AEO认证中的报关专用章应该如何管理？要坚持做到3个原则和5个重点

# 契合AEO顾问张凤#

公司印章是企业身份和权力的证明.印章具有合法性、权威性，加盖印章的文件和信函是受法律保护的有效文件，是公司行使职权、明确各种权利义务关系的重要凭证和工具，同时也意味着企业对文件的内容承担法律责任。印章的管理关系到公司经营管理活动的开展，甚至影响到公司的生存和发展，因此，制定一部完善的印章使用和管理办法，才能保证印章使用的合法性、严肃性和可靠性，有效地维护公司利益、杜绝违法行为的发生。那么公司印章应该如何管理呢？要坚持做到以下3个原则：

1、首先，要建立规范的印章管理制度，如：制度要求专人保管印章，明确印章管保管人的职责和加强法律风险防控意识，规范印章刻制、保管、使用和审批等方面的管理，以及定期检查印章使用情况等，使印章管理工作做到有据可循，有章可依。

2、其次，应设立印章使用登记管理，登记簿应由印章保管人专人保管和登记。在盖章前应有相应的印章使用申请和审批流程。

3、再者，做好印章保管，不得随意乱放，注意安全，防止损毁、遗失和被盗，下班时间和节假日期间应采取防盗措施；严禁将印章带出企业，如因特殊需要，必须经总经理批准，印章保管人携带前往，用后立即带回。严禁在空白介绍信、空白纸张、空白单据、空白协议便笺上盖公章。

报关专用章的使用和管理

海关总署在《海关认证企业标准指南》中要求企业要建立报关专用章管理制度的书面文件并有效落实，应包含报关专用章刻制、保管、使用等方面的管理内容，要求记录报关专章使用情况登记记录。规范保管的部门（岗位）、人员及职责分工，保存的地点、保存方式等。还会实地查看有使用报关专用印章的管理部门（岗位）、人员，保管、使用制度落实情况，查询保管、使用记录情况。这就意味着报关专用章的使用需承担相应的法律责任，报关专用章同样具有合法性和权威性，有效规范管理报关专用章是进出口企业的重要工作。下面介绍5个印章管理重点：

1、印章的种类

公司印章主要包括公章、法人章、财务章、合同章、发票章，还有业务专用章和部门专用章。其中报关专用章是属业务专用章。

2、印章的刻制

按《国务院关于国家行政机关和企业事业单位社会团体印章管理的规定》（国发〔1999〕25号）的规定公司印章应到当地公安机关指定的刻章单位刻制，企业事业单位的公章为圆形，中央刊五角星。新印章刻制后启用前应做好戳记，以便备查。印章启用要事先发启用通知，明确启用、发放单位和适用范围。

我们也了解到海关总署在《海关认证企业标准指南》中也提到报关专用章也要求有用章刻制管理，按印章制用标准《印章制作技术规范》DB11/T 918—2012的要求，报关专用章版面要求为椭圆形，如下图：

3、印章保管

公司各类印章必须有专人保管，公司的正式印章、公章、法人章、财务章、合同章、发票章应指定财务部或行政部管理人员保管。业务专用章和部门专用章可由各部门指定人员负责保管，印章保管须有印模记录，注明印章名称、启用日期、领取人、保管人、批准人、图样等信息。印章保管必须安全可靠，重要印章需放在保险柜。印章不得带出企业，如因特殊需要，必须经总经理批准，由印章保管人携带前往，用后立即带回。印章交接需办理交接手续，签署移交记录，交接人需签字确认，明确移交时间，图样等信息。印章如有异常印章保管人应及时汇报，并配合查找，如为遗失应及时办理登报遗失，立即停用，重新办理印章刻制。

4、印章使用

印章使用必须实行审批制，印章使用需向印章保管人申请，经审批通过后方可办理盖章，印章使用一律实行登记制度，明确印章用途、数量、申请人、批准人、日期等信息。印章保管人不得对未经审批的文件擅自盖章。严禁在空白介绍信、空白纸张、空白单据、空白协议便笺上盖公章，印章保管人在盖章前需检查盖章文件是否符合盖章要求。

5、公司报关IC卡保管和使用

企业IC卡是企业在网上使用的身份证和印章，内部存有企业用户的密钥和证书，可进行身份认证及数字签名，是企业办理网上业务时明确法律责任、保护企业合法权益的重要用具，必须妥善保存和管理。企业IC卡又可分为企业法人卡和企业操作员卡。

企业法人卡又称公章卡，是在中国电子口岸中唯一代表企业身份的IC卡。法人卡持有者可以申请企业网上业务权限，备案本企业操作员卡，对本企业操作员卡进行管理。法人卡并视同公章，应指定专人妥善保管。

企业操作员卡由企业法人卡注册并授权，可以在口岸电子业务系统进行除企业管理、操作员卡申领之外的具体业务操作。操作员卡根据权限不同有可分为：具有录入权限的录入卡；具有申报权限的申报卡。持有企业操作员卡者可以在授权范围内进行相关业务操作。操作员卡用于证实使用人的身份和进行电子签名，涉及用户使用系统的安全性和可靠性，也应妥善保管。

        公司法人卡由关务部经理负责保管.法人卡使用必须经法人或授权人报关经理批准.  报关员的操作员卡由关务部主管负责保管, 报关员的操作员卡不得擅自外借,未经批准不得办理相关的操作员卡的业务. 报关员操作员卡可以在报关员工作职责的范围内使用。IC 使用完毕后应放回保险柜存放。

报关员操作员卡在使用的过程中遗失、失效、发生信息变更等情况下,必须通知关务部经理,办理遗失补领或更新信息等工作.