怎样写商业英文信(2) -- 描述事情
怎样写商业英文信(1):间架结构
怎样写商业英文信(2) -- 描述事情
写英文信的目的是为了向收件人描述一件事情或者提一些要求。让收件人明白你想说什么，是发件人的责任。这里根据我的经验说说商业信件的写作要点。
小标题
我个人比较喜欢分级小标题的方式进行叙述。先把要叙述的问题分成几点，再逐点进行叙述。这样做的好处是，在没有看你信的情况下，看看小标题就可以知道你大概要说什么。收件人就可以再有重点的阅读他关心的内容。
建议小标题采用动宾式的语句，例如：“建立档案文件”，“备份重要数据”。这样做的好处是，收件人明确他需要做什么事情，而不用去猜测你到底要他干什么。
小标题的数量和每个小节内的内容不宜太长。如果你要叙述的事情太长，建议不要在一封信内说完（对方不会有耐心看那么长的邮件的），而应该先起个头，然后通过彼此邮件交流逐步展开。
词汇
首先要明白，你写邮件的目的是让对方知道你想干吗，而不是去得文学奖，因此要尽量使用通俗易懂的文法，不要用好看也生僻的成语（即使那个程序也许更准确）。我曾经收到一些信件，里面用的词汇我怎么都不知道啥意思，后来查了牛津大字典才知道这是一个俚语。
一般来说，在写信时需要避免使用下类词汇：
行话：对外行人说行话会让对方迷糊，应该尽量使用对方能明白的话
缩略语：一些缩略语在不同上下文含义可能不一样，误用缩略语，可能会导致对方误解。一般情况下，如果你要频繁说到一个词，则可以在第一次说明时指定他缩略语，这样以后就可以使用缩略语了。如Customer Service Center(CSC).
俚语和其他不常见的词汇：这个不用解释
还有一个重要的东西就是：不要写错词汇，也要注意单复数、大小写等语法元素。这样会使得你更专业。
格式和风格
正确的用词能让对方明白你说的意思，但是好的风格能让对方舒服的明白你的意思。
我们第一个要注意的就是使用合适的字体。有些人喜欢在自己的行文中使用非常眩的字体，但是需要注意的是：你觉得眩的对方不一定觉得，而且有些字体在对方的系统中不一定存在。一般来说，我比较喜欢一些中性的字体如Verdana.中文就使用宋体。
其次要注意使用HTML格式的邮件。如果你使用Outlook，我们有三个邮件格式：Plain Text, HTML和Rich Text Format(RTF)。对于第一种，基本上你不能用任何东西美化你的邮件，因此不建议使用。而ＲＴＦ格式则是Exchange服务器和Outlook支持的，而不是所有人的服务器和客户端都支持这个格式。因此HTML是一个最好的选择。
行文本身的风格和作文差不多。我们最好保持行文前后的风格一致，使用一些类似于排比句式描述事情，会让人觉得你的邮件很有美感。
邮件内容的编写是需要锻炼的，我也说的不好。希望大家从多写邮件开始练习吧。