在写结构化文档的时候很好用，当你用Word写作的时候发现老是写1、2、3……条的时候，就要考虑是不是应该转用Excel了。几个基本功能：条件格式、筛选、单元格有效性、单元格锁定、隐藏，可以让表格看起来爽一点。一些基本函数的应用（如果会VBA就更好了），可以让我们处理表格、简单统计、数据计算与可视化的过程更加流畅。

PowerPoint ： 好的ppt只是演讲者的辅助，应该尽量少描述性文字，最好只有图片和超大的数字。但经常我们又要满足“受众拿到ppt就可以了解内容”的需求，非常幸运我们发现了一个叫做“单击此处添加备注”的地方，可以把所有想说的东西都附加在这里，在演示的时候用双屏，自己的电脑上显示“演示者模式”，一防止自己忘词，二不干扰听众，三可以让有事来不了事后看ppt的观众可以了解全部内容，一举三得。另外自己很注意的一点，也是从软件可用性概念带来的：要说的东西一条一条的出现，并且想办法突出当前在讲的这一条。

以上三个简直是Office三部曲啊，又是一次“字�C> 表 �C> 图”的进化。这三个是比较通用的，下面三个就稍稍专业一点。

OutLook ： 还是菜鸟，当信件少到能够每封必看的时候，其实email对于我们来说还没有到需要管理的程度，换句话说，这时候我们还只是一个初级用户。但是“邮件规则”、“邮件标记”、“会议邀请”几个点真的要好好研究一下，对提高效率很有用。

Visio ： 这个真的很强大，做业务架构图、网页低保真demo（专业点可以用Axure）、简单的UML图（专业点可以用Rational Rose）、团队组织结构、甚至将来家里装修布置都可以用。

Project ： 我们的项目还是太小了，简单画画就可以，用不到太多的高级功能。Project对于复杂项目的安排、每个任务谁来做、何时做，以及人物资源之间依赖关系的管理真是杠杠的。

其他的产品，如OneNote、Access、Publisher……基本不用。