Outlook Contacts：移动办公:POP3, SMTP, IMAP 和 Exchange 如何选择？

先给结论：如果你是移动办公族，推荐Exchange，使用手机自带的客户端配置，不要使用其他客户端。

很多公司使用QQ或者其他互联网公司的企业邮箱服务，而不是自己搭建邮件服务器了。只有在使用Exchange的情况下，会同步你的邮箱通讯录（注意不是手机通讯录联系人）到手机通讯录，这样有什么好处呢，对于商务人士，经常接触大量的客户，名片几百张，但是这些“关系”何时发生互动，其实自己不知道，也无法预测的。我就多次接到过两年前参加活动交换名片客户的电话，我在第一时间叫出了客户的名字，客户的反应是“您还记得我呀！”。对，要的就是这个效果，我们的潜意识里，熟人才是会熟练记得的。因为我们记得彼此，所以我们是熟人。中国社会，熟人和陌生人的心理距离，合作难易程度，你懂的。

设置方法：

实际上，我并不记得，手机里有将近4000个联系人，6000+电话，接到电话的第一时间，我还在想这个人是谁呀？我的操作是会打开免提，保持通话，同时查阅手机通讯录对于这个联系人的备注。好记性不如赖笔头，在信息世界，好记性不如好习惯+好工具。这么多的数据根本不是我们能记住的。

我在收到名片后，会使用名片全能王拍摄一下，这样就会自动保存到手机了。注意，大部分人的手机默认通讯录账户是手机品牌厂商的账户，比如小米手机，默认的手机账户是小米账号，苹果的默认账号时苹果账号。所以，默认的名片全能王会保存识别出来的联系人信息到本地账户，比如我的，就是会自动保存到小米账户。

如何降低办公过程中的屏幕切换？

那么，问题来了，如果你在电脑端办公，频繁的去手机上调阅联系人信息是比较低效的，因为你要切换屏幕，传输数据。这就是我们为什么要选择手机自带的邮件客户端来配置邮件了，因为自带的邮件客户端是有权限往手机通讯录里写入联系人，日历信息的。这些信息是和网络上的同步的。第二条就是这些客户端的配置方式必须选择Exchange，如果你选择POP和IMAP都是客户收发邮件没问题的，但是联系人，日历这些重要的商务用途是不在移动端支持的，所以这就是我为什么不用手机QQ邮箱客户端在手机上处理商务邮件的原因。

继续说协同办公的问题，在使用手机自带客户端配置好邮箱之后，会在手机通讯录里面增加一个邮箱账户的通讯录。

一般手机的默认显示联系人是显示全部账户，比如微信也有联系人是显示在手机通讯录里的。

在这些都配置好之后，我们使用名片全能王拍摄名片，

拍摄完保存的时候会提示你保存的通讯录名称，也就是有默认的小米通讯录和你刚设置的企业通讯录。

对于我来说，我是习惯把个人的通讯录，朋友，家人和工作的通讯录分开保存的。这样我在电脑办公的时候就不用担心我的个人通讯录被默认的同步到公司的邮箱服务器了。另外，这样也方便分组管理。按照如上的方式选择好企业通讯录之后，这样通过手机保存的信息就会自动通过Exchange的邮件服务器同步到你的网络端，也就是你在电脑办公的时候可以更新到最新的的名录了。

更新之后的好处是什么

第一，你再也不怕手机丢失了找不到你的客户了。去年我在上海出差，一个不小心，电脑进水了，开不了机，我找了一台备用机，五分钟就恢复了正常办公。《一万块钱买回的通讯录》

第二，协同办公：比如你在办公室有个小助理M，你微信发给她通知，给X集团的王总发一份报价，M先要王总的邮箱吧。一般的来说，她会问你要，领导，王总联系方式您发给我一下，于是乎，你又把王总的联系方式发给M一份。体验还可以接受。如果，我是说，如果，对于比较NB的销售，一天有20份合同要签的话，M一会儿一个电话，微信问你要客户资料，你咋办？是不是这样的协同比较低效？有办法呀，你可以把你的通讯录分享给你的小助理M妹妹，她只能查阅，无权限修改。就可以根据你提供的关键词搜索到完整的客户信息了。这个时候，你们协作的画面是这样的：“M同学，帮忙给知乎的李总发一份公司介绍PPT”。小美同学到共享的通讯录搜索一下：知乎，于是李总的邮箱，电话，地址全部都有了。是不是很爽，一句话交代完所有的工作。而你手机上其他生活联系人，M同学是不会看到的。

这就是我们之前讲到的，用一个关键词提取到所有的关键信息，通过自己的信息完备性加上协同，直接帮助别人建立了完备性，效率提升，错误率降低。

前面几篇讲了outlook contact的应用和功能，下一篇讲共享联系人，协同办公的应用，助你凌波微步