为什么时间管理上讲优先做的事情是最重要但不紧急的事情?

时间管理理念中,四象限工作法最让人追捧,那么四象限工作法是什么呢?

四象限工作法是指在工作中按照重要和紧急两个不同的维度,对事情进行划分,可分为四个象限:重要紧急、重要不紧急、紧急不重要、不紧急不重要。

第一象限

这个象限包含的是一些紧急而重要的事情,这一类的事情具有时间的紧迫性和影响的重要性,无法回避也不能拖延,必须首先处理优先解决。它表现为重大项目的谈判,重要的会议工作等。

第二象限

这二象限不同于第一象限,这一象限的事件不具有时间上的紧迫性,但是,它具有重大的影响,对于个人或者企业的存在和发展以及周围环境的建立维护,都具有重大的意义。

第三象限

第三象限包含的事件是那些紧急但不重要的事情,这些事情很紧急但并不重要,因此这一象限的事件具有很大的欺骗性。很多人认识上有误区,认为紧急的事情都显得重要,实际上,像无谓的电话、附和别人期望的事、打麻将三缺一等事件都并不重要。这些不重要的事件往往因为它紧急,就会占据人们的很多宝贵时间。

第四象限

第四象限的事件大多是些琐碎的杂事,没有时间的紧迫性,没有任何的重要性,这种事件与时间的结合纯粹是在扼杀时间,是在浪费生命。发呆、上网、闲聊、游逛,这是饱食终日无所事事的人的生活方式。

关于第二象限法,实至名归,在四大象限法当中具有优先权,换言之,它在我们的时间管理理念中是值得我们更为关注的一个象限原则。

拆开来看,最重要不紧急的事情有哪些呢:

1.时间跨度超过3个月的某项具体工作

2.人际关系的维护

3.能力的培养

4.对于事业、人生的规划,例如写书

5.六分之一思考结晶

6.007不出局日期逢7倍数作业坚持

……

这些类似具有长期规划的事,如果一直不做,可能看不出什么影响,因为你已经适应了你原本的生活,生活的惯性让你感觉不出来会有什么变化。

但没有影响,也是最大的影响,你不会进步、不会提高、不会有所积累、也不会有所成就。

这些事重要不紧急,说明此类事情给予你的不是及时反馈,它需要一段时间的积累、沉淀、坚持。这些需要时间投资的事情,它的影响也不会立马看出来,1.01的复利力量,只要时间才能显示他的威力。

这类事情就是包含着你的人生质量,你的智慧,你的外表,你的人际,你的收入增加,你的体验扩展,时间管理中的一个误区就是只把事情做完,应该先理清思路,想清楚你要什么,就是对你来说重要的事情是什么,也许现在看来并不紧急。

你的人生质量都是由这些半衰期很长的事情组成的。这些事情做一两次是看不到效果的,只有回头看,你才知道自己走了多远。大家都知道这些很重要,可是因为不是迫在眉睫,所以常常避重就轻。

事情重要说明不得不干,不紧急说明不需要立刻、马上就干。我们可以将其分解开来理解。

1、优先完成重要但不紧急的事情体现的是要事第一、预防为主的原则,关于这个原则,史蒂芬·柯维在其《高效人士的七个习惯》这本书的第三个习惯中进行了深刻的阐述,以重要但不紧急的事作为优先做的事情,可以省掉那些花在不重要的事情上面的时间,让自己有更多的时间做更多的重要但不紧急的事情。

2、凡事预则立、不预则废讲的也是这个道理,优先完成重要但不紧急的事情可以减少重要而紧急的事情出现,避免成为像“救火队员”那样始终在和时间赛跑、疲于奔命的人,将紧急“救火”工作变成日常“防火”工作,减少重要且紧急的事情发生。

3、可以锻炼自己规划的能力。因为要做重要并且不紧急的事情,就必须清楚的知道哪些是重要的事情,知道并不够还得规划时间来完成,寻找更优的方法,提高效率。

4、有利于提高成功的概率,当你有大把的时间可以将重要的事情进行反复的思考、预演,那么这些事情成功的概率就肯定高很多,就像下海游泳,你什么装备都没有,而别人早就做好攻略,带好了装备,你肯定比准备了的人淹死的概率高很多。

时间管理当中还有部分理念提及按照重要紧急进行事情的优先级排序,现实是先处理紧急情况,或者紧急和重要可以一块进行

把紧急的事情进行处理就会学到很多,关键是从认知上改变。

李开复说,每个人都有许多的紧急事和重要事,想把每件事都做到最好不切实际。因此,可以把“必须做的事”和“尽量做的事”分开。把必须做的事做到最好,尽量做的事尽力而为即可。要保护自己的时间,尤其需要有足够的时间做那些“重要事”。处理好紧急的事情才能做好重要的事情。

列出待办事项清单和完成事项清单。待办事项清单用来提醒你要做的事情,完成事项清单用来审视你的时间安排。列待办事项清单时,可以把每天要做的事情列出来,并且排好优先次序。列完成清单时,认真回忆记录自己今天做了什么,以及花费了多少时间,然后每周或每月总结这段时间做了什么,反思自己的时间分配是否合理。

注重提升效率。提升效率,一是要注意通过锻炼身体等方式来保持体力,二是要确保自己的专注工作时间不被打断。比如可以设定一段时间,在这段时间内专心做一件事情。在这个过程中,如果大脑中冒出其他事情或一些点子,可以先写到纸上,然后继续做自己手上的事情,等事情做完之后,再来处理这些记下来的事。

时间管理里面提到了重要紧急二分四象限所有人达成的一个共识是:对于每个人来说最重要的就是重要而不紧急的事情,这是为什么?

1. 从时间层面来讲。重要紧急的事情过去曾经是重要不紧急的事情,对于当下来说,即使我们想做好也没有时间重新调整了。但是重要不紧急的事情却有充足的时间来重新布局和完善,如果做的好将取得超预期的效果。

2. 从经济层面来讲。重要紧急的事情就是我们目前赖以生存的技能能够处理的事情。但是如果我们想要获得更好的经济待遇,就要学习新的赚钱技能,这就是学习那些目前不经常使用技能的原因,目前不赚钱不代表未来不赚钱。如果吃老本,我们会被社会发展所淘汰。

那如何把重要而不紧急的事情做好呢?

1. 首先要做好对自己未来的规划,未来是可以管理的。关键在于你计划了没有?你3年之后想变成什么样子?你5年之后工资能达到多少?如果我们不给自己设计一个人设,那我们将成为平凡的路人甲。有了人设,并且为之付出才能成为somebody。

2. 其次要落实计划。对于没有及时回馈的不紧急事务,很容易松懈,当我们偷懒之后也不会得到任何惩罚,这样更加容易导致放任自流,每次到年初的时候总是看到大家调侃:把去年的计划拿出来改个年份就能接着用。这就是不老老实实每日做功的结果。在落实计划的过程中当然是无趣的,有很多时候是很痛苦的,逃避痛苦就是逃避成功。

3. 要会使用时间、精力和金钱。

①这个象限的学习提高是需要投入的,如果想不花一分钱,纯靠投入时间来获得新的赚钱技能,那几乎是天方夜谭。

②时间的使用方面也有一些小技巧,工作之外的大块时间要用来做这个象限的事情。碎片时间处理其他事情。不要忽略家庭时间的投入。③精力的使用方面需要我们对自己进行画像,我们在一天中哪些时段效率高?哪些时段效率低?人只有了解自己之后,才能有效的发挥自己的能力。

4. 要懂得放弃。这个二分四象限工具的另一个隐藏的精髓是分类。不仅在计划的时候要区分好每个事情的属性,也要在每日的执行中对手头的事情进行分类,分类了之后就按照这个原则来做:重要紧急的事情优先做,重要不紧急的事情重点做,其他的事情别做。

由此言之,在时间管理理念的四大象限工作法中,重要而不紧急的事务,是我们人生的重心,有此时间管理理念与我们相伴,管理未来,未来就可期。

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