字节跳动5万人在家办公，效率不降反升的故事
内容来源 ： 2020年2月9日晚，字节跳动副总裁谢欣在飞书公开课的直播中进行了题为“字节跳动5万人在家办公背后的故事”的精彩分享，笔记侠经主办方与讲者审核，授权发布。
讲者简介： 谢欣，字节跳动副总裁、飞书负责人。
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活动笔记组织管理
本文优质度：★★★★★+ 口感：汤圆
笔记君邀您，阅读前先思考：
在家办公，如何确保高效协同？
如何让线上办公变得轻松自然？
如何提高开会效率和会议质量？
今天我要分享的是：字节跳动5万人在家办公背后的故事。
一、在家办公，要高效协同
字节跳动的5万人是怎样过春节的？
对外，我们做了许多与社会责任相关的事情，比如邀请用户在抖音上免费看《囧妈》、在第一时间捐款2亿元，同时为一线医务人员成立“字节跳动医务人道救助基金”等等。
对内，我们也做了大量与疫情相关的应急保障工作，比如疫情监控、办公室消毒、心理咨询、健康报备等。
由于突发疫情，很多同事都要在家办公，那么如何进行高效协同呢？
首先，把基本工具准备好。
针对部分同事回家没有带电脑的情况，我们的IT团队从工位上或者库存里找出上千台电脑寄到各地；也有个别同事到了其他国家，我们就通过字节跳动的海外办公室调用电脑，寄到他们手中。
同时，每个人在家办公的环境也不一样。
通过同事们的照片，大家可以看到这些五花八门的办公环境：有的人跟猫猫狗狗一起工作，有的人在室外办公，还有的人在衣柜里办公。
在这种情况下，我们如何保证远程高效协同呢？线上工具很重要。
比如疫情期间，我们要统计5万名员工的健康状况和所在地点。起初，我们让大家主动上报，随即发现两个问题：第一，上报比例不高；第二，数据庞大而且杂乱，无法使用。
所以，大年初一，我们决定开发一个“健康报备”的应用，辅助员工填写健康信息。
时间非常紧张，我们需要在两天内上线这个产品，同时提供给外部使用飞书的企业。
具体怎么做呢？我们动用了数十人，在数十个城市远程联动，在线协同办公。比如我们用文档拆解任务步骤，通过排期表让每个人看到任务进程，同时通过各种反馈群，接受大家的意见。
最终完成的“健康报备”应用里，每天会有一个机器人提醒你填写健康信息，如果没有及时填写，会反复提醒；如果还没有填写，会加急提醒。团队的领导也能看到自己团队成员的填写情况，还可以提醒自己的成员尽快填写。
最终，在大年初三，我们按时上线了这款产品，随后我们整个公司的填写率接近百分之百。
两天时间，通过数十人的远程协作，我们终于将这款产品开发出来。这个快速响应背后，其实是字节跳动对工具的投入和应用。
二、字节跳动为什么做飞书？
1.沟通工具
对工具的投入和应用，我们从一开始就给予了非同寻常的重视。在日常工作中，每人每天要使用大量工具，我们认为，每件工具只要改进5%，就能对公司效率产生巨大影响。
字节跳动更换过多款沟通工具。
因为我们认为，沟通对于信息的创造、分发、流转和消费至关重要，甚至是公司最重要的一个通用工具。
字节跳动自成立以来，每个时刻都在努力使用我们认为最先进、最好用、最适合的工具。
最开始我们使用的是Skype，接着是微信企业号、Slack和钉钉，随着公司的发展，我们发现这些工具都不能完全满足我们对于协作效率的要求，于是就自主开发了“飞书”这款工具。
飞书从一个沟通工具开始，慢慢变成了一个很完整的办公套件，目前公司5万多人、分布在全球50多个国家和地区，主要工作都是基于飞书来完成的。
2.协同文档
除了沟通工具，我们的协同工具也经历了同样的变迁。
我们公司最早使用的文档也是Word，但是很快发现Word、Excel这种本地工具不便于协同，所以我们换上了主流的在线协同文档。
但在很多时候，主流的协同文档还是不够好用，它的思路从10多年前发展到现在，基本没有太大改变，所以我们做了自己的飞书文档。
飞书文档也是协同文档，很便捷、很高效，同时支持电脑端和手机端，还有很多新功能。
举一些我们平时用得比较多的功能。
我们做了表情符号的快捷回复，防止太多人回复“收到了”，形成信息打扰。
我们还做了@某个人的功能，在协同文档里，被提及的同学能够收到通知，进来参与讨论。
文档还可以进行评论和整理，评论里也可以邀请某个同学；将文档整理到目录里或文件夹里，更便于使用。
3.日历
我们还开发了一个“日历”产品，它的功能比较强大，可以方便查找其他人的空闲时间，以及这个时间段能够使用的会议室。
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对于我们的成员来说，一辈子平均也就超不多3万天，大概82年。如果按天来计算我们的时间，你会发现每一天都值得好好规划和利用，更何况我们的团队时间呢？
对于一个管理者而言，日历也是一个很好的分析和管理工具，你可以通过团队成员的个人日历，判断出目前大家的精力分配、资源投入、系统运转等内容，然后进行宏观和细节的调整和管理。
而且在当下，我们可以在日历上快速创建群聊，进行音/视频会议，这是现在的一个刚需。
4.线上办公室
同时，我们针对“在家办公”的需求，做了“线上办公室”，让大家在家也有“一起工作”的感觉，而不是“开一天会”的感觉。
同一个团队在同一个群里面，打开“线上办公室”这个功能后就可以进行语音沟通。语音可以一整天都开启但默认静音，大部分时间没有什么人说话，有事情的时候就可以直接沟通：“谁谁谁，你现在方便吗，我们讨论一个东西”。
它并不是那种约个时间开个语音会议的模式，而是模拟了一个办公室的环境，让大家仿佛身处同一个空间，也让沟通变得轻松自然。
这个功能这周才刚刚上线，无论是我们的内部成员，还是外部用户，都反馈在“在家办公”的环境下很受用，因为它使用起来没有压力，也不涉及个人隐私，很轻便随意。
5.思维笔记
说完“线上办公室”，我想说一下“思维笔记”。
我们经常需要一起讨论问题，进行头脑风暴，这时，大家就需要一个可以协同的思维笔记，一边画思维导图或脑图，一边用线上办公室讨论，还可以互相评论。
这也是一个非常实用的功能，因为一般打开视频会议，没有办法实现同时协作画思维导图，而我们的思维笔记可以很好地解决这个问题。
三、不需要PPT的会议
1.飞阅会
接下来，我想重点说一下我们的开会模式，我们现在的大多数会议都采用“飞阅会”模式，这是“飞书阅读会”的简称。
很多时候我们都觉得开会效率低，这和传统的开会方式有关。一般开会时都是一个人上去讲PPT，大家在下面听，有的人听得懂，有的人听不懂，有的人觉得讲得慢，有的人觉得讲得快，这样就影响了效率。
我们在摸索了很久之后，总结出一套办法，也就是飞阅会模式。
第一，通过日历找到大家的空闲时间，自动创建会议群。
第二，在开会前，需要一个人把本次会议的议题清晰完整地写出来，通过文档发送到会议群里。
第三，会议的前15分钟到20分钟，所有人一起默读这个文档，读到哪里有问题，就用评论功能写出来。
我记得特别有意思的是，第一次参会的新同事都觉得非常懵，怎么会议开始了十多分钟都没有人说话。实际上我们就是在读文档、写问题。
第四，当文档的作者收到评论提醒时，也会用文字来回答。如果这个会议的主持人回答不了这个问题，他就会在评论上面@其他人来回答。就算是没有参会的人也可以@他，他会在手机上收到这个通知，到这个文档里来回答问题。
第五，默读结束后，会议的组织者说“我们进入会议的第二步”，开始语音回答问题，将刚才大家在文档中提出来却没有回答清楚的问题全部过一遍。再看大家有没有其他问题。
这个过程中，大家可能会有一些互动和讨论，全部问题回答完之后，这个会议就结束了，这就是一次“飞阅会”的完整过程。
这样的会议模式和传统的PPT会议模式有什么区别呢？
首先，它非常聚焦，没有什么可发散的内容。大家不会跑题，因为整个讨论都围绕问题来进行；
其次，会议的全过程都会通过文档被记录下来。即便没有参会的人，也可以通过文档完整地了解会议过程。
“飞阅会”这个模式是我们迭代了很久才形成的，实施起来挺难，但是效果非常好。当我们适应了这个模式之后，就受不了以往讲PPT的模式了。
2.目标管理
再延展一下，我们公司其实一直都习惯远程办公，而我们在远程办公中很早就使用了OKR进行目标管理。
因为在远程办公中，每个成员的工作过程是不可知的，而OKR是一个注重结果与关键目标的工作方式，在对齐大方向的基础上，自己去思考实现的路径，设定目标和关键任务。也因为是自己设定的目标，在执行过程中员工会更加积极主动，并能更好地发挥自己的创造力。
通过目标管理来实现协作与效率问题。
还有一点经验想分享给大家，短期在家办公时，我们可以运用OKR，针对性地设立一个目标，就像打一场仗一样，设立项目、发起战役、明确目标、一起冲锋。
这个过程中你不必要求每天应该干什么，但是可以激励所有成员都像打仗一样完成目标，这对短期在家办公很有帮助。
四、工具的情感与人文
最后，还有一点很重要。虽然我一直在做工具，但是我能感受到，工具本身很难直接表达丰富情感，我们还要做很多人文的事情来帮助团队建立感情。
各个团队都有自己的活动方式。
比如，对于入职满周年的同学，本来应该在公司集体庆祝，那么在家办公时，也可以通过线上视频的方式来组织大家庆祝。
还有些团队会在晚间一起娱乐，比如线上打游戏、K歌等等。
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抖音团队就有一个非常有趣的“线上开工仪式”，这个开工仪式非常正式，同学们不仅要认真地洗脸、刷牙，还要洗头。洗头很关键！因为抖音里有句话说得好：“如果你关爱你的同事，洗头是最直接的告白！”
他们在每天视频打卡的时候还有一个口号，叫做：“人散，团魂不能散”。
这次疫情对全国的影响都非常大，但是我们相信疫情一定会被战胜，在此，我们也致敬所有还在维护社会运转、守护员工健康的组织和机构。
同时希望我们探索出来的工作方式也能帮助到其他公司。
现在中小企业遇到的发展困难还是蛮大的，所以今天我们经过非常认真的讨论，决定给中小企业提供一个额外的福利：在我们通用的功能之外，为他们提供飞书商业版本的三年免费使用权，希望可以为中小企业提供便利，也为社会尽一份力。
我们各自尽各自的努力，一起来帮助社会发展得更好。
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