Excel会为某些输入的数值自动应用数字格式。而在大多数情况下，用户输入到单元格中的数据都是没有格式的。这样的数据缺乏身份标记，无法直观地告诉用户自己究竟是一串电话号码、一个日期，或是一笔金额，还是一个比率。
为了帮助用户提高数据的可读性，Excel提供了多种数据进行格式化的功能。除了对齐、字体、字号、边框、单元格颜色等常见的格式化功能以外，更重要的是Excel特有的“数字格式”功能，它可以根据数据的意义和表达需求来调整显示外观，以完成匹配展示的效果。
例如在如图1所示的表格中，A列是原始数据，B列是格式化后的数据，通过比较可以明显地看出：通过设置数字格式，可以提高数据的可读性。
注意：设置数字格式虽然改变了数据的显示外观，但并没有改变其数据类型，更不会影响数据实际值。
Excel内置的数字格式大部分适用于数值型数据，因此称之为“数字”格式。但数字格式并非数值数据专用，文本型的数据同样可以被格式化。用户可以通过创建自定义格式，为文本型数据提供各种格式化效果，如图1中的第15行~第17行所示。
要对单元格中的数据应用格式，有以下3种方法。
（1）使用【开始】选项卡中的【数字】命令组；
（2）快捷键；
（3）借助【单元格格式】对话框。
一、使用功能区命令
在Excel【开始】选项卡上的【数字】命令组中，【数字格式】组合框会显示活动单元格的数字格式类型。单击其下拉按钮，可以选择12中数字格式，不同格式的效果如图2所示。组合框下方预置了5个较为常用的数字格式按钮，包括【会计专用格式】、【百分比样式】、【千位分隔样式】、【增加小数位数】和【减少小数位数】，如图3所示。
在工作表中选中包含数值的单元格或区域，然后单击以上按钮或选项，即可应用相应的数字格式。
关于各个格式按钮的具体作用，如表1所示。
按钮按钮作用
会计专用格式在数值开头添加货币符号，并为数值添加千位 分隔符，数值显示两位小数
百分比样式以百分数形式显示数值
千位分隔样式使用千位分隔符号数值，显示两位小数
增加小数位数在原数值小数位数的基础上增加一位小数位
减少小数位数在原数值小数位数的基础上减少一位小数位
常规未经 特别指定的格式，为Excel的默认数字格式
货币与会计专用格式类似，但货币符号的位置稍有不同
长日期与短日期以不同的样式显示日期
二、使用快捷键引用数字格式
通过键盘快捷键也可以快速地对目标单元格和区域设定数字格式。常用的一些快捷键如表2所示。
三、使用【单元格格式】对话框应用数字格式
如果用户希望在更过的内置数字格式中进行选择，可以通过【单元格格式】对话框中的【数字】选项卡来进行数字格式设置。选中包含数据的单元格或区域后，有以下几种等效方式可以打开【单元格格式】对话框。
（1）在【开始】选项卡的【数字】命令中单击【对话框启动器】；
（2）在【数字】命令组的格式下拉列表中单击【其他数字格式】项；
（3）在键盘上按组合键；
（4）单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“设置单元格格式”。
打开【单元格格式】对话框后，选择【数字】选项卡，如图4所示。
【分类】列表中显示了Excel内置的12中数字格式，除了“常规”和“文本”外，其他每一种格式类型中都包含了更多额度可选样式或选项。在【分类】列表中选中一种格式类型后，对话框的右侧就会显示相应的设置选项，并根据用户所做的选择将预览效果显示在“示例”区域中。
例1通过【单元格格式】对话框为数值设置数字格式
如果要将如图5所示的表格中的数值设置为人民币格式，显示两位小数，负数显示为带括号的红色字体，可按以下步骤操作。
步骤1选中A1:A5，按组合键打开【单元格格式】对话框，单击【数字】选项卡；
步骤2在【分类】列表框中选择“货币”，然后在对话框右侧的【小数位数】微调框中设置数值“2”，在【货币符号】下拉列表中选择“¥”，最后在【负数】下拉列表中选择带括号的红色字体样式；
步骤3单击【确定】按钮按成设置。格式化后的单元格显示如图6所示。
【单元格格式】对话框中12类数字格式的详细解释如表3所示。
数字格式类型特点与用途
常规数据的默认格式，即未进行任何特殊设置的格式
数值可以设置小数位数、选择是否添加千位分隔符，负数可以设置特殊样式（包括显示负号、显示括号、红色字体等几种样式）
货币可以设置小数位数、货币符号。负数可以设置特殊演示（包括显示负号、显示括号、红色字体等几种样式）。数字显示自动包含千位分隔符
会计专用可以设置小数位数、货币符号，数字显示自动包含千位分隔符。与货币不同的是 ，本格式将货币符号置于单元格最左侧进行显示
日期可以选择多种日期显示模式，其中包括同时显示日期和时间的模式
时间可以选择多种时间显示模式
百分比可以选择小数位数。数字以百分数形式显示
分数可以设置多种分数 显示模式，包括显示一位数分母、两位数分母等
科学记数以包含指数符号（E）的科学记数形式显示数字，可以设置显示的小数位数
文本将数值作为文本处理
特殊包含了几种以系统区域设置为基础的特殊格式。在区域设置为 “中文（中国）”的情况下，包括3中中国特有的数字格式：邮政编码、中文小写数字和中文大写数字
自定义允许用户自己定义格式，其中Excel已经内置了部分自定义格式，内置的自定义格式不可删除
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