关于重申快件出、入仓录单扫描、问题件处理等操作流程的通知

关于重申快件出、入仓录单扫描、问题件处理等操作流程的通知


最近一段时间来,各站点和分拨中心在快件出、入仓录单扫描、重量复核、快件分拨等程序上操作不规范,严重影响了快件的及时中转和财务结算,给公司带来不必要的麻烦,为了提高效率,保障快件时效,方便财务结算,现将快件操作流程重申如下:

一、业务员与仓管员交接:

1、仓管员与业务员在交接快件时,应认真查看运单内容是否填写规范,有无错、漏填写,大头笔批注是否正确,面单重量与实际物品重量是否相符、是否贴错运单,超范围收寄,如发现上述错误应及时更正。
2、仓管员与业务员在交接快件时,实行到件扫描点数交接,如快件实物与收派件表不符,应在第一时间查找快件下落,同时做好详细记录。
3、仓管员与业务员在交接快件时,应认真检查快件外包装是否完好,如有发现破损或包装不良的快件应拒收,要与寄方客户联系清楚或重新包装后方可接收。同时也要做好详细记录。

二、站点发件操作:

1、站点发件时要做好每票件的分拣和到发件录单扫描工作,必须正确录入目的地、公斤数、件数、到付金额及代收货款金额。并复核每票快件重量是否准确。
2、分拣、扫描后一定要清点票数,确定扫描数和清点的票数是否一致,确定货物交接清单上单号和数量与实物无误后,进行打包并将货物交接清单随货一起打入包内。
3、一票多件只能在省内和广东省使用,其他省份不得使用,一票多件的货要核对子单是否完整,件数是否正确,务必要做好主件和子件的绑定操作,不得将主件和子件分开单独操作。
4、所有的总包的外包装上必须贴上包签;包签必须用大头笔正楷填写,须写明始发地与到达地。“总件数“是指始发地至目的地的快件总包数,“件数编号”是指该快件在始发地至目的地的快件总包数中的第几件。
5、在做发件扫描时,必须先做装袋扫描,扫包牌号,然后扫快件单号。
6、发件站点若没做发件扫描明细,各分拨中心将无法做到件扫描,则快件将无法正常中转。
7、各站点每天工作结束后,应对当日快件进行核对,做到平衡合拢;对分拣现场进行清理,防止遗漏。

三、站点与分拨中心交接:

1、站点做发件扫描后,将快件交到分拨中心,应与分拨中心仓管当面点清快件的包数和件量。对站点交接的物品快件,分拨中心必须每件过秤,复核重量发现重量不符的,分拨中心仓管和交件方人员必须在货物重量稽核表上签字确认,并当场补足重量,否则不予中转。
2、对所发货物实行分档允许误差值为:1公斤-10公斤不得有误差,10公斤-20公斤允许误差0.5公斤,20公斤以上-50公斤允许误差1公斤,50公斤以上公斤允许误差2公斤。
3、对货物面单上没有注明重量或重量严重不符的,将一律不予中转派送,按问题件处理,待重量确认清楚后再行分拨中转,各分拨中心和站点发现问题有权扣件,但必须在到件2小时内报总公司客服部处理,由于重量不足所产生的延误责任由发件站点承担。
4、分拨中心人员在接收快件时,应认真检查快件外包装是否完好,如有发现快件破损、原包装有拆动痕迹或包装不良以及包装袋(箱)有破裂的货件一律拒收。
5、分拨中心仓管在拆快件包时要根据货物交接清单核对该包件数无误后,方可将各站点的件并包,并重新填写货物交接清单,贴包袋标签。各分拨中心应先做到件扫描再做发件扫描,在做到件扫描时,若发现上一站点没做发件明细,则将该批次快件滞留,通知其补全资料后,再行中转。
6、各分拨中心在扫描站点的到件时必须使用有线吧枪进行扫描,而不能用无线吧枪,做出仓发件时则可用无线吧枪。
7、问题件和滞留件退回分拨中心,分拨中心必须做回仓扫描和留仓扫描,回仓类型选择为“快件错分”不得选择为“快件超区”。然后在出仓时做再次出仓扫描。
8、问题件留仓必须做留仓扫描。各分拨中心要及时上报客服部处理,客服部应第一时间报上海总部,得到回复后客服部应以书面形式通知福州分拨中心,由福州分拨中心负责处理。
9、从2010年11月1日起,总公司问题件库交福州分拨中心管理。
10、分拨中心在复核快件重量过称时,一票多件的货要计总重量。
11、各分拨中心在扫描整包发件时,南平、三明、宁德包的下一站点统一选择福州分拨中心,漳州、龙岩包的下一站点统一选择厦门分拨中心,福州分拨中心、厦门分拨中心在中转以上区域快件时,不需要拆包,只要做整包到件和整包发件扫描。
12、分拨中心发件操程序为:站点到件时,分拨中心先做到件扫描、分拨,按各目的地打包装袋,做好装袋扫描(运务系统----有线巴枪点货扫描----装袋)全部装袋完毕点击(运务系统----有线巴枪点货扫描----整袋发件)。
13、分拨中心到件扫描操作程序为:快件到达分拨中心,清点所有包数,点击运务系统----运行巴枪点货扫描----整袋到件,其次点击运务系统---有线巴枪点货扫描----拆袋,按站点进行分拨,分拨完毕点击运务系统----有线巴枪点货扫描----发件。
14、各分拨中心发往站点的交接清单,务必在运务管理----清单打印里操作。

四干线车与分拨中心交接:

1、干线车司机与分拨中心仓管在交接快件时,应相互检查快件外包装是否完好,包装袋(箱)有无破损,如发现快件破损、原包装有拆动的痕迹或包装不良的快件,由当班分拨中心负责人会同干线司机共同签字确认,并反馈上一环节。
2、干线司机和分拨中心仓管在装卸车时,必须互点包数双方在干线车交接表上共同签字确认,签字时还要注明发车和到站时间。
3、干线司机不准随意拆解快件包或私自并包,减少交接程序。 

五、干线车与发件站点交接:
1、中班交接,发件站点必须提早5——10分钟到达交接地点等候交接,干线车按干线运行时刻表到达交接地点3分钟后若发件站点没来交接,则视为放弃交接。直接发车。
2、其他交接程序与分拨中心同干线车交接程序相同。

六、福清、长乐站点发往厦门岛外的快件问题:
福清、长乐发往厦门岛外的快件除了必须做快件到发件扫描外,还必须将随货的货物交接清单上传一联到总公司财务部。以便结算。

七、关于预付款划帐:
各加盟站点的派费预付款在系统内实行每日结算,当系统预付款金额低于1000元警戒线时,龙邦系统低于500元时,总公司将停止该站点的快件中转,待补足预付款金额后,再行中转,不再实行特殊政策,各站点财务必须经常关注预付款使用情况及时补足款额,以免产生不必要的麻烦。
以上望各站点和分拨中心认真执行。
 

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