【职场】这样梳理工作，再也不怕手忙脚乱

最近副总招了一个助理Ella，办公室就没有了安稳日子。不论早中晚，时不时都能听到这位副总在教育Ella。弄得Ella很是颓败。

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由于Ella一半的工作内容跟chacha有关，于是chacha向她了解了情况。得知问题如下：

1.她初来乍到，无论是工作流程还是公司情况都不熟悉，虽然入职是有交接和培训，但情况复杂多变又琐碎，即使记了笔记，遇到实际情况还是没有方向，导致事情拖延。

2.杂事多，要对接几个附属部门的琐事小事，零零碎碎不成系统。Ella初来乍到不识人头，生怕得罪人根本不敢拖延。导致她事务繁多一心几用，常常一件事干了一半就被人打断，思想不集中，一不小心就做错了事。

3.事情经常被打回返工，天天都要加班到很晚。

Ella是个工作很认真的女孩子，个性随和好相处，很得办公室其他同事的喜欢。虽然工作棘手，但是态度一直很认真积极，事情做不完主动加班从不抱怨晚。

而副总那边，因为Ella的拖延，交待的事情堆着推行不下去，新事情又源源不断，导致一个头两个大，对Ella是有点恨铁不成钢，无可奈何的意思。

Ella领导那里交办的工作，chacha可不敢插嘴。但是Ella这种工作状态确实影响到了我这边的工作。大家都知道要带一个新人是要费很大精力的，chacha非常希望年底之前有一位得力的员工能够稳定下来，很怕Ella扛不住副总的压力，又像之前几位助理一样过不了试用期就辞职。

于是chacha请Ella把她日常的事项按照时间周期填进表格里。

Ella提交的工作内容及时间的表格（部分）

经过梳理，Ella把自己手上的事务分成了3个板块：

1.制作各种报表

2.副总交办的行政类事务，多为准备材料和跑腿差事

3.集中其他附属部门的工作，如人事材料、文具和办公用品的申请、各个办公场所的物业维修申请、财务文件等等收集过来再交于总部相关人员办理。

从表上可以看出，Ella的日常工作几乎都是时间周期性非常强的报表，到时就做，早不了也晚不了。而副总和其他部门的申请几乎都不体现在表格内，说明这些工作内容都是随机性很强的，有可能会发生，也有可能不会发生，但往往就是这些事打断了Ella的思路，害她犯错挨骂还要返工加班。

按照“重要且紧急”“重要不紧急”“紧急不重要”和“不紧急也不重要”来划分，Ella自己将手上的事情做了划分

1.报表属于重要但不紧急的事情，到时候该交什么表根据表上“工作内容”来，很快能预计出需要的工作时间。时间上心里有数，该收的资料提前收齐，做起来就不会手忙脚乱。如果与副总安排的跑腿活冲突，也可以提前安排好工作时间。

2.副总要的有些材料需要立刻准备，但如果是第二天跑腿需要的材料，可以抽空准备。

3.附属部门的申请，按照总部的工作流程来。如果是容易办到的事情，当天可以抽空去交办；如果是像申领文具这类的事情，到每月申领日再办也来得及。

此外，chacha又建议Ella：

把做报表需要的准备放在早晨去做，比方核查数据、核对资料等。因为此时大家都在忙自己的事情，老总们也会挑在早晨开个小会。所以这个时候一般不会有人打扰Ella，但是时间比较短可能来不及完成全部报表。

10点过后歇一歇，主动去问问副总有什么要交办的事情，或者可以去附属部门溜达一圈问问他们有什么需要，白天就安排这些不需要太动脑子但当天必须由他人协助才能做完的事务。留出时间来观察副总的动向，摸清工作环境认熟人头，梳理自己的工作。

下午晚些，当大家再次埋头于自己的事务的时候，就是Ella可以集中精神做报表的时候了。这样可以保证集中精力不会被打断。

实行第一天，Ella就告诉我，她觉得脱离了被附属部门盯得团团转的境地，有了时间先思考再干活，想清楚了再下手去做，节省了返工的时间。