《尽管去做》第1，2章 读书笔记

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《尽管去做——无压力工作的艺术》
作者: (美) 戴维﹒艾伦
出版社: 中信出版社
ISBN: 9787800738609

《尽管去做》，英文名是《Getting Things Done》，本书是GTD领域的圣经级别读物，很久之前读过并尝试建立GTD系统，可惜总是马马虎虎收场，最近要认真做这件事情，所以重读这本书，读完前两章并做读书笔记。
第一章是背景介绍，知识时代为什么需要GTD系统；第二章是GTD流程的精简介绍，收集——加工处理——明确意义——行动——回顾。

第一章 新情况，新做法

焦虑是由于缺乏控制力，组织管理、准备和行动不足所造成的。——David Kekich

问题：新的要求，匮乏的资源

工作性质随着工业革命的发展而改变，从最早的流水线到彼得德鲁克所强调的“知识工作”，工作和生活不再有明确的界限。
信息从稀缺到丰饶（硬趋势），要收集到资料无穷无尽；工作从独立分工到强调合作，工作职责越来越模糊。
传统的思维方式、工作方式、时间管理和个人管理方式日趋落后。
过分强调大局观和认清工作的目标和价值观，却不能解决繁琐的工作和应接不暇的任务的困扰。（下文所强调的“从上而下”不如“从下而上”）

承诺：进入”一切就绪的状态”

“心静如水”：一切就绪，不断接纳新的一切事物。（对应于收集并清空收件箱，从而清空大脑）

• 在需要时就进入“高效状态”
  高效状态，心流体验，全情投入的状态。

原则：有效处理内心中的承诺

避免承诺不明确而造成心理压力。

• “知识工作”的本质
  彼得德鲁克：“在知识工作中，任务没有被指定，它需要被确定。‘这项工作的预期成果是什么？’这是一个提高知识工作者工作效率的关键性问题。这个问题可能导致一些极具风险性的决定。通常，没有正确的答案，只有不同的选择。想要获取高效益，一定要明确地认定预期结果。”
• “材料”的转化
  材料Stuff：任何进入你的精神或现实世界中但尚未找到归属的事情，所有你尚未整理出理想的解决方法和下一步具体行动的事情。
  对于很多人来说，大部分的组织管理系统没有发挥应有的功效，原因在于没有首先完成对它们的转化。只要它们还保持着“材料”的身份，人们便无法加以控制。 我们需要把所有我们尽力管理的“材料”转化为可以付诸行动的事务。

过程：管理你的行动

 管理你的行动是管理好你全部“材料”的关键所在。 

• 管理行动是一个重要的挑战
  很多人抱怨“我没有时间去....”，之所以有这种感觉，是因为你根本没有能力一口气完成一项工作，你仅仅能够完成这项任务中的某一个步骤。在多数情况下，很多推动整个工作进程的步骤实际上仅仅需要一两分钟的时间就可以搞定。
  【重要的是每次做一点，而不是尝试一次性做完全部，而每次做一点，需要的是”分段处理“和”确定每一段的行动“。】
  问题的关键在于，他们无法判断下一步需要采取哪些行动。
  事情极少由于时间匮乏而受阻，它们陷入困境往往是由于未能判定行动而造成的。

• 自下而上法的价值
  从当前活动和任务的最底层入手，而不是从个人和公司的任务到工作的目标，再到工作的细节。因为大多数人都陷入繁杂的事务中难以脱身，阻碍了整体看待问题，所以从下而上更容易让我们摆脱混乱的现状。

• 横向和纵向的行动管理
  横向管理：一天都有哪些事情，保证快速的从一件事情切换到另外一件事情。
  纵向管理：针对每一个具体的主题和工作进行深入思考。「第三章的内容，从不同的高度（角度）分析：5万、4万、3万、2万、1万英尺高度和跑道，」

• 主要的变化：把一切赶出你的大脑
  我与其他人迥然不同的做法是，我将所有的“材料”百分之百地存入 一些实实在在的工具篮中，而不是遗留在我的头脑中，并且利用这些工具进行处理。 这一方法适用于一切事务—重大事件或者微不足道的小事，个人的私事或者工作中的 问题，突发事件或者不甚紧急的情况，无一例外。
  【大脑的“工作记忆空间”不足，所以用外在的收集篮可以降低大脑认知压力，保持专注】

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第2章 横向管理工作进程的 5个阶段

无论在什么情况下，我们在工作时都将经历这5个阶段： （1） 收集一切引起我们注意力的事情； （2）加工处理后，确定它们的实质以及解决方法； （3）组织整理得出的结论； （4）把它们列为我们行动的选择方案； （5）行动，这就构成了我们生活中的“横向”管理层，随时添加新事务。
步骤：收集、加工处理、组织管理、回顾、行动

[尽管去做-流程图]

收集

加工处理

Q1这是一件什么事情？
Q2是否需要采取行动？
是》1. 「 清晰定义行动！」你已经承诺完成哪些工作？需要达到什么样的结果？【想到了WOOP，补充：你会遇到什么障碍，然后怎么通过if－then以跳过障碍】
是》2.下一步需要采取的行动是什么？

对于你所进行的任何收集工作来说，这都是一个关键性的问题，如果你的回答恰 如其分，你便掌握了实质性的组织管理内容。“下一步行动”是指那些必须付诸实施的具体活动，它们推动着形势朝着既定目标前行。
做事情时，并不需要花费很多气力，但是在决策行动时，却要求投入大量的精力。【决策》行动】

组织管理

日程表和下一步行动清单，是每日行动管理的核心结构！
下一步行动的种类：将在某一个特定时间或日期发生的事情（计入日程表中），处理越快越好的事情（添加到你的“下一步行动”清单中），等待其他人办理的事情（放在“等候或委托”清单中）。

1.日程表：

你的日程表上一般标注三种情况：

• z 在某一个确切的时间里采取的行动； 【比如约会，请客吃饭等】
• z 在某一个确切的日期里采取的行动 ；【只需要确定哪天完成即可】
• z 在某一个确切的日期里将要获取的信息；

【日程表是神圣的，不要随便将任务放在日程表中。】

2. 下一步行动清单：

你所有的行动提示信息应该记在哪里呢？应该写在“下一步行动”清单中，连同日程表一起构成每日行动管理的核心结构。
任何已经确定的、需要 2 分钟以上才能够解决掉的事情，以及那些无法指派其他 人代理的事情都应该记录在某个地方。
如果“下一步行“”清单达到了50-150件，把“下一步行动”清单进一步地细分 不失为一个理智的做法。【比如细分为电话、工作中的主要问题（以便每周例行会议上使用）；注意细分的原则是什么？基于情景context进行细分！】

3. 不能够立即落实到工作：垃圾、孵化器和参考资料

再重申一次，把那些不必立即付诸实施的事情与需要即刻解决的 问题区分开来是至关重要的。否则，面对堆积如山的工作，你会逐渐地变得无动于衷， 不知道从哪里切入，或者不知道要做些什么。
有两种“孵化器”清单可以应付“不需要立刻付诸行动的事情”，即“将来某时/也许”清单和“备忘录”清单。【定期查阅这两个清单，比如每周回顾的时候进行浏览】

4.参考资料：

不需要采取任何行动，但是都是有重要价值的信息，需要保存。参考资料一定要便于检索。

回顾&检查「万英尺高度」

所谓「检查」，就是每隔一段时间重新去审视整个项目的进展情况，找到不足并及时调整，这是整个流程最容易忽视的环节。而流程管理的重要力量也主要依靠定期回顾体现。
GTD系统成功的关键因素：每周查阅
你应该对所有悬而未决的问题、现行工作计划、下一步行动、日程表、等待清单、将来某时/也许清单进行每周查阅。确保这一周的行动都已经放入系统，解放大脑。
如果你按照我所推荐的方法建立起个人的组织管理系统， 拥有一个“工作任务” 清单、一个日历、“下一步行动”清单和一个“待处理”清单，你大概别无他求了。
你浏览最频繁的是日程表，而且首先也需要检查日程表，日程表提醒了必需在特定日期和时间完成的任务；检查完日程表后，就可以看一下“下一步行动”清单，启动其中的任务，或许你已经使用情境（时间或地点）对人物进行了进一步的分类，那样就更简单一点，直接在相应的情境下行动即可。
除了每天需要根据日程表和下一步行动引导自己做什么，还需要定期查阅其他的几个清单：等待，将来某时／也许清单。

每周查阅的内容：

1. 收集大脑中的所有琐事，将收集来的材料进行加工处理。
2. 回顾和检查系统中的各个清单，进行必要的任务修改和重新分配。

行动

不要跟着感觉走，想起要做什么就做什么，而是要基于事先的计划，跟着计划走。

1. 在某一时刻，采取下一步行动的四个标准（考虑角度）

环境（场景）、有多少时间、有多少精力（工作效率如何）、重要性。
环境：车上、办公室、电话前、在家等，不同环境决定了我们能做的事情的种类；有多少时间：如果日程表显示半个小时后有一个活动，那现在只有半个小时就需要思考做什么最合适；有多少精力：主观上的工作效率，影响应该做什么事情；重要性：下一步行动中各个任务的重要程度优先级，
每一个标准，都影响我们应该选择做哪一个“下一步行动”，当然也可以根据这四个标准对“下一步行动”清单进行分类，但是任务较少时尽量避免。

2. 评估每日工作的3种模式

每日工作有三类事情：（1）事先安排的工作，也就是“下一步行动”和“日程表”中的任务；（2）随时冒出的工作，需要应付的紧急行动；（3）定义你的工作，既包括反思我的工作实质（价值）是什么，我的工作目标是什么；又包括涉及到具体的GTD流程的内容，也就是收集和加工处理材料等。

3. 回顾和检查系统等6个标准模式

从六个角度（高度）来明确生活和工作的意义

• 5万英尺以上：生活
• 4万英尺高度：3-5年的展望
• 3万英尺高度：1-2年的目标
• 2万英尺：责任范围
• 1万英尺：当前的工作
• 跑道：目前的行动。