深圳“耀群实业”费控预算管理案例

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一  客户概况

深圳市耀群实业有限公司，成立于1993年，总部位于深圳市龙岗区坪地街道。是一家集研发、设计、生产各类男女皮鞋及鞋类辅料生产于一体的集团式民营企业。

二 客户需求

耀群公司是一家劳动密集型传统制造企业，公司管理相对弹性化，财务制度经常不能完全贯彻执行，而且总厂和分厂的报销支付频繁且有较大金额的费用发生。（报销费用流水较大这一痛点促使公司上系统进行规范，如果费用流水小，就不会去考虑系统这块）

耀群公司具有如下的需求特点

1. 不同体系部门人员的报销业务流程，差异很大。

2. 为实现非公司内部人员的报销操作，需要特别的表单。

3. 不同体系部门不同费用类型的预算，有不同的要求。

4. 普通员工甚至管理员的计算机水平，都相对薄弱。

针对耀群公司的需求特点，我们根据自身的系统特点作出如下方案论证：

1. 针对不同流程，通过部门职位和配置设置了差异流程。

2. 增加了客户定制表单，并配有特别流程（非报销单和外采报销单）。

3. 对不同部门和科目采用独立的预算方式。

4. 采取现场培训，电子文档和视频资料结合的方式提供用户和管理员手册。

三 费控系统整体功能概述

友为费控系统主要模块为：报销、支付、借款和预算申请等。下面将一一叙述

耀群费控系统主要应用单据类型如下：

报销类：日常报销单、支付审批单、放行条、非报销单和外采报销单

预付类：借款申请单

申请类：出差申请单

（这些单据类型都是根据客户需求定制开发出来的，可以看出本系统具有相当大的灵活性）

1 报销填单说明

员工在线填单，在做报销或者付款等操作过程中，页面直接给定了报销人、经办部门、预算归属部门和费用科目，保证员工不会填写错误的信息。在员工提交单据时，页面会对单据信息做检查，保证员工不会漏填关键信息。并且员工的支付账户等相关信息可以自动带出，避免人为填写错误。

2 预算检查验证

费用单据提交之后，会根据不同部门不同科目，得到不同的预算金额，一旦发生费用金额超出预算，系统会弹出警告页面，提示有超限。需要给出超预算的说明才能继续提交单据。

3 自定义审批流程

由于采用在线审批，在领导出差和离开公司期间，可以实时审批单据，提高工作效率。员工提交单据之后，对应的部门领导，体系领导和分管领导会自动收到待审批信息。不同类型和不同所属部门的单据，也有各自不同的审批流程。并且在审批页面可以查看预算执行情况。

单据提交之后，系统就会记录审批历史，并且计算审批花费的时间，作为之后的审批效率统计的依据。（注；这个审批效率很多公司把作为主管的一种绩效考核，各位可以参考下）

4 预算编制（注：预算编制比较复杂，其他很多方案公司都没能实现这点，例如：金蝶在K3也有做费控这块，但是预算编制这块却没能实现）

针对客户的特点，预算设定为部门月度预算。对应一个预算部门（可以对应一个或者多个实体部门），每个不同的预算科目（可以对应一个或者多个费用科目）按照月度单独编制各自的预算额度。预算编制相对复杂，可以复制前一个年度的预算额度，也可以用excel文件导入预算。

5 费用统计报表

针对不同部门和科目，按照时间和单据类型，生成各种报表。

四 实现效果

系统上线后，规范了公司所有报销借款流程，实现了差异化审批，内部运作效率得到提升；不同部门费用预算得到落地实施；整个资金使用情况，通过系统可以直观展现。

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