老外教我的三步曲式PPT报告方法

我所在的中外合资公司的老板是个瑞士人，非常敬业。现在回想起来，跟他一起工作的那段时间里，潜移默化地也学到了很多东西，虽然老外跟我们有很多文化上的差异，但是他们的严谨程度，的确令人望尘莫及。

合资公司的总部在欧洲，每年老板都要向欧洲做N多汇报，报告内容包括公司日常工作进展、组织结构和人员变动情况、项目进展、成本预算及核算等，报告的形式就用Powerpoint，即我们说的PPT。

做报告用PPT，是一种很方便的表达形式。用很少量的文字、大量的数据、很好理解的图表以及容易分辨的各种颜色，能够清晰地展示足够多的信息量，报告内容一目了然，还有一个好处就是不枯燥、能够吸引住人的注意力。

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01 格式版面

用PPT做工作报告，格式、字体、序号、版面上的颜色都很有讲究，每个公司的报告格式通常是公司统一规定好的，只需根据报告需求进行少量调整。

用PPT视图菜单中的幻灯片母板功能，就可以对格式进行统一设定，以备未来工作中的反复应用。

一般工作报告的版面要简洁大方，颜色庄重，不能太花哨。下面的是某个公司的例子：

报告封面

报告正文

报告的格式，不同的公司有不同的要求，遵照公司的习惯就很好。

02 拘小节

做PPT工作报告，非常忌讳出现小节上的错误，比如：错别字、大小写不分、多余的空格空行，线条粗细不一致，框图排列不整齐等等。

虽然这些都是非常小的细节，很容易被忽略，但是却是非常重要的“外貌”。

有一次，我拿了一个中国供应商的英文样本给老外，里面有很多技术术语，中国人写英文样本的确很困难，我自认为是可以理解。

虽然供应商的英文样本排版还不错，但是，里面夹杂了至少三处以上的拼写错误，还没看完，老外就当着我的面直接把样本扔进了垃圾桶里。作为中国人的我，当时脸上感到非常没有面子。

老外说，做出这种质量的样本，产品质量一定好不到哪里去，我们不用这家供应商的东西。

其实，我们很容易发现，进口的产品，会随带着有很多文件，产品说明书、操作手册、质量文件、包装箱单等，先不说产品本身的质量，那些随机的文件的质量就非常讲究，让人联想到产品本身的质量也一定很有保障。

凡事认真一点儿，体现出来的是高素质、高修养，真得要重视起来才能把自身真正的高水平体现出来。

03 三步曲

作工作报告，重要的是如何一目了然地、醒目地展示出报告的主要内容，老板通常想要看到的是工作的最后成果如何，至于工作的过程和细节，只有需要的时候才会关心一下。

我做PPT报告的三步曲，也是老外老板那儿偷来的。主要是这三大步骤：

第一步：背景介绍。工作背景介绍，是为了让繁忙的老板，很容易地进入报告状态，了解所报告的工作的基本信息。

第二步，总结和结论。把这一部分，提到前面来，目的是为了把冗长的工作过程之后得到的结论先呈现在老板面前，让他很快地看到工作的进展和成果。

第三步，工作的细节。有很多时候，老板对工作过程和细节并不关心，他所要的是工作结果和工作结论。只有当老板需要了解详细细节的时候，再展示这个部分。这部分是对报告总结和结论部分的详细论证过程。

报告结构大致是可以分成这三步，针对不同的报告内容，可以进行适当调整，灵活应用，也可以是多个三步曲的组合。

04 报告逻辑性

用报告展示的，是主要的工作成果，对每项工作成果，都需要用数据和例证支撑。没有可信的数据和例证，就没有足够的说服力。

除了可信的数据和例证，报告内容之间要有很强烈的逻辑性，跟写一篇议论文一样，要有论点、论据和结论，材料之间彼此互相支撑，论证过程一环扣一环，最后都归结到结论上，为结论服务。

报告基本逻辑

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报告的终极目标，是让老板相信你的工作业绩，肯定你的工作成绩，报告过程就是用事实证明这些成绩是真实有效的一个过程。

这个过程要求报告版面整洁、结论清楚、论证有力。