艾玛工作了12年，先后在三家上市公司工作，曾经管理过19人的团队。回首这些年来，对我工作帮助最大的管理工具叫做“甘特图”。
这是项目管理中的必备神器，尤其适合跨部门多人员参与的、任务繁杂的、项目型工作。
接下来，艾玛就手把手教你怎么制作一张甘特图。工具迷也许会推荐很多专业的制图软件，如Gantt project、Gantt Designer、VARCHART XGantt等。其实Excel就能全部搞定。
1. 基本要素
常用的甘特图（如下图）分为三大块：左侧的任务清单、中间的序时进度、和右侧的备注列。有些人会用正三角表示任务开始，倒三角代表任务结束。我觉得多此一举。颜色条开始就是开始了，结束就是结束了，何必为了美观再画两个三角，徒增工作量。
下图黄色三角左边的数字为开始日期，绿色三角右边的数字是截止日期。比如第一个黄色三角左边是18，上面对应列是Feb(二月)，也就是说，Site Survey(现场调查)这项工作的开始时间是2016年2月18日。第一个绿色倒三角右边是17，上面对应列是Mar(三月)，也即，这项工作的结束时间是2016年3月17日。
2. 任务清单：采用头脑风暴来列出所有子任务
左侧任务清单的关键是要穷尽所有项目相关的任务。这个时候，可以让团队进行头脑风暴。如果这是个跨部门项目，则所有相关部门都要有代表参加。
比如说，要给一个客户订制一个通信工程项目。该项目会有以下几个部门共同完成：负责与客户沟通的销售部、订制该项目时做技术调整的研发部、物料的采购部、产品的生产部、财务部、知识产权或合同拟定的法律部、负责售后的客服部等等。各个部门必须协作完成，其中一个环节延期，可能造成整个项目的延期。
在项目刚开始时，各个部门就要一起坐下来，用头脑风暴的方式，列出自己相关部门所要负责的所有任务，尽量列细一点，但也不能太细，比如一个小时就能做完的小事就没必要列出来了，除非特别重要。最好是以周或天为单位的，且由专人负责的工作。
列出所有任务之后，对任务进行排序，可以按照负责的部门分成几大块，工作逻辑相关性较大的任务放在一起。
3. 序时进度：估计每项任务需要完成的时间
任务列出后，基本上由哪一个部门负责哪一项任务就有了初步的划定。接下来，就要给每一项任务安排完成的时间表了。
时间可以以“月”为单位，如上图。也可以以“周”、“日”、“小时”为单位，具体根据项目的复杂度和耗时的长短来定。
任务完成时间的确定不要由项目经理仅根据需要给客户交付的时间来倒推任务完成时间，而应多听从负责该任务部门的专家的意见。只有他们才更清楚自己部门能提供的人力情况和完成该任务的难度。双方协商后，再调整任务的起始时间。征询了他们的意见，也代表他们口头承诺了完成的时间，有利于之后工作的开展。
起始时间设定好后，要在中间设定关键节点（Milestone）。我习惯在关键节点上加上三角形，并用备注功能，写上在这个节点，负责这项任务的人需要输出什么结果（如提交企划案，或作出样品，完成几样关键物料的采购等等）。在关键节点时，项目经理及时检查该任务是否按计划完成，有没有遇到困难，是否需要投入额外资源，对其他任务的进度有何影响等等。只有在过程中定期检查，才能控制项目进度，否则到最后快要到交付时间了，才发现其中一个环节无法完成，那时就回天无力了。
4. 责任人或备注：一个任务只有一个负责人
每一项工作一定要落实到具体的人，明确由谁来负责完成。项目经理必须确保这个人知道自己负责这项任务以及需要在何时输出什么样具体的结果。
责任人不一定是具体完成这项任务的人，而是要负责安排、协调或者找资源完成这项任务的人。以前看到一些同事，喜欢把所有任务相关人都写在栏目里。我不建议这么做，这样会造成没有人做主或者人人争着做主的情况。一个任务只有一个负责人。如果一个活动必须得有一个以上的负责人，说明你的任务还能继续细分。
艾玛习惯在责任人之后再增加三列，一列是需要配合的资源（如此项工作完成需要采购完成某几个零器件的购买），一列是需要输出的结果（如完成xxx合同，生产出样品等等），还有一列就是备注，杂七杂八想到的、需要注意的都可以往里面写。
5. 分析甘特图，做整体调整
完成以上步骤之后，项目经理需要整体看一下这些任务，分析各个任务之间的逻辑关系、先后顺序。有逻辑先后顺序的，可以用线把任务连起来（具体做法参见下图）。
是否有可以同时进行的，互不干扰的，可以提前完成，把工作做在前面，留出时间应对突发情况。调整的过程中，也要保持跟任务责任人的沟通，不要在没有商量的前提下，自行决定，为以后的矛盾埋下种子。
6. 在项目进行中，根据实际情况不断调整
无论事先想得再详细，在实际工作中，还是会发现有遗漏的任务。如果任务较大，较重要，不是一两天内能完成，就要在甘特图中增加任务清单。
项目进行中，太多因素不可控，可能会发生很多预想不到的事情，要根据实际情况不断更新甘特图。信息滞后的甘特图就没有了对项目的指导和监控意义了。
7. 甘特图的优劣
甘特图应用非常广泛，能在各个领域使用。图形化的形式简单明了，很容易让项目经理和高层领导了解项目全局，其他工作人员也很容易看懂工作分配。在制作的过程中，能迫使项目经理和相关工作人员提前详细思考完成项目的步骤。也容易在项目进程中，帮助项目经理监控各部门的实施状况。实在是工作生活必备良药。
但甘特图也有其缺点，比如说工作时间长短不能与实际的工作强度匹配，项目条较长，可能仅仅是该任务比较耗时，而非投入的人力较多。此外，项目的财务成本，作为项目管理需要控制的非常重要的一个方面，在甘特图上无法体现。
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