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财务基础知识

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三、SAP R/3 财务基本概念及集成性浅释--总帐等概念篇 3.1 科目表的建立及分配 在SAP中，科目表的层次较公司代码高，也就是说先创建好科目表，然后可以分配给不同的公司使用。在同一集团范围内，为了使各个集团范围内的公司使用的科目表都能一致，通常是先创建一个虚拟的公司及科目表，然后集团范围内公司都可从其拷贝。科目表中的科目就是在总帐的主数据中分别创建的。这里值得一提是，在SAP中的科目表与传统的手工方式在科目体系中有了很大的不同。传统的帐务体系将会计科目分为1级科目、2级科目、3级科目等。但在SAP 已没有这样分法了。除了应收、应付、固定资产等统驭科目外，所有的明细或2、3科目上升为总帐科目（当然在使用之前，应进行有关主数据的设置），如传统的银行存款—工商银行XX支行XX帐号，这只是银行存款的一个子科目，但在SAP中，此时已设置为一个总帐科目了，科目代码是根据企业会计制度中的有关编码扩充至8位编码，如一个企业有许多银行存款，在SAP中就变成了有许多总帐科目。在总帐层次显示时，是分别显示的，但到报表层次时，则根据所有银行科目中的前四位代码汇集成一个科目银行存款进行披露。管理费用也一样，在SAP中有非常多管理费用的总帐科目（如工资、奖金、津贴等）。但在总帐还包含有从其他模块中过入的金额，如统驭科目，统驭如应付/收及固定资产的明细科目，因此在SAP的总帐科目表中，我们看到的就不是目前的五、六十个科目，而是将近五百个的总帐科目。由于应收、应付、固定资产有各自独立的模块，所以有各自的明细帐。但反映在 总帐及报表层次时，分别为细分的统驭科目（如应收帐款可根据企业管理的需要分为应收国内的款项与应收国外的款项等）。SAP所有的财务信息都是即时的，当记录一笔总帐分录时，相应的总帐、报表都已生成，当应收明细帐生成时，通过统驭科目就可即时过入总帐与报表。也就是说，在SAP 的帐务里，任何时点都会产生新的总帐与新的报表（注意该总帐与报表并不完全体现法人的资产负债损益情况，尚有折旧、预提待摊因素要考虑）。 总帐科目主数据分为两个层次： a) 会计科目表层： 会计科目表可以为一个或多个公司代码使用。这一层次包括适用于所有使用该会计科目表的公司代码的主记录的信息。 b) 公司代码层： 该层次包括适用于一个公司代码的会计科目的特有信息。它因公司代码的不同而不同。会计科目可以分两个层次分别维护，也可以集中维护。 3.2 统驭科目 统驭科目（reconciliation account）指的就是将明细科目归集起来的意思。前面我们说到，系统总帐科目表中包括统驭科目，该统驭科目是与应收模块、应付模块、固定资产模块有关的，其中长、短期借款运用了应付模块的功能，也成为了统驭科目。在实际业务过程，我们可能会发生统驭科目选用错误，此时就要用到统驭科目的变更功能。如客户A的统驭科目被误选为11310101，并有一笔分录输入，假设为1000元，此时的总帐科目11310101就有1000元余额，事后发现用错统驭科目，为此在此客房的主数据中更改统驭科目假设为113102101（注意这并不会更改已过入11310101的1000元），更改完毕后，至月末（假设本月只有一笔分录及余额为1000元）运行客户重组程序，系统会产生借：11310299（系11310201的调整科目，但非统驭科目）1000贷：11310199（系11310101 的调整科目，但非统驭科目）1000，在报表层次上11310101与11310199被安排在一行后余额变为0，11310201与11310299被安排在一行后余额变为1000，这样在报表层次就将由于选错统驭科目而产生的错误纠正了。第二个月初，系统会自动运行相反的调整分录，借：11310199（系11310101的调整科目，但非统驭科目）1000贷：11310299（系11310201的调整科目，但非统驭科目）1000。直到选错统驭科目的金额被支付出去后，才不需运行上述程序。 3.3 凭证的输入规则 在SAP中，总帐科目在输入分录是需要遵循传统的记帐方法， “有借必有贷，借贷必相等”。但对于应收、应付的发票输入（即作会计分录）单边则可，如在应付模块作发票输入，填入供应商的号码，日期、金额后，其次填写行项目，此时的行项目的字段中已经默认了借方，用户只需选择适当的总帐科目（如管理费用—XX）、金额、成本中心即可。产生的分录即为借贷皆具的双边分录了。应收模块的发票输入也同样。在应收、应付模块中除了后勤模块的“发票校验程序”及销售模块的“出具发票程序”自动过入应付、应收帐款外，尚有许多处如“过帐” 、“清帐”也具有半自动生成会计分录的功能。另外，在SAP中，凭证具有较宽泛的意义，如后勤模块的产生的收货单据，在SAP中也称为凭证，发票也称凭证，因此财务人员在实际操作中应注意区别。 3.4 凭证的类别 传统的会计核算中，将凭证的类别分为收、付、转三类或直接就是一类记帐凭证。SAP对凭证的分类基本上也遵循收、付、转三类的原则，即总帐凭证（类似转帐凭证）SA，与供应商有关的凭证（类似于付款凭证）：KR（应付供应商的凭证）、KG（供应商转来的红字发票，SAP称为贷记凭证）、KZ（付款给供应商的凭证），与客户有关的凭证（类似于收款凭证）：DR（开具发票给顾客的凭证）、DG（开具红字发票给顾客的凭证）、DZ（向顾客收款的凭证），与固定资产交易有关的凭证AA等。 3.5 记帐码 在手工的会计核算过程中，我们通过用记帐符号“借”与“贷”来描述资产、负债的增、减。 但在SAP中，却变得有些复杂了，比如，对于总帐科目的凭证，用符号40来表示总帐的借方，用50来表示总帐的贷方，分录例示如下：40：10010101（现金）50：50150101（营业外收入）；对于与供应商发票有关的凭证输入，主要与应付帐款有关的借贷方就比较复杂了，如贷方用31、32、33、34、35、36、37、38、39，借方用21、22、23、24、25、26、27、28、29，如供应商发票输入分录为：40：50100101（营业费用-电费） 31：10100037（表示通过主数据创建的供应商编号）。对于与应收帐款有关的，其应收帐款的借贷方所用的记帐码：用01、02、03、04、05、06、07、08、09表示借方，用11、12、13、14、15、16、17、18、19表示贷方，如输入一笔与客户发票有关的分录：01：客户有关的号码50：其他业务收入。与固定资产有关的业务，用70表示借方，用75表示贷方，假设通过应付模块采购固定资产，70：固定资产号码31：10100037。与存货有关的业务，用89表示借方，用99表示贷方，如89：存货贷：50：GR/IR，退货时，40：GR/IR 99：存货 （与存货有关的会计业务，大部分是系统自动产生的，因此少了一道麻烦！）。 记帐码在SAP中实际上起到如下的作用：在行项目中决定可输入的科目的类别；行项目是以借方或贷输入；决定其他字段的状态。 记帐码：记帐码用于确定行项目记帐的方向－借记或货记，同时确定记帐科目的类型（总分类帐科目或明细分类帐帐户）和记帐数据输入的屏幕格式。 SAP系统提供多种过帐码的定义，用户在处理会计凭证录入时，宜尽量使用系统默认之过帐码。 业务处理通常使用之过帐码如下： 过帐码类型D／C（借／贷）说明 01 C－客户D－借发票 09 C－客户D－借特别总帐借方 11 C－客户C－贷贷方凭证 15 C－客户C－贷收款 19 C－客户C－贷特别总帐贷方 21 V－供应商D－借贷项凭证 25 V－供应商D－借付款 29 V－供应商D－借特别总帐借方 31 V－供应商C－贷发票 39 V－供应商C－贷特别总帐贷方 40 G－总分类帐D－借借方分录 50 G－总分类帐C－贷贷方分录 70 A－资产D－借借方资产 75 A－资产C－贷贷方资产 3.6 凭证号码的产生 在SAP中，凭证号码可以由系统产生也可由手工产生，但系统产生的凭证号是连续的，手工产生的号码难免会产生跳号等失误，因此对系统设置时采用的凭证号码是由系统自动产生的。同时，对不同类别的凭证，系统对其产生的号码的范围不尽一致，如输入供应商发票产生的凭证号在1900000000-1999999999之间，付款给供应商的的凭证产生的凭证号在1500000000-1599999999，与固定资产有关的凭证产生的凭证号在0100000000-0199999999之间，开具发票给客户产生的凭证号在1600000000-1699999999之间等等！尚有其他号码范围，可参照总帐蓝图中的有关叙述。当然，号码范围是与年度有关的，即开始新一个会计年度时，号码区间又会被重新选用，从而避免号码被用尽的可能。 3.7 记帐期间变式，会计年度与特殊期间 记帐期间变式是较难理解的一个内容。通过手工的做法是，在某一期间内所有交易都必须在同一时点结帐，以便总帐及财务报表的生成。但在系统中，由于每一时点都可以产生一个即时会计报表，因此某些类型的凭证可以在期间结束时予以关帐，而某些却又可以继续开着，即某些类型凭证可在8月份入七月份的帐。当然从严格的角度说，这是不合适的。这就是记帐期间变式。特殊会计期间，在系统中，会计期间基本上分为12个期间，这与正常手工核算无二，但由于在年度的会计期间结束后（此时12月31日会计报表已产生），仍然存在应当调整的事项，如审计时发现有些费用的确认不尽合理，有些交易金额必须重新确认（如某些资产负债表日后事项），这时的调整就在特殊期间进行。SAP的特殊会计期间分为4个，即13-16期间。但有些资产负债表业务却又难以在特殊期间实现，如资产负债后日后发生的上一年度的退货，由于这涉及到集成的业务，所以在SAP较难实现（具体参见后述）。 3.8 初级成本要素与次级成本要素 初级成本要素与次级成本要素。SAP除总帐的及时集成外，它的另一个特点是与控制模块的及时集成。在SAP中所有的总帐中的费用科目都被要求创建成为初级成本要素。这样，当输入一个总帐的费用分录时，系统会要求输入一个成本中心，即表示此时系统已将该初级成本要素分配给了某一成本中心。即通过一个分录就将总帐与控制模块的要求同时满足，这就是SAP的无缝集成。当然控制模块中只有该要素的金额，而不是像总帐的记录是通过双边分录来实现的，因此某成本心的费用报表是各个初级成本要素总汇。次级成本要素是指，某一成本中心的费用要素可整理成为次级的费用要素（项目），并将其通过一定的比例分摊给不同的成本中心。控制模块就是通过这两个要素反映了企业内外部间的资金流动情况。在SAP中，初级成本要素就类似于科目表，它可以分配给任何一个成本中心，包括法人间的成本中心，即不同的成本中心可能包括的初级成本要素是一模一样的，但金额却不尽相同。 3.9 分配与分摊 分配与分摊对于成本要素的来说是一个很重要的功能。并且这功能就类似于固定资产折旧一样，一月只能执行一次。分配的功能是与初级成本要素相关的，分摊的功能是与次级成本要素的功能相关的。这两个功能同样都可用到计划（预算）与实际发生额中。如可创建一个循环，将某成本中心（可超过一个以上）的初级成本要素（可超过一个以上），按一定的比例分配给其他成本中心（可超过一个以上），当然也将这循环分为几个段，各段间相应的要求可以不一样，这样每月末执行时，就可以很好地反映初级成本要素的流向情况。同样的，也可创建一个分摊循环，将某成本中心（可超过一个以上）的初级成本要素（可超过一个以上）重新组合成为一个次级成本要素，然后再将其按一定的比例分配给其他成本中心（可超过一个以上），当然也将这循环分为几个段，各段间相应的要求可以不一样，这样每月末执行时，就可以很好地反映次级成本要素的流向情况。分配与分摊的区别在于，分配是将某一成本中心的初级成本要素分给另一成本心，被分配的初级成本要素会与被分配的成本中心的相同的初级成本要素一并反映，而分摊则是将次级成本要素分摊到另一成本中心，与被分摊的成本中心的初级成本要素一同反映，这样有利于区分本成本中心的发生的费用与分摊过来的费用的界限。需要说明的是，同一利润中心下的成本中心的分配或分摊，并不影响该利润中心的利润额，但跨利润中心进行分配或分摊，则影响了不同利润中心的利润额，两种方法产生（分配或分摊的规则相同时）的影响一致。 3.10 统驭科目是连接分类账的总帐科目. 应收应付和资产相关科目一般设置成统驭科目(有分类账的总帐科目)在创建GL主数据的时候指定当你在创建客户或供应商主数据的时候，都会提示输入特别总帐标准，就会用到统驭科目，与会计科目表中的应收、应付、预收、预付形成对应关系，起到连接总帐和分类帐之间的关系。 正如顶楼所说到的，是连接分类帐的总帐科目。 因为在应收和应付模块中，做凭证时输入的都是客户和供应商，所形成的应收、应付、预收、预付都是针对客户和供应商的，并未真正与科目表中的总帐科目对应，所以需要用到统驭科目，与科目表能形成对应关系，此外在对客户和供应商在做未清项处理时，也需统驭科目的对应。 举个例子来说明一下： 供应商666对应的统驭科目是负债类科目200100， 那么在物资采购开完发票以后会产生一张凭证3166640600100（成本费用类科目）在真正的付款之后会产生一张凭证5010010025666这时，在科目200100的BALANCE上就可以看到该笔数目了。 其实，这是把手工账分解了，手工账应为： 借;600100 贷：200100--666 借：200100--666 贷：100100. 注意，在系统总账里是看不到666的纪录的，只有通过200100才可以记录该笔交易。 3.11 SAP的凭证类别 基本分为收、付、转三类，和传统的会计凭证分类一样。 SA，总帐凭证。(转帐凭证) KA，供应商凭证。(付款凭证) KR，应付供应商凭证。(付款凭证) KG，供应商转来的红字发票，SAP称为贷方凭证。(付款凭证) KZ，付款给供应商的凭证。(付款凭证) DA，顾客凭证。(收款凭证) DR，开具发票给顾客的凭证。(收款凭证) DG，开具红字发票给顾客的凭证。(收款凭证) DZ，向顾客收款的凭证。(收款凭证) AA，与固定资产相关的凭证。 3.12 特殊总帐标记 有A，B，C，D四种，分别对应预收帐款，应收票据，预收款请求和担保。 3.13 税类型 在定义税码时，可以选择税类型，大体来讲，可以分为“净值税”与“全值税”，也就是计算基础是不含税或含税的。 3.14 成本控制范围 用于在企业范围内成本核算信息的统一规划和控制。在SAP系统提供的成本控制范围内，可以方便地对其责任中心的成本核算信息使用相同的方法进行统一计划、记录和任意分组统计。 3.15 成本要素 在SAP系统中主要有初级成本要素和次级成本要素这两大类成本要素，初级成本要素源于会计科目表。 初级成本要素:每一个初级成本要素都对应一个总帐损益类帐户输入源自于公司外部的直接成本-所有损益类帐户的财务数据都要通过初级成本要素输入到成本中心. 3.16 次级成本要素是会计科目表中所没有的，只会在管理会计中使用，一般用于费用分摊和作业的结转。每一个次级成本要素都只在CO内部起作用而不影响FI过帐，主要用于成本分配，结转中使用。 次级成本要素有多种类型, 其中一种次级成本要素(43)会与作业类型相联系,另外一种用于作业分摊（42）。 3.17 成本中心 成本中心是企业内的最小职责单位，是每一笔费用的具体接收者。创建成本中心主数据时必须将每个成本中心分配给标准层次结构的某个节点，标准层次结构反映了成本中心与成本中心、成本中心与成本中心组、成本中心组与成本中心组之间的关系。标准层次结构中的每个节点代表一个成本中心组，当然除了标准层次结构中的成本中心组之外，还可根据业务需求在标准层次之外自己定义需要的成本中心组。 3.18 内部订单 内部订单用于计划、收集、监视和结算在公司内部进行的特定操作或任务。 内部订单可用于不同的目的。这种功能分类反映在不同的订单类型中，其属性定义了在系统中处理订单的方式。SAP系统内内部定单分为两类：实际定单 和统计性定单。统计性定单, 例如用项目内部订单来管理在建工程,在月末无须结转成本。 3.19 内部订单的常规类型 间接费用订单：费用订单用于归集特殊事件和临时项目成本的对象。费用订单主数据创建的同时可以维护结算规则，也可于费用订单结算前维护结算规则。费用订单分统计性费用订单和真实费用订单。若是统计性费用订单则不用维护订单结算规则，因为统计性费用订单只用于报表分析的用途。 投资订单； 用于监视在固定资产生产过程中发生的成本，如建造存储设施。 3.20 内部订单主数据 内部订单主记录有几个不同的部分，每个中包含有带预定义字段组的标签页。可以在“自定义”中更改标签页的标题，还可以单独地将字段分配给标签页。标准的订单主记录数据布局具有下列标签页： 分配(包含机构分配，如公司代码、业务部门、利润中心等) 控制(包括订单状态信息、订单货币、统计订单指示器等) 期末结算(包含计算间接费用的成本核算表单名、结算参数等) 一般数据(包含申请人、责任人等) 投资(在上面的示意图中没有显示。包含资产投资订单所需的参数) 3.21 作业类型 作业类型代表由成本中心生产输出的一些形式。作业类型的通用例子包括劳动小时数或机器时间的分钟数。作业类型用于根据所进行的作业单位数从发送方成本中心向另一CO对象（如成本中心、内部订单、生产订单等等）分配成本。单元价格用于评估作业数量。作业类型分配的优点是将数量和价值流组和在一起。所要求的作业数量在工艺流程中指定，这给产品成本计划中和成本对象上提供了详细的成本控制信息 3.22 作业价格 定义成本中心提供服务和执行功能的性质, 用来把成本分配到其他的成本中心。例如一类工时工资为50元/小时。 可以利用成本中心的实际成本或计划成本自动计算作业类型的价格，成本和作业计划完成后，系统通过将计划成本除以计划的作业输出数量计算作业工资。 3.23 统计指标 统计指标定义一些适用于成本中心、利润中心、内部定单或过程的可测量值。示例包括成本中心的雇员总数、长途电话的分钟数、“事务”成本中心中进行车辆维修的雇员数等等。 3.24 利润中心 简单来说利润中心可以是任意一个盈利单位, 处于成本中心的上层利润中心的设计可以考虑以下几个方面: 地理划分 (地点, 位置) 产品类别划分 (产品组, 产品线) 业务类型划分 (生产, 销售, 研发) 需要考核收入, 成本和费用的单位, 通常设为利润中心 3.25 费用分摊 成本/费用从辅助成本中心分配到对该成本/费用实际负责的成本中心。•SAP调整和分摊功能中包括多种分配原则，可以是固定比例,变动比例,作业类型或关键统计指标等多种方式。 3.26 成本中心费用计划 指按成本中心、成本要素的计划。可以作为考核的指标，在月底可以生成按成本中心、成本要素的计划额和实际额的比较报表。成本中心计划与“成本对象控制”集成，则必须能够将间接费用管理成本传递到产品成本控制。因为成本对象（如生产订单）不能是分配或评估的接收方，间接费用附加费用和作业类型分配可用于完成从间接费用管理到成本的转帐。 3.27 成本中心作业量计划 按成本中心、作业类型制定作业数量计划。作为计算作业价格的基础数据。 3.28 物料主数据 物料主数据描述物料的基本信息，以及物料管理、采购、销售、成本、会计等详细信息。其中物料管理、成本、会计视图和成本核算相关。 会计视图包括：物料评估，物料价格，和科目确定等信息。 成本视图包括：物料成本核算的相关参数，例如成本核算所需的物料清单（BOM），工艺路线等信息。 3.29 物料清单（BOM） 是组成产品或装配的一个完整且正式的结构化组件清单。该清单包含每个组件的对象号、数量以及尺寸单位。这些组件成为BOM项目。BOM可以包括有自己BOM的物料。 在R/3中，物料清单是在PP模块中创建的。它们用于“产品成本计划”，以便在创建产品成本估算时计算特定产品所要求的物料成本。 3.30 工艺路线 列出制造一件产品所需要的特定步骤。这些步骤称为工序。工艺路线为每个工序指定下列内容： 1.执行工序的工作中心；用于计算日期、能力和生产成本的缺省值；工序的成本是否考虑进成本估算中；执行一个工序所需要的物料组件 2.系统根据工作中的公式计算所使用作业的数量和工艺路线工序中的缺省值。作业由链接到执行工序的工作中心的成本中心来提供。当计算工序的成本时，使用成本中心中的作业价格来评估作业。 3.31 产品成本核算 指在每个会计核算期间结束时进行的一系列任务，包括计算可应用的间接费用成本、在制品计算（WIP）、差额计算和结算（将信息传递到“财务会计”、“利润中心会计”）。