谈谈文件电子化，模板化的优越性

今天又是随便写点东西。写这个主要是因为前段时间给一个朋友培训工作管理的时候，发现她的手写笔记，收集起来都好几个本子了。我们聊到你怎么不把这些笔记全部电子化。她说，手写笔记怎么电子化？我就来劲了。

直接讲主题：

一、更强的搜索性

所有纸质文件只要做好目录检索，同样也有很强的搜索性。但是却不能与电子化后的文件相比。这种感受不需要多说吧，平时文档里的搜索能一点即达，而纸质则不能。如果你平时有用到印象笔记的扫描功能，将纸质文件扫描进去印象笔记存放，利用印象笔记的OCR识别技术，就可以对电子化后文档进行关键字搜索，如果怕搜索不能百分百准确，更是可以利用标签，或者自己增加关键字来提高准确度，我之前发过的文章就有讲过标签怎么用了。刚刚讲的是纸质文件电子化。

例如：以下就是对电子化文件的OCR识别，只要出现“品质部经理”的字样，就会识别到。

关键字搜索

接下来讲讲什么是模板化。其实模板化这个很好理解，就我个人而言模板化就是将同类型的文件，或者是表格类型的文件，日常需要用到的记录文件摘取关键内容后，针对关键内容建立更直观的视觉表格，然后存放到印象笔记里面，模板化的更容易管理。

例如：每个月都有隐患管理，我只要个模板化的表格与纸质同步就可以了。于是就有下面的模板↓

模板化的关键内容

二、超强便携性

这个不需要怎样多讲了。电子化的文档与笔记，都存放在手机或者平板里面。出差、旅游都是能少带点就少带点的。有时候你外出旅游了，什么文件都没有带，同事突然联系你谈工作的事宜，这时候电子化的文件就用上场了。而现在文件电子化确实是一个趋势，因为在便携性上确实远远超越了纸质文件。

三、视觉管理更舒心

当我们将自己的工作文件都尽量电子化后，更是可以利用笔记软件或者其它管理软件来进行管理，而且用软件来管理，比起纸质来说更容易，视觉感受更舒服。

视觉效果

当然，每一款管理软件的效果都不一样。因为我只用印象笔记，所以本文基本都是印象笔记来做例子，其它笔记软件一样可以有效果的。

电子化、模板化的文件可以为我们的工作、生活带来各种方便，方便到出门只需要一个手机就足够了，以前是怎么样都想不到的，现在我们也是正在往电子化的道路走得越来越远。不过也希望不要忽略纸质文件的重要性，因为纸是最初的文化传承实物载体，它能够沿用这么久，必然是有它的道理所在。下次再讲讲如何管理纸质文件。