职场进化-提高时间管理效率的四个步骤

时间管理的有效性对于工作的满意度提升有至关重要的作用。每个人可能都知道“时间管理很重要”这句话，但是可能如何真正做到有效的时间管理还是需要有行之有效的方法。

彼得 •德鲁克的时间管理方法中提到，想要有效管理时间 ，可通过 4步骤达成 ：首先要记录和分析自己每天的时间支配情形 ，找出浪费时间的元凶 ，然后集中时间做最重要的事 。（彼得 •德鲁克生于 1909年 ，于 2005年 11月 11日辞世 ，素有 “管理学之父 ” “大师中的大师 ”等美誉 。早在 1966年 ，德鲁克便指出 ，主管的首要之务是获致成效 ，而获致成效的第一关键 ，则是管理好自己的时间 。）

Step1. 详细记录时间运用情形

Step2. 系统化管理时间

Step3. 找出完整的时间区块

Step4. 重要的事最优先 ，一次只做一件事

提荐理由: 我平时时间管理就是这些步骤，行之有效，有人说伟人就是将共性的东西提练出来，我信了，推荐给还在摸索中的大小朋友。单纯上面四个步骤对某些朋友可能还是太抽象了。下面稍微拓展一下，便于更好的理解与应用。

时间与我们

时间管理 Step1 ：详细记录时间运用情形

强调"记录"两个字，一定要动笔，将所有的的活动记录下来。可能有人比较信任自己的大脑，但是仍然需要记录下来。一是因为我们的大脑是有欺骗性的，对待一些边界是一种模糊的区间，只有记录下来了才可以清晰准确的看到界限。二是记录下来才可以全局来分析每项时间的分配。进行逐项分析与评估，并模块化的调配与优化。

过去的经验是: 一旦形诸文字 ，几乎毫不例外地会发现自己把时间用在许多枝微末节的事情上 。唯有通过切实记录 ，并且反复地省思自己的时间支配情形 ，才有可能重新思索和安排自己的行程 。

记录的时间区间，可以根据所工作职责的复杂程度，分选一日为期(15分钟至30小时为一个计录区间)、一周为期和一月为期。再超出的话就是三个月计划以及半年计划了。时间越长，子区间越大。

所以可以看得出，好的时间管理，就是将长期计划分解为短期计划以及目前的执行计划。

时间管理 Step2 ：系统化管理时间

第二步，找出无效的浪费的活动，尽量避免。

对逐项活动进行评定，归属于以下哪一类:

1. 这个活动是不是必须要做，不做会如何？(该评定来对活动的优先级进行定义)

2. 这个活动是不是必须本人来做，可否授权他人来做？(资源的调配，寻求团队支持)

3. 这个活动是不是可以优化，提高效率？是否可以分解，再进行资源的合理配置？尤其是多人参与的活动，事先的合理规划与沟通，可以提高整体团队的效率，更能达到寻求的效果。

例子: 很多新销售见客户控制不了节奏，是因为客户对时间计划一无所知，怕太拖踏，在沟通过程中难免急躁。如下图所示，如果在与客户进行沟通，主要谈论的话题以及时间分配，再见面后的整个会议节奏会相当从容。

会议前沟通邮件

时间管理 Step3 ：找出完整的时间区块

承担的责任越大，就越千头万续，越忙碌，也就越需要设定一个独立的完整时间，高效地处理事情，每周一天或者每周半天，完全隔离外界，高效专注地处理重要事宜。

设立重要活动的节点时间期限非常重要，也行之有效，可以将事情分成小的模块来执行，以确保在要求的期限内可以成功实现目标，避免"惊吓"。

德鲁克指出 ，有效的管理者永远都会控制自己的时间 ，不但会连续记录日志 、定期分析 ，还会为重要活动设定完成最后期限 ，以了解时间是否在掌控范围内 。

时间管理 Step 4 ：重要的事最优先 ，一次只做一件事

前面的三步都走完了，分析了活动，区分了重要程度与优先级，接下来就是执行了。一心不可二用，越专注效率越高，既便是再忙，也要将活动细化到最小时间区间内执行内容，一次只做一件事，既高效质量又好。

以上四个步骤走完，整个时间管理就形成了闭环，不断的滚动练习，时间管理效率自然而然会提高^_^