office2000兼容问题
一旦确定了要采用的用于文件格式共存的策略，下一步是确定如何让所有的Office用户彼此共享文件。要开始这个过程，管理员必须考虑与Office 2000用户交互时对前一个版本的Office，或另外的商业产品套件的可用选项。然后，对仅需要查看Office 2000文件的用户来说测试这些选项是必要的。最后，管理员必须考虑如何实现这些选项。
1.为使用较早版本的Office或其他商业产品程序套件的用户提供读/写访问
用户希望能与另外的用户共享信息而不用考虑它是用什么应用程序创建的，或是查看它需要什么。要确保这种类型的信息共享可用，管理员可以选择以下三个选项（但建议的顺序提供）：
a.“以两种文件格式保存”允许用户同时以Office 2000和以前版本的Office文件格式保存文件，这样Office 2000用户和以前版本的Office用户就有能力打开和读取同一个文件。
b.“转换器”可以让使用Office 4.x、Office 95，以及其他商业程序套件的用户能对用其他应用程序创建的文件进行完全地读写访问。（仅对Word 2000和PowerPoint 2000有效）
c.“反向保存”允许Office 2000用户用以前的文件格式保存他们的文件。
选项一：以两种文件格式保存
“以两种文件格式保存”，这是专为需要逐渐迁移到Microsoft Office 2000的公司而专门设计的。Excel、PowerPoint和Word，包括允许将来自97-2000和以前Office版本的信息保存在一个文件中的文件格式。例如，如果Microsoft Excel 2000用户选择以Microsoft Exc el 97-2000 & 5.0/95格式保存文件，就将为单个工作簿文件创建两种数据流；一种为97-2000版本，一种为5.0/95版本。当Excel 97或Excel 2000用户打开该文件时，他们将访问97-2000 数据流。虽然这样将使文件变大，但这能更好地解决共存问题。一旦Office 2000成为标准的版本，该文件格式可以被改回Office 2000文件格式。
以Microsoft Word 97-2000 & 6.0/95 RTF格式保存Microsoft W ord 2000文档
a.优点：因为这是二进制和RTF格式的组合，所以所有的Microsoft Word用户都可以打开和编辑该文档。Microsoft Word 6.0 或 95用户不需要安装附加的软件。不会有数据丢失，因为给该文档文件创建了两种数据流；一种是为了97-2000版本的文件（Word 98、 MacintoshÒEdition），一种是为了使用6.0/95版本的文件。
b.限制：因为有附加的信息，所以文档的文件大小和保存时间增加了。Word 6.0和95用户必须以只读方式打开该文件。如果Word 6.0或 95用户保存该文档，指定给Word 2000的特性可能会丢失。与此类似，如果Word 2000用户仅以Word 97-2000格式保存文件，Word 6.0/95数据流将丢失，但如果以后以两种文件格式保存该文件这将可以重新生成。
以Microsoft Excel 97-2000 & 5.0/95格式保存Microsoft Exce l 2000
a.优点：所有的Microsoft Excel用户都可以打开和编辑该工作簿。Microsoft Exc el 5.0和95用户不需要安装附加的软件。不会有数据丢失，因为给该工作簿文件创建了两种数据流；一种是为了97 -2000版本的文件（包括Excel 98、Macintosh Edition），一种是为了5.0/95版本的文件。
b.限制：因为附加的信息，工作簿文件的大小将增大。当Microsoft Excel 5.0/95用户打开该文件时，他/她只能以只读方式打开工作簿（但可以选择以读/写方式打开它）。当Microsoft Excel 5.0/95用户保存该工作簿时，Excel 2000所特有的特性和数据（可选）将丢失。与此类似，如果Micro soft Excel 2000用户以Microsoft Excel 2000二进制格式保存该文件，Micros oft Excel 95数据流将丢失，但如果以后以两种文件格式保存该文件这将可以重新生成。
以PowerPoint 97-2000 & 95格式保存PowerPoint 2000演示文稿
a.优点：PowerPoint 95、97和2000用户都可以打开该演示文稿。PowerPoint 2 000用户可以编辑和保存演示文稿。不会有数据丢失，因为给该演示文稿创建了两种数据流；一种用于97-2000版本（包括PowerPoint 98、Macintosh Edition），一种用于95版本。另外，PowerPo int 4.0用户可以使用现有的PowerPoint 95转换器，这样PowerPoint 95用户将能很好地打开该文件。
b.限制：因为有附加的信息，所以演示文稿的文件大小将增大，保存时间将变长。PowerPoint 95用户只能以只读方式打开该文件。如果是PowerPoint 95用户保存该演示文稿，所有的PowerPoint 2 000特性和数据将丢失。与此类似，如果是PowerPoint 2000用户保存仅以PowerPoint 97/ 2000 格式保存该文件，PowerPoint 95信息将丢失，但如果在将来以两种文件格式保存这些信息将重新生成。
建议
Microsoft建议用户使用两种文件格式保存选项，而不是使用转换器和反向保存，因为使用两种文件格式保存可以使以前版本的Office用户很好地使用两种数据流。这样就不需要管理员在用户的桌面上安装附加的像转换器这样的组件，并且因为文件以Office 2000格式保存也将使Office 2000的特性能很好地保留 。与公司以外的人共享文件的用户可能不知道用什么应用程序打开文件。这些用户很可能运行以两种文件格式读取以前版本的数据流，这样就能确保兼容性。
然而，使用两种文件格式将使文件的大小增大一倍，并且增加所需的保存时间。公司查看这些文件将造成麻烦，他们应考虑安装转换器，或是使用反向保存。进一步说，如果仅需要读取访问，管理员应考虑使用 HTML文件格式或阅读器。
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