会议太多很烦人，你不可不知的高效开会秘技

除了冗长的开会时间，是否在会议上也遇过：废话连篇的同僚享受着自己的滔滔不绝；迟到的家伙提了刚刚已经有人问过，而且解答过的问题；忘记关掉手机铃声；还有总是把别人的意见批评得体无完肤，自己却从不提解决办法的痞子。这一切实在令人恼怒啊！

你并不寂寞，有个研究表示，办公室的员工平均每周要花4小时开会，并觉得一半以上的时间都白白浪费掉。另一项研究则发现「太多会要开」是办公室生产力不彰最主要的原因。开会没效率的痛苦不仅仅在企业发生，美国白宫也存在着这个问题。唯一两度出任国防部长、四位美国总统幕僚长、担任两家500大财星企业首席执行官的传奇人物唐纳德‧伦斯斐（Donald Rumsfeld）分享了他接触过的领袖是如何进行会议。

1.不跟你啰嗦的前英国首相柴契尔夫人（Margaret Thatcher）

柴契尔夫人不喜欢啰嗦，也不爱听其他人浪费唇舌，听他说话无需费尽心思寻找线索，相反的，这位任期甚长的英国领袖说话喜欢开门见山，直指需要讨论的核心问题，讨厌缠缠绕绕的浪费时间。伦斯斐就柴契尔夫人的开会方式指出，身为组织领导人，要召开有效率的会议，除了不要废话外，还要在开会前先确定你有事要传达，或者需要在团体的环境下学习。

开会必须要有目标，如果能事先传阅议程会有帮助。开始讨论时先提醒与会者议程的安排，然后简略陈述你要在预定时间内讨论的事项。如果这个会议纯属信息的告知，没有多少你来我往的讨论，那么很可能用备忘录或e-mail的方式传达信息就够了，减少打扰员工工作的会议。

有时，会议上的人明显没有做好开会的准备。伦斯斐有几次会突然结束会议，并告诉与会者：我们该等到人人都有时间做好准备之后再继续。通常大家对这举动的反应都是十分吃惊。在他的经验里，即使会议已经很明显是浪费时间，有些人还是不会结束它，而是坐在那里，任它经历漫长的历程，痛苦地自然了结。大部分的人都很忙碌，要应付这些毫无意义的会议，倒不如立刻结束，去做些更有用的事。

2.喜欢广纳意见的理查‧尼克森（Richard M. Nixon）

尼克森总统不喜欢开会。但他能有效运用会议。或许因为他谨慎的个性，在较大的团体中，他会小心发言，尤其是对他并不熟悉的人。因此，在人数众多的会议中会有一种拘泥感，甚至有些尴尬。但在较小的团体里，与他所喜欢、信任的人同处，他就会放下身段，乐于交换意见。

这些时候，他喜欢在室内走来走去，一一点名，听与会者要说的话，再做评论。他不在乎大家有不同的观点，也能由他找来的高层菁英，所提出的反对意见中截取精华。

3.讲求纪律的小布希（George W. Bush）

虽然小布希总统的态度轻松愉快，但他讲求纪律严明的开会文化。他很准时（几乎到了固执的地步）。他不拖泥带水，而是很干脆按议程一项项进行，让每一位与会者都有机会提出自己的观点，接着继续往下进行。小布希不喜欢手机打断会议，他凌厉的眼光足可教人不敢再犯。

会议准时开始和结束不只是基本的礼貌，也有其效率。如果与会者有20人，会议拖了15分钟才开始，就意味着总共浪费了5个小时可以来从事生产的时间。不论会议的规模或目的是什么，都该准时开始并结束。这是良好组织的表现，也是对其他人的尊重。

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