如何做好项目管理任务分配
TL;DR
- 常见项目管理工具介绍
- 项目管理最重要的内容
- 谁来撰写以及分配任务
- 如何有效地分配任务
项目管理工具
在我工作的10多年中，使用过不少的项目管理系统，Excel, Microsoft Project, dotProject, Redmine, Jira, Teambition, Worktile, Tello…。比我谈过的女朋友还多。
这里不讲哪个工具更优秀，只能说应人而异吧。目前市场上用的比较多的有Redmine, Jira等传统老兵，也有类似Teambition,Worktile看板式的新秀。
Redmine是我现在用的项目管理系统。它是基于ROR框架开发的一套免费开源的跨平台项目管理系统，数据可以很方便地存放在本地，插件也算丰富。
Teambition看板风格的界面更为时尚，还有APP方便随时随地查看。
我个人倒是没有深入使用，不知道相应的任务和BUG状态追踪是否好用，比如一个BUG从“新建->分配->处理->已解决->待验证->关闭/拒绝”。另外，看板视图的拖来拖去，在状态追踪过程中会不会容易拖错地方。有了解的可以说一下使用的感受。
项目管理最重要的内容是什么？
用什么工具不是最重要的，重要的是要把工具真正用起来。功能再强大的工具你没有用起来，或者太复杂使用的成本太高，那也是白搭！
往往工具越复杂，使用的成本就越高，运用到项目中的机率也越低。
可以选择一个最简单的工具，而不要一上来就整一个“巨无霸”，号称“全宇宙第一”（你有不是Visual Studio!）。
那种全家桶式的工具，除了对日外包之外的公司，我感觉它的管理成本、学习成本应该不低，你们有真正用起来吗，如果有的话，欢迎说下你们的感受。
不少人认为Redmine功能过于简单，我倒是认为Redmine功能还是有点复杂了。如果由我来负责Redmine的产品设计，一上来我就会先砍掉一半的功能。
工具不能成为给领导汇报的形式。这样只会浪费时间，增加毫无意义的管理成本。
无论选择哪个工具，包括如下信息才能算作一款好的项目管理工具：
- 计划完成日期 该任务计划在哪一天完成。
- 预期工时 细分后的任务要给出一个合理的预期工时，必须以小时为单位。
- 实际完成日期 指定的任务实际完成时的日期。
- 实际工时 该任务完成时实际所耗的工时。
- 优先级 任务以及BUG都应该有一个优先级，将影响别人的任务优先级设置为更高，避免团队其他成员”Waiting for you“。
其中任务分配时的预期工时必须足够细，越细越好，一般控制在半天之内，最多不超过一天，不过这也增加了管理上的成本。这需要管理者根据自身的研发团队作一个权衡。
我们是如何做的？见下图：
当然如果你们的研发团队是自带鸡血的，总是能完美收工的话，你只需要粗略地将一周的任务安排给他们，那就爽歪歪了。
谁来分配任务
老板让你2个月开发出一个产品，研发吭哧吭哧地搞了2个月，到了第2个月的30号交给老板，老板很开心地打开系统，发现连TM登录都登录不了。
老板心情好的话，可能你会被狠K一顿；心情不好的话，你就得去账务室，结下工资，出门左转…
造成这个问题的原因有两种：
老板催着你必须在2个月内完成。
这个好办，你只要跟老板讲两个字：尽量。如果老板回你两个字：必须！。你有两套方案，先进入疯狂加班模式，到第2个月中，发现还有80%尚未完成，启动Plan B，你该好好更新下简历了！
任务分配者对任务的时间预估偏差太大。
要想项目的分配尽可能地准确，任务分配者必须了解项目研发相关的技术，倒不是要非常熟练，至少有所了解。另外最好工作经验在6年以上。
当然如果这个任务只是用来应付老板的，找过最闲的手下去做就可以了。
每周一开会过一下本周的任务
任务一般在细分后，在周一上午，团队在一起过一下每个人本周所要完成的任务功能点，这样有如下几个好处：
- 尽快摆脱”星期一综合症“。
让大家了解彼此所做的事情，方便研发过程中的沟通。
了解一下自己本周要完成的任务，看看有哪些可能会遇到的坑，方便自己合理安排时间。
项目任务之间难免会有一些依赖关系。比如后台必须先写好接口，APP才能做获取服务器数据的工作，需要对任务进行优先级上的调整，避免“A等待B的现象”。
不要低估内外部沟通成本
碰上项目需要对外跟客户进行沟通，那你就惨了。客户在软件项目上的智商只有真正打过交道的人才知道！
加上习惯性被忽视的内部沟通成本，产品经理、项目经理、研发经理、研发团队内部…
对了，还有那可恶的销售人员，不知啥时跟客户喝酒时说产品啥功能都有，1个月就可以交付使用。终于知道心中一万只奔腾而过是什么感受了。
还有从来都是被遗忘的产品测试和调试时间，其实这是项目研发过程中耗在这上面的时间是很长的，甚至于超过编码时间。
加上老板有事没事来看望你两眼，总会打断了你的思路。（表示关心，其实是催一下进度，看你有没有混日子，但你还要对老板讲，谢谢老板关心）
不要高估程序员的效率
在我工作的十年中，说来忏愧，记不得哪个项目是真正意思上按时完成的！
什么，你说你们的项目都是按时完成的？我的第一反应会是：这兄弟绝对在逗我！
如果你的工作计划做得很细，以小时为单位的总预期工时非常准，但如果你是按一天8小时算的，不好意思，这个项目一定会延期！而且会延期双倍时间。
你真认为你的程序员们真的像发动机一样，在8小时高速运转吗？基础上99.99%的公司不是（还有0.01%留给你们公司，供你们YY）。
你要说美国FAG？我告诉你那些牛逼的公司更不会是。正常的有效工作时间只有8的一半：3小时！
还有现在所想不到的”不可抗力因素“：程序员恋爱了、失恋了、结婚了、吵架了、怀孕了…；办公室突然断电了、断网了…
要是突然一个重要的程序员生病了，离职了，在老板看来，办法无非两种：（其实这两种办法都不明智）
- 加班 加班是最不明智的方法，常态的加班只能让程序员效率变低，最终的效率还不如正常下班的带来的效率高。当然项目进度很紧的话，短时间内的加班还是有必要的。
- 加人 “赶紧招一个补上”。天那！这也不是工厂，招一个新人的成本太高了，这兄弟啥时能上手啊，等上手的时候估计项目已经延期很久了。还要考虑一个老兵带新兵带来的”内耗”。
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