论大项目的跟踪和控制

 

论大项目的跟踪和控制

摘要：

在信息系统工程建设管理中，尤其是在国家级项目建设过程中，，为保障工程施工进度和质量，项目的跟踪和控制在项目的工程建设中是极其重要的。本文结合作者的项目实践，以《2009年国家通信网应急指挥平台》项目建设为例 ，讨论了如何做好大项目的跟踪和控制，包括如何做好时间管理与控制，避免项目进度延迟，如何严格把控质量关，获得客户认可，如何控制项目成本，实现企业盈利等内容。该项目是以构建工业和信息化部应急指挥平台为中心，上行与国务院应急指挥平台相联，下行与省（自治区、直辖市）通信管理局相联的上下贯通、信息共享、安全可靠的现代化国家通信应急指挥平台为目标，系统建设必须在2010年5月1日之前完成，为达到建设单位对项目进度和质量的要求，项目经理必须对项目 执行过程中的各个环节进行严格的跟踪控制管理。

引言：

众所周之，项目管理中有个“金三角”，即时间、质量、成本，要想让项目按时、按质、并且不超出预算成本的前提下，能够顺利完成，项目经理必须从时间、质量、成本三个方面对项目全过程进行严格的跟踪和控制。

2009年2月，笔者参加了《2009国家通信应急指挥平台》的项目建设，担任承建方项目经理，该项目被划分成3个子系统：应急指挥基础设施系统、基础支撑系统、综合应用系统，其中综合应用子系统包括8个组成部分：宽带VSAT应急网监测预警系统、通信物理网监测预警系统、通信业务网监测预警系统、应急预案管理系统、通信保障应急物资管理系统、多媒体档案管理系统、通信保障应急事务处理系统、通信保障应急工作决策支持系统。项目在各干系人的通力配合与支持下以及项目团队全体成员的共同努力下，经过近13个月的并肩作战，最终于2010年4月15日全面通过系统验收，项目实施总成本花费120.23万元，工程进度比计划提前了13天完成。  

为了做好本项目的跟踪与监控管理，笔者将从范围、时间、质量、成本三个方面来阐述本人在本项目中是如何进行跟踪和控制管理。

   项目范围管理

它包括一系列子过程，用来确定项目包含且只包含保证项目能完成所需要的工作。其主要关注范围内容的定义和控制，即做什么和不做什么。

　　一、 做好时间跟踪和控制，避免项目进度延迟

项目时间管理是指项目能按时完成所必需的时间管理过程，通常情况下，进度安排的准确程度比成本估算的准确程度更为重要。

众所周之，项目进度计划的制定对一个项目的成功起着至关重要的作用。在本项目的管理过程中，我采用了项目时间管理中的三个比较常用的技术：工作分解结构（WBS）、甘特图（GANT）、（计划评审技术）PERT来进行项目时间的跟踪和监控。

首先，通过WBS ，将项目分解成若干工作任务，每个人有自己的工作任务与职责，使项目组团队成员都能明确自己的职责，然后通过邮件分别发送到各个成员的邮箱。在团队成员都明确自己的工作任务后，接着我开始用MS project 项目管理软件制作了本工程的甘特图，来清晰的显示出各个工作的时间长度及截止时间和项目里程碑。

为了更好的给项目做预算，并估计项目的时间，我采用了PERT 中的单代号网络图来寻找项目的关键路径。在项目实际实施的过程中对于关键路径上的工作遇到困难时，我采取了更换更有经验的人员、加班以及进行项目技术研讨会等形式进行控制；而对于非关键路径上的工作，采用适当的压缩工时等方法来进行控制。

　　除此之外，在项目的进度跟踪与控制方面，我还采取了如下的方法：

　　1）通过工作日志让项目组成员每天填写工作日志 ，以便能清楚的知道项目进展情况和每个人的情况，以及及时发现项目当前存在的问题并且快速的做出相应的调整。

　（2）要求团队成员每周五下班前半个小时内将本周完成的任务，下周需要完成的工作、本周工作中遇到的问题、本周还未完成的任务以及没有完成的原因进行总结汇报。项目经理对每位项目团队成员的周工作报告进行汇总，找出项目中存在的问题，就一致性的问题组织会议进行讨论，通过头脑风暴法解决存在的问题，并根据实际情况对项目计划进行调整。

　（3）编制《团队成员个人任务跟踪列表》来记录了各位团队成员当前有那些任务以及各个任务的时间段，并用不同的颜色标明任务进展状况。通过此表，来查看项目进展程度和作为团队成员绩效考核的依据。

二、 严格把控质量关，获得客户认可

项目质量管理是项目管理的重要方面之一，它与范围、成本、时间构成了项目成功的关键因素，它即包括为确保项目能满足所需执行的需求过程，又包括质量管理职能的各种活动，而这些活动确定了质量管理的策略、目标和责任，并在质量管理体系中凭借质量规划、质量控制和质量保证等措施决定了对质量政策的执行、对质量目标的完成以及对质量责任的履行。

项目的最终目的是验收通过，并且保证公司获得丰厚的利润。但要保证项目能够早日验收通过，项目的质量举足轻重。为了保证项目的质量符合要求，笔者主要采用了如下方法：

（1）使用基准分析来进行质量的跟踪和监控。将实施过程中或计划之中的项目做法同其他类似项目的实际做法进行比较，通过比较来改善或提高目前项目的质量管理，以达到项目预期的质量或其他目标。

（2） 利用软件质量管理软件来加强软件开发的配置管理、代码管理、开发管理。如在项目实施期间，使用公司规定的PVCS系统对代码进行管理管理，使用MS sharepoint系统软件对项目的相关文档、交付物进行配置管理。

（3）加强项目关键点的检查与确认。如对项目中编码要进行多次检查测试，并请相关干系人进行验收、确认，以建立相关干系人对本项目质量的信心。

（4）在项目实施期间进行定期或不定期的质量过程审计。如在本项目中，经过质量过程审计，就发现部分开发人员在没有完成集成测试报告的情况下就提交了代码，相关小组组长也没有把好关。针对这种现象，项目组也采取了适当纠正和预防措施来确保质量。

加强项目成本控制

项目成本管理是项目管理的一个重要组成部分，它是指在项目的实施过程中，为了保证完成项目所花费的实际成本不超过其预算成本而展开的项目成本估算、成本预算编制以及成本控制等方面的管理活动。　

为了做好项目成本的跟踪和监控，笔者主要采用挣值分析、偏差分析、趋势分析等方法。通过与计划完成的工作量、实际挣值的收益、实际的成本进行比较，来判断项目进展情况是否完成基准计划的预计工作、以及花费了多少时间和成本，从而得出项目在某一特定时间上是否延迟、是否存在成本超支等问题，以便采取赶工和加班等纠正措施来进行有效的跟踪和控制。

结束语

在项目管理中，时间、质量、成本，三者之间相互制约和联系。按照项目管理中对成功项目的定义，一个成功的项目是在可控预算范围内，按时、按质完成项目目标。然而，在实际的项目中，同时满足三者的要求的并不是很多。所以，作为项目经理要学会平衡这三者之间的关系，不可刻意追求其中任意一项的完美，只有这样，才能做好项目的跟踪和监控，才能保障项目的顺利完成。

 

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