卓越管理的秘密（Behind Closed Doors）

或许提到本书甚至本书的作者Johanna Rothman我们会感到些许陌生，那么提起她的另一本获得素有软件界奥斯卡之称的Jolt生产效率大奖的名著《项目管理修炼之道》，会不会惊讶的发现，原来是她！

很久以前就买了英文版的Behind Closed Doors: Secrets of Great Management一书（中文版为《门后的秘密：卓越管理的故事》），可惜当时并没有引起足够的重视，草草翻阅后便束之高阁。开始的印象就是一本以故事叙述为主的工作场景再现，配以总结的若干管理技巧和实用方法。后来在工作中遇到了一些管理上的问题，在书架上再次翻开此书，对于团队管理才有了新的感悟。

近期一位朋友与笔者聊天中谈及工作中的团队管理琐事，我脑海里浮现的就是这本书。于是向他推荐，得到的反馈就是一个赞字，书如其名，拨云见日。顺便在此留下个人的读书笔记，主要摘录了书中的重要观点和可行性条目。本文大部分来自书中的原标题和黑体建议，由于看的是英文原版，在写下个人的理解时尽量都给出原文。

想要成为一名卓越的管理者，仅仅避免犯错误是不够的，还应该主动学习管理的技艺（the craft of management）。

卓越管理是领导和培养员工并管理工作任务。Great management is about leading and developing people and managing tasks.

除了掌握管理学的理论知识外，作为一名卓越的管理者，还必须透彻理解管理的精髓。在工作中灵活地运用多种手段和技巧，因势利导、因地制宜、随机应变，无论方法如何变，但管理的目标和成果始终不变！这真正体现了管理的艺术。

 

week 1: Learn about the People and the Work 

无论是作为公司的高管，或是部门的领导，还是团队的负责人，首先要了解人员和工作，这是所有管理工作的开始和基础。所以当我们进入一个新的组织或开始新的工作时，首先要知道三件事：
1）、这些人是谁，他们的优点和兴趣是什么，他们正在从事什么工作；
2）、团队的既定任务以及该团队如何产生价值；
3）、团队是如何与公司整个组织相契合的。

那么如何能够快速清晰的了解这些信息呢？ 有一种方法很不错，那就是与向你汇报工作的直接下属进行一对一的面谈（one-on-one）。这不但能够让你了解成员，还能有效的建立起相互的信任，从而为建立一个具有凝聚力的团体打下坚实的基础。

向每一名团队成员了解情况，了解并掌握到底在做什么：项目工作、临时性工作、周期性工作、持续性工作和管理工作。

一次只管理一个人（Manage one person at a time）：为每周的会面确定固定时间，注意会面礼仪，真诚地会面，保持会谈的惯有形式，根据不同的人变通。
另外还有两点特别需要注意：首先会面时间不要过长；其次，如果办不到，就不要主动提供帮助。

掌握实时情况（Keep a finger on the pulse）：尊重成员的空间和时间，对成员提出的要求或是工作观察做下笔记。

收集当前工作的数据（Gather data  about current work）：创建一幅可见工作图表，反复迭代式的收集信息，有时候我们需要理解员工的低落甚至抵触情绪。

 

尝试如下做法：
1、开始与每一名团队成员进行每周一次的一对一会谈。
2、注意成员的出色表现，并及时提出表扬。
3、走出自己的办公室！“走动和聆听”管理法的关键就在于注意改变。熟悉正常的办公室分贝级别、布置装饰和团队的士气。
4、罗列出团队的所有工作内容，包括你自己的工作。

 

week 2: Bringing Order to the Chaos

正如钱是挣不完的，事情也总是做不完的，工作更是如此，要想一下子完成所有工作是不可能的。这就是管理者需要想办法解决，也必须解决的问题：如何分清工作的优先顺序（set clear priorities），如何做到要事优先，并优先选择完成那些能够帮助整个团队或组织实现最终目标的工作。

建立项目组合管理：工作与目标一致（Create the project portfolio: match the work to the goals）：更新可见的图表，明确并传达部门目标，将项目归类。

找到适合员工的角色（Match the roles with the people）：与角色匹配的优势和天资，提供反馈信息，聘用最佳人选，分析工作，搜索应聘者，筛选应聘者，设计行为描述问题，面试前先电话面试，准备一次实战演习，面试小组对应聘者进行面试，在挑选新团队成员或领导者时面试官越多越好，听取面试小组的评估意见，核实信息，发出Offer。

制定计划，使新成员融入团队（Plan to integrate new team members）：制定清单并依此做好准备工作，确保新员工在入职的第一天了解工作情况，为新员工安排陪同人员，团队重建更新。

项目组合管理（Manage the project portfolio）：要事优先，为重要工作安排人手，不要给员工同时分配多项任务，取消、推迟或者重新按序排列项目。

 

尝试如下做法：
1、明确团队目标。看是否能清楚地表述部门目标。如果可以，那么看看表述的目标是否得到了认可。在就关键目标达成一致意见后，询问团队成员对团队目标的意见，并就这个问题与团队成员展开讨论，探讨团队将如何为组织创造价值，以及团队成员认为什么才是最重要的产出。确保每名团队成员都清楚理解这一团队目标。
2、建立第一版的项目组合管理，将其张贴在会议室的墙上。用上周整理出来的工作任务列表，做出每周的工作计划。
3、下一次的一对一会谈时，问问成员哪些工作让他们满意（当然也可以是不满咯），他们愿意在哪一项技术上作出改进，以及是否愿意继续在同样或类似的工作中提高技术。应该以开明的态度对待想要调换工作的员工。看看有没有可能在团队内部帮助员工实现职位调整。如果有员工的确想调到别的团队，你就要对该职位的工作内容进行分析，以便可以找到合适的替代人选。

 

week 3: Building the Team

一个有凝聚力的团队（jelled team），需要有共同的目标，成员之间相互信任，相互合作，并且善于沟通，所有的成员必须一起努力奋斗。

建立共同目标（Create shared goals）：为团队制定一个共同的管理目标，促进共同目标的良好发展，制定行动计划，准备后续行动。

提供及时反馈（Provide timely feedback）：在事件发生后快速的提供反馈，私下提交反馈，描述行为或结果，评估不同于反馈，听取其他成员的意见，记录反馈会话。

当反馈无法改善当前情形时，我们需要采取一些措施：比如发出口头警告，甚至正式的书面警告，并着手实施“康复”计划，最后千万不要低估了低效在团队中的影响力。

尝试如下做法：
1、评估小组会议。该会议是否能够让所有的参与者之间友好的进行信息交流？该会议是否有明确的行动导向的结果？
2、在一对一会谈时提供及时的反馈。无论事情进展的是好还是坏，都应该提供反馈信息；如果发现问题，最好是采取一对一的方式当面指出需要作出改变的地方。
3、扪心自问是否有刻意回避任何反馈问题？如果有，找出原因。

 

week 4: Managing Day by Day

每个团队中的成员都是独特的，也是独一无二的。有人需要对个人行为作出反馈，有人需要对职业发展作出规划，有人需要在工作中树立威信和影响力。逐日的进行独立指导（individual coaching），提高员工的业务能力、改善人际关系、建立相互信任。

建立个人目标（Create individual goals for each person）：提供公司或部门的目标和任务情况，设立独立的个体目标，制定详细的行动计划，并为该计划建立一对一的跟踪体系。

成功指导（Coaching for success）：指导是一种帮助，生成多种选项，体验影响，制定行动计划，跟踪进度。

学习影响（Learning to influence）：为有影响力的谈话做好准备，探讨兴趣而不是职位，随时准备一起发现解决方法。

利用好反馈的机会（Capitalizing on feedback opportunities）：不管是技术方面还是人际关系方面，管理者都需要通过获取信息来了解员工的工作情况。在问题还不严重时，有效、及时的反馈会很快显示出其效果。

 

尝试如下做法：
1、在一对一谈话时寻找机会，制定或讨论职业规划或者了解目前的进度。
2、列出成员的工作及相关信息。无论目前是否真的需要或必要，尽力为每位成员列出独立的优点清单。
3、检查盲点。作为一个管理者，应尽量避免使用无意义甚至侮辱性的动作或语言来表述事情和问题，这样不单会降低工作的有效性，更会伤害成员情感、伤害团队合作。管理者应该尽量以陈述的方式来描述自己的感受，找可信赖的同事去处理。

 

week 5: Discovering Lurking Problems

发现潜在的问题。并不是每个问题都是单一存在的，有的问题是整个系统的一部分，而且需要几个组的成员一起解决。这就需要经验丰富的管理人员（seasoned manager）找到问题所在，然后去协调处理。记住这条指导方针：让从事这个工作的人成为解决问题的一部分（the people who perform the work need to be part of the solution）。

认清混乱的问题：仅凭一名管理者无法解决的问题（Recognize messy problems: problems that are bigger than one manager can fix）：找出人为的约束和限制，听取问题的根本点，寻找可执行的解决方法，解决问题，而不是想办法去抱怨和责备。

作为管理团队来解决问题（Solving problem as a management team）：搞集体创新，描述问题，收集并记录数据，进行头脑风暴，存档决定，找到可行的方法，制定行动计划。

 

尝试如下做法：
1、列出团队当前的问题。找出几个可解决问题（但不是独立就能解决的，需要团队小组配合解决的）并在下次会议时展开讨论。
2、增强团队的解决问题能力。尽量让团队中的所有成员都参与到解决问题的过程中来。
3、如果此时你还没有更新你的项目组合，赶紧行动吧。一个过期的项目组合是没有任何用处的。

  

week 6: Building Capability

培养团队的能力。管理者应该利用每次与成员一对一会谈的机会，为他们提供反馈和指导。提供反馈是管理者的职责和义务；提供指导并不是必须的，看具体情况而定。但是作为一个管理者，应该随时准备着为团队成员提供训练指导（initiate coaching），特别是看到团队中出现问题或者项目出现风险时，必须出手做点什么了。

学会委派（Learning to delegate）：确定什么事情能够委派，了解谁能够处理该工作，将委派作为一种投资，考虑到可接受的结果，确定监测进展的方法。

注意并重视改变和贡献（Notice and appreciate changes and contributions）：注意到成员做的正确的事，以自己的方式，如每周例会公开的赞许他们的行为（不是感谢）。

自我管理（Manage yourself）：意识是第一步，注意触发时机，选择自己的回应方式，管理自己的情绪，获取关于展示给他人的反馈信息。

每周为团队成员提供指导（Develop the people in your group every week）：了解团队中的成员想要什么，就此制定计划并跟踪，寻找其他机会去实践新的技能，不要阻止成员的发展或离去，提供更好的发展计划，将职业规划和评价区分开来，因为职业规划并不是医疗康复计划。

 

尝试如下做法：
1、放下手中的一部分工作，将他们委派给其他人做吧。
2、坚持每周的一对一会谈，注意并重视每个人的变化，不要吝惜你的赞许。
3、如果你还没有尝试过指导他人，在团队中找一个合适的成员，赶紧行动吧。
4、在团队中挑选几个可信赖的成员，向他们寻求情绪管理的反馈信息。

 

week 7: Dealing with Corporate Realities

如果你觉得已经万事俱备了，很遗憾，事实证明我们还需要东风！

有效地应对变化，不折腾！Dealing with Corporate Realities without Rolling Over.

墨菲定律（Murphy's Law: Anything that can go wrong will go wrong）：如果事情有变坏的可能，不管这种可能性有多小，它总会发生。

设法应对上司，维护你的团队（Manage your boss, stand up for your team）：了解公司中其他的实际情况，避免不成熟的决定，仔细审查可选项并及时汇报。

带领团队适应工作优先顺序的变化（Leading your team through a change in priorities）：用事实击碎谣言，让你的团队知道你的应对方法和措施，及时作出重新规划。

 

尝试如下做法：
1、审视其他管理者的建议和意见。虽然无需立即做出反应，但应该随时收集相关信息，对可能产生的变动制定一个假设方案以便应对。
2、回顾公司管理模式。为发布产品规律和变化做一张图表，什么时候发生变化？发生变化的原因是什么？变化对团队产生什么影响？下一次变化发生时应该采取什么应对策略？
3、下次面对这种情况，提前制定几个可行的可选方案以期完成工作任务。

 

Epilogue: What Management Is

什么是管理？

管理是为了有目的的组织，产出成果并培养能力。Management exists to organize purposefully. The whole purpose is to deliver results and build capacity.

来个总结吧，这里就不展开了，通过上面的文字相信园友已经完全理解了。不翻译了，真心累，就照抄一回原书的黑体字吧，诠释一下管理的秘密：

Apply simple-but not easy-practices consistently.

Learn about your staff as people.

Work with other managers as a team.

Develop shared goals.

Explain the goals.

Define what sucess means.

Tackle the highest-priority work.

Help people work together effectively.

Create an environment of trust.

 

 

It's conceptually easy but operationally difficult.

哎，真的是说起来容易做起了难啊~

剩下的就是全书总结的13条卓越管理的实践技巧（Techniques for Practicing Great Management）。笔者认为是全书的精华，其可操作性的规范条目，每一条都值得细细品味和认真实践。主要分为与团队合作，在公司或组织的大环境下工作和提高自身能力三部分。

不想做的虎头蛇尾有始无终草草收场，但写了这么多确实很累了，暂时先列出所有实践技巧名称的索引。

既然是精华，打算在后续为每个实践技巧另外独立开篇 完善吧~也算是一种补偿了。

 

Techniques for Practicing Great Management

1. Guildelines for Effective Coaching

2. Setup for Successful Delegation

3. Facilitation Essentials for Managers

4. Guide to Giving Effective Feedback

5. Welcoming New Hires

6. Setting SMART Goals

7. What Goes on Inside our heads

8. Manage by Walking Around & Listening

9. Run Effective Meetings

10. Making One-on-One Work

11. Preparing for Influence

12. Solving Problems: Create New Situations

13. Project Poortfolio Planning Tips