用邮件搞定事情？找死！

阅读更多

 

首先，在学习任何东西前都需要明确学习的目的，我们为什么要学习电邮沟通技巧呢？因为电邮代表了个人职业形象，好吧，我们开始。

 

第一个问题是什么情况下我们应该使用邮件。

在使用邮件前我们必须清楚邮件只是众多沟通方式之一，既然是之一，那么必然就有应用它的合适场景和不合适场景。

邮件沟通场景之一：知会对收件人必要的信息

这类场景包括了会议通知、事件周知、申请批准和信息分享。这类邮件几乎没有什么好说的，重要程度也不会太高。

 

邮件沟通场景之二：沟通确认结果

正如会议，沟通的功夫永远在线下，会议和邮件的目的只是确认沟通的结果。事情在发邮件之前一定是被搞定了，不要通过邮件来搞定事情。领导关注的只是结果而不是过程，好的下属一定要领导省心。这类邮件包括了会议结论、行动计划、项目总结邮件。重要程度很高。

 

邮件沟通场景之三：表扬和感谢

对跨部门项目或在项目取得阶段成果时一定要多用邮件表示感谢。感谢一定要具体，要有具体事例支撑说明，要抄送收件人领导。

 

有了应用邮件的合适场景，不合适的场景基本上就对应起来，一句话：不要妄想使用邮件解决问题。任何问题的解决都是在线下，邮件只是确认结果。知道了邮件的使用场景，那么第二个问题就是如何写好邮件。

 

第二个问题是如何写好邮件呢。

在具体写之前还是必须先想明白一件事：我们为什么要写这封邮件？我们的目的是什么，要达到这个目的邮件内容应该包含哪些信息。想明白这件事，接下来的邮件形式就非常简单了：

 

• 邮件收件人一定是具体办事或需要回复的人，抄送则为领导需要知晓邮件内容的人，一定要想明白邮件的发送范围；
• 邮件标题前使用【】，例如【Anemoi项目】、【请审阅】、【请协助】、【很重要请回复】等；
• 邮件称呼使用，Dear Michael、Dear all；
• 正文要朴实、明确、简练，周期性邮件要建立模板，例如会议模板、进度汇报模板，如果使用图形一定要图形自己表达出意思不要让一千个人眼里有一千个哈姆雷特；
• 一定要有签名；
• 出差、休假时设定邮件自动告知。

归根结底，写好邮件其实就是一句话：一定想清楚写邮件的目的。

 

结论：不要妄想使用邮件解决问题，邮件只是确认结果；一定要想清楚写邮件的目的。