是什么让半年完成的项目只用了12天

一个销售导向的制造型企业，需要全新的品牌形象，一个国际化的品牌形象来展开新一轮的品牌营销，请注意，我提到的是真正的品牌营销，而非依靠销售员电销的方式，我们一直认为品牌是傲娇的，是值得人们仰视，确又早已把臣服于你的消费者的需求满足了的，也许这也就是那么多企业想要去追求品牌的魔力。

我们组成了一个异地协同的团队，一端是IT，负责网站制作及技术支持，另一端是策划、设计和摄影。限时12天，打造一份企业宣传册，以及完成全新的官网上线（通常这样的项目交给第三方公司，不夸张地说半年也未必能完成）。

针对不同访问端设备调整的网页版本

宣传册部分内页展示

首先摆在眼前的问题，除了这项目的本身问题以外，还有最关键的问题便是，分处异地的两个团队，如何用高效的方式展开协同。E-Mail/即时通讯软件，其实这些都不是展开这个项目的最好方式。因为这些内容的展开，最需要的不是把内容发给对方，而是制定一个合理的双方认同的进度计划，并且对于需要双方各自完成的内容进行规划和探讨，并最终各司其职，保障效果和进度。

做事之前先找到合适的工具，如同合适的鞋子一样

我的脑子里对于这一项目所要采用的一个工具，是有一个雏形的，用最通俗易懂的原理来表达，就是我需要一个.doc(电子文档)，然后是多人可以同时在线编辑，并且加上批注的，在我编辑的时候对方可以实时浏览，并且进行在线的沟通。如果没有这样的一个工具，你可以试想一下，身处数千公里外的一个团队，制定了一个详实的计划或是战略，但另外一个团队在收到这份文档的时候，对此有着自己的看法和调整，等这一来一回的修改结束到双方达成共识，已是数日之后的事了。

上图是我对于展开远程协同工作所需要的工具的雏形

于是我们首先就要寻觅一个合适的协同工具，在经过一片挖掘之后，最终选定了Quip（至于这是一款什么背景的软件，我们就不多细数了，毕竟这不是广告。）

如上图，Quip带来的是与人工作而非与文档建立联系的新工作方式

创建工作组，邀请成员加入

首先下载App（Win/Mac/iOS/Android）,安装后完成注册，建议由一个发起人来完成注册，其他组员分别单独注册，待发起人注册工作组完毕之后，由发起人用电子邮件的方式来邀请组员加入到属于自己的工作组中，工作组建立之后，便可以确保正常的使用了。

从一份计划开始，在最短的时间内达成共识

我们这次展开的是企业官网的建设项目，首先我们需要制定一个工作计划，由身处两地的团队进行协同完成。接下来我们可以通过Quip开设一个共享文档，进行计划的制定，我用一张图来表示计划制定时的效果。你可以看到当一方正在编写计划内容的时候，另一方可以实时浏览撰写内容。这大概也算是一种文字直播吧。

上图能看到我在访问计划时，另一端的伙伴正在实时编辑

“具体问题具体分析”———这永远是一个真理

我们可以用勾选已完成的任务，从整体上把控协同工作的推进效率，并且在一定程度上进行互相督促。另外就是我即将要重点介绍的批注功能，它可以像即时通讯工具一样便捷，针对每一条具体的内容进行单独的沟通，内容不会混乱，这也是我们不推荐纯粹的即时通讯工具作为沟通工具的重要原因。

对某一单点问题进行讨论，这样的讨论可以通过即时聊天的方式实现

互相监督鞭策，有利于共同提升效率

团队在协同工作期间，如果能够互相监督，并且督促对方，那是非常有利于效率提升的，所以当你的计划天天暴露在对方的眼前时，再不完成那真是天理不容的事。而且判定阻碍产生的难度也将大大降低，谁没做，谁拖拉了进度，一目了然。

当你看到对方逐一打勾的时候，你怎么能拖后腿呢

写在最后，大多数国内的团队，尤其是由老板发起的任务，通常在一个会议结束后都会无果而终，最后反复开会的目的就是为了让团队成员去认领任务完成，再三督促，最多只能确保任务的完成度，但却再也无法进一步提升任务完成的质量，以及参与度。所以很多时候是工作方法出现了问题，而不是仅仅某个人或是团队的问题。试想，如果老板发起的任务由会议结束后在Quip分配任务，并且在Quip内进行专项的讨论，那么结果以及行动跟踪都会非常到位。

见过很多这样的文章或书籍，但其实我们更缺乏好的工具来确保质量

不过无论是什么工具，最重要的还是人本身，我们务必要养成好的工作习惯，工具在一定程度上是帮助我们更好地去完成工作，不能说工具就是代替一切的东西，如果我们不作为，那再好的工具也是摆设。在使用Quip的这段时间里，我觉得最重要的还是促使自己一直保持着高效的工作习惯。