如何组织一场会务活动

一、

今年十一没有放假，没有出去玩！
但是这却是让我印象最深的一个十一
十一前的那段时间也是我最痛苦的日子！
终于有空给我的十一活动做个小复盘啦！
看看我们是如何组织一场满意度超高的活动的吧

二、十一前的状态

十一活动前很久，我就开始为这次活动开始准备了
不过中途因为回家而错过了后来的很多策划环节
当我回到公司，项目已经在采懿姐那里
采懿姐的性格很适合做会务的策划、组织、实施等
不过因为做自己CEO项目的需要
她去负责，所以十一统筹活动就又回到我这里了
其实刚接手回这项工作的时候
感觉很多的不适应
不知道如何下手，突然让我一个人去管理10个人左右的项目团队
其实真的束手无策的感觉
可是最后大家还是一起完成了这个大活动
订酒店、定会场、买礼品、定制小礼物等等
活动过程中，每天熬夜到很晚，早上又要很早到会场
有时候也会在开始分享前没有准备好音响设备等情况
但是整个活动大家反馈都还很好！准备的小礼物大家很喜欢
分享内容很高能，大家聊的也很嗨！

三、在这个过程中我收获了几点经验：

和您共享，同时以便自己以后组织会务时候能用到

1. 活动开始前做好策划工作：首先，应该用项目管理的方式，进行立项，然后开会让大家提建议，进行补充，做一件事之前要想好应该怎么做，进行活动策划，再进行人员分工（每个小项目都有且只有一个负责人，负责定夺），时间节点，然后进行风险预估和防范。
   大家开会达成一致这样才能提高之后的沟通效率！并且在事前能够事无巨细的把事情想好，也会在日后的工作中减少沟通成本。
   策划好了要进行宣传工作，让别人知道我们这个活动啊！（下次可以考虑复盘一下宣传部分，然后多借鉴别人的宣传）
2. 活动过程中：在我定义的，从开始布置会场，到活动结束，都被定义为活动过程中！这部分工作就要按照计划进行很好的落实！如果出现意外要灵活。
   活动过程中的前期，布置好会场，包括：会场的地毯，签到墙，签到桌的摆放，礼品的分装，音响灯光网络的测试等等。
   对活动进行预演，每个环节把控好，一个嘉宾从来到入座，都需要经过哪些过程等等~
   之后是各个项目组各司其职，把控接待组，签到组，后勤部，场控组，宣传组，摄影组、餐饮组、嘉宾组等等~要有一个总统筹进行协调推进，保障工作进行！并记录好每个环节的财务预算。
3. 活动后期进行复盘，经验萃取和复用！最好把整个流程图再过一遍，查漏补缺！为之后的会务工作提供可使用的工具！这样一次的活动经验和未来的工作效率也会大大提升。
4. 其他方面：
   ①找适合的人做适合的事！比如说本次活动，伊拉姐姐负责物料采购，简直是太负责了！制作了很详细的表格，并记录过程等等~细心的伊拉姐姐很适合这样需要耐心的工作；我负责接待，自来熟且爱笑的性格给大家的感觉还是蛮好的！（不过礼仪方面还差很多，昨天在章鱼哥的会场）
   ②一场成功的活动，一定不是一个人能完的成的！这次活动一定要特别非常感谢三个人：汪隽子，张宇哥，刘杨哥。汪隽子，我们的夫人、董事长！一个辣妈，小公主才五六个月，她还是每天忙进忙出的帮助我们对接酒店，买物料，对接签到墙喷绘，甚至设计_等等并且在她的分享中，用到的道具也精心准备，后来还特地熬夜画了书签，又打印！简直太贴心！张宇哥，这次活动幕后的大英雄，真正的统筹，总是能够给我们提出好建议，负责现场摄影，会场对接等等_{超级暖心；刘杨哥也是一个非常厉害的摄影师！放假三天时间都在活动现场，他的相机真的很沉}扛了三天！太有爱了！
   ③对于我自己，第一次接触这样的大活动，对于我来说真是一个非常好的成长机会！能从中学到很多东西！
   并且我们也不是一个会务公司，做到这样真的是很棒了！期待下次我们能变得更棒哦！
   活动过了太久，很多细节忘记了！下次想到的关于会议和活动方面的经验应该抓紧写下来！