社会工作者若要证明自己是“专业”的，其记录的文书是一个颇有说服力的证据。文书记录了社工开展的服务内容的同时，也需要反映社工是如何设计服务、开展服务和检视目标，是反映整个服务过程的材料。
尽管撰写文书占用了社工大量时间，但良好的文书记录既能反映服务开展专业程度和成效，作为服务评估相当重要的依据的同时，也能有助于社工进行自我反思和提升。
社工文书当中，个案、小组、社区活动的记录是最主要的。虽然它们所需记录的侧重点和角度都不同，但其核心仍在于清晰、具体地呈现核反应服务实况，并系统、有说服力地解释如何达到既定的目标和成效。
个案的面谈记录
个案在当前被大多数社工认为最能体现社会工作的专业性，最令社工望而生畏的也是个案。个案面谈记录方式，常见的有两种。如要全面地反应个案的全貌，对话式记录会更佳，而叙述式摘要记录则更省时。无论哪一种方法，仅仅描述情形和呈现对话还是未能体现专业性。凸显专业性，更在于社工对个案的分析和思考，在文书记录中，要体现对案主的困扰进行梳理，要分析案主本身的优势和能力以及其周遭的环境和资源，社工是如何跟进和处理的。
对话式记录就如访谈研究中的分析，从案主的原话中去分析案主的现状，案主的哪一句表述反映其情绪状态，所面对的困境、所做过的努力以及所表达的改变期望。同时，也可解释社工为何如此提问和回应。一般认为，两年以下服务经验者，最好用对话式记录，两年以上服务经验者用叙述式摘要记录。其实不应单一地以服务年限来作为划分标准，毕竟“家综”的社工当中，他们的专业出身不尽相同，开展的个案数量也较参差的。一个社工不管是否社会工作专业，如果两年都开不到十个“专业个案”，恐怕还未能较好掌握个案服务的实操。况且，也并非所有个案的跟进都是依靠面谈来进行。
到达何种程度后用叙述式摘要记录？由督导根据社工所记录的对话或者录音来评定面谈是否到位，这会比仅靠服务年限来评定更为合适。毫无疑问，对话式记录是相当耗时的。在社工入行初期，跟进个案数量较少的前提下，用此记录方法会更佳。对于督导进行指引也有更大帮助，能具体地发现社工跟否到位，更好地促进社工实务的提升。而叙述式摘要记录中，通常要呈现的内容，就是社工在面谈中运用摘要技巧所概括的表述。当然，这内容是与案主确认后，有层次的概括，通常也可以是在面谈即将结束后，所作出此次面谈的内容总结。
在评估个案目标是否达成上，其中一个依据是案主对目标达成程度的自述，案主所表述的那句话可以证明，这需要社工引用并加以解释。个案的跟进实际上会呈现“由密到疏”，其文书记录也会随之呈现“由重到轻”。即前期跟进会更频密，所记录的内容会更多，收集较全面的资料，将问题需求分析清楚，随着跟进时间的推移，对案主需要解决的问题会越来越明确和清晰，跟进的频率也可适当减少。把握清楚问题和需求后，摘要式记录重点在跟进进度和案主的达成目标程度如何，所需记录的内容也会比前期少。
有社工认为：心理学专业的社工做个案会比社会工作专业的更有优势或更专业。若在个案服务过程中运用了严谨的操作和娴熟技巧，从心理咨询的角度来看，无疑比社会工作更专业。但个案工作相对于心理咨询的视角上，它更强调从案主所处的环境系统来分析。案主的困难和困扰有其社会（社区）或家庭层面的原因，如果个案工作缺少社会层面的分析，那么仍然未能体现足够的专业性。个案服务的专业性，还包括关注人与社会环境的互动、造成问题的社会性原因或制度性原因。在服务过程中也注重利用社区的资源网和社会支持系统，它更强调把案主放进一定的社会系统中去分析。这种系统的分析，应该在文书当中有所体现，而非纯粹的“心理咨询”。
小组过程记录
小组过程记录重点是组员的互动，对小组动力的分析，呈现小组成员关系的动态变化，组员在小组过程中如何互相影响而达成目标。小组主要是通过某种形式的活动载体，让组员分享在共同参与中的经验感受，在社工的引导和干预下达成既定的目的。
对于小组中的活动或者游戏，在没有特殊情况发生的情况下，简洁的概括描述便足够。无论是“兴趣小组”还是专业小组，它的形式和载体尽管需要有所记录，但都不是的重点。当然，组员一起参与体验式活动或者游戏也是互动，如果需要在文书中呈现出这一环节的细节，可以记录小组分享中，组员谈到哪一处如何影响了组员，哪一些互动环节让自己有所体会。当然，前提是与小组目标有关的互动环节。
如果社工的小组目的停留在让组员学会某种兴趣或者技能，诸如手工制作、美食制作、或者各种体育活动等等，社工的专业性仍未能体现，社工更应该关注组员的参与过程及其变化。小组其中一个目的，是通过某种活动载体所体现的意义，让组员在诸如知识学习，情绪控制、行为改善、认知调整、自我了解等方面有所反思。
小组中组员之间的关系是变化着的，通过兴趣活动能将组员发展为有一定技能的义工，或者让组员在小组过程中认识自己或者认识他人。“兴趣小组”不应是孤立的，它的专业性可以体现在与其他服务的连接性上或者与社区的联系上。
组员完成某种任务，如制作美食或手工成品都不是最终的目的（小组的目的和目标不只能体现在小组的载体上），而是利用这些成品更进一步去帮助到社区中的人，或者利用小组活动成品与社区其他人的联系上产生作用。比如美食小组，可以尝试其中一节将制作好的健康美食送给有探访需要的长者。更进一步的是，社工要引导出组员分享参与整个服务过程的体会和感受，以强化组员参与此活动的意义。
家综目前几乎尽是发展性和预防性的小组，所需要记录的内容小组过程记录是组员在参与过程或其后的互动。每一节小组都有其核心环节，社工的记录也应是引述组员的分享，并针对这些内容去描述，并说明这些活动对于组员的意义是什么。这也是作为评估小组目标的其中一个依据。
社工对于小组的过程记录，如果重点是记录程序和流程，而对于组员的互动记录不足，则无法体现专业性。美食或者手工小组，完全没有必要去记录组员如何搓面粉，搅拌鸡蛋，焗了多久或者手工制作流程。相比于“专业小组”，“兴趣小组”的记录内容是少更多的。对于小组中的游戏，记录组员在游戏中的表现以及组员如何参与分享的体验，呈现社工是如何引导组员往目标进发。哪个组员的哪一个行为或者哪一句话对其他组员产生何种影响，社工如何引导是小组记录的必要内容。
社区活动
当前的服务中，社区专案是需要较系统的社区工作思维和方法的。面向社区层面的服务形式上，还是社区活动必不可少。社区活动的专业性同样体现在居民如何在参与特定形式的活动内容中，达到社工所设定的目标的，这些目标也是依据居民的需求而来。
某些社区活动比小组和个案要麻烦的是，居民的参与是冲着活动的奖品而来。要将社工的的目传递给居民，其内容的设计要十分谨慎。比如，一个游园活动，如果尽是游戏摊位，停留于玩游戏去奖品，者难以说明社工的活动含有专业性。专业性其中一个体现在于目标对于参与者的意义，而且因为通常每个人参与活动时间较短、投入程度都远没有个案小组深，目标的层次应该相对较浅。
比如同样“套圈圈”，如能把某些具有社区教育意义的知识渗入游戏中，要比纯粹玩游戏要好。至于参与者通过何种途径获取解答游戏问题的知识，并不重要，居民可以手机上网查、可以请教身旁的居民，活动本身就是让参与者获取知识的机会。在解释这个活动的目标如何达到，要结合本身所设计的内容说明，何以参加之后便可获得相应的知识。
社区活动的类型较多，除了游园类的摊位游戏，也有集体出游、文艺汇演等。无论何种形式，活动目标也必须是紧扣年度计划。通过系列的活动，循序渐进地为社区居民带来跟多的改变，这也是社区活动的专业性的体现。社会工作的专业性是体现逻辑性，就如目标设定所遵循的“ＳＭＡＲＴ”原则，是从管理学上借用，是为了帮助社工清晰服务目标以达成一定的成效。
或者说，社区活动的专业性其中一个重要体现是，它的目标是否够“ＳＭＡＲＴ”。比如，说增强居民的社会支持，那么应体现究竟是“工具性支持”还是“情感性支持”。促进居民的互动，究竟是居民互动的频度？广度？还是深度？参与者那些表现是可以体现互动增强的？应该通过其互动的哪个维度去说明。每一个相应的活动设计，应体现与目标其中的维度相对应。
社区活动的记录重点，或会比小组和个案少，除了呈现目标如何达成外，居民的参与态度、程度，所动用的人力、物力分配投入等，更方面都需要在文书中有所检视。
“专业”要有“反思”
文书表格中，设有“员工反思”一栏来提醒社工进行反思，也是必不可少的。让社工成长的，是自身反思，正如小组中的游戏本身是没能促进组员成长的，组员分享和反思才能促进组员的成长。社工的专业性包含着反思性。缺少反思的服务，其“专业性”也有所欠缺。
反思内容也是多方面的。尤其是对于经验较少的社工，例如自身对理论的运用的反思，对理论的理解是否有所加深。甚至“同理心”也是很值得反思的，同理的层次如何，案主的反应如何等等。或在跟进个案过程中有何中体会或感受，再从感受回到如何看待案主的价值和能力的问题，这是社工本身对专业价值的思考，其重要性不亚于实务能力上的反思。比如居家养老服务政策的，哪些可以完善，哪些可以调整。让政策惠及自我照顾能力较差的长者，而非主要已达一定年龄的独居长者便能享受。
反思包括对工作的经验总结，如与他人的沟通和协作，各种资源的利用程度等，所有自我检视的内容都是反思。记录服务文书，就是一个极其重要的反思。反思需遵循一个极为重要的原则，就是及时性。社工们都承认，活动或小组的分享不宜“隔夜”，分享实质就是就促进组员进行反思，那么作为反思手段之一的撰写文书，又岂能隔太久？
拖欠有一个礼拜以上的文书，可能社工自身都已凌乱。尤其是个案，如未能在面谈当日记录，与为了减少遗忘的内容，及时提要记录该次的面谈内容是有必要的。当然，征得案主同意下，面谈的同时进行简记也有助于撰写时回忆。出现拖欠两个礼拜以上的文书，不仅耗费时间回忆，而且所撰写的内容已变得零散。拖欠一个月以上的文书，是不可想象的，根本谈不上是优质的文书记录。
优质文书记录的基本功，是要社工掌握良好的文字组织和表达能力。社工能简明扼要地表述服务对象的需要，有条不紊地概括助人过程，言简意赅地表达社工的反思，有理有据地作出目标达成的评估。
社工的服务当然会有未能达成的目标，但这并不影响专业性，更重要的是，要在文书当中解释清楚其中的影响因素。文书记录本是帮助社工自我监控和提升的手段。
二〇一六年四月