万用型App 优先法则！提升产能，节省时间的工作术
万用型App 优先法则！提升产能，节省时间的工作术
在买笔记本时，有一种笔记本叫做「万用手帐」，他里面同时包含了行事历、通讯录，还有各种格式的空白笔记页，我们可以在里面安排任务、剪贴图文、写日记、抄笔记、做计画、记帐，因为无所不能，所以「万用」：
我记得自己学生时代只要一本万用手帐在手，什么事情都能解决，而背后依靠的是我们对笔记本无穷无尽的创意妙用。
然而，我们在数位工作时常常忘了当年「万用手帐」妙用的精神。
于是在手机上为了健康需求安装了一个跑步App、一个饮食纪录App。为了理财需求安装了一个记帐App ；为了时间管理安装了多个待办清单、习惯养成App ；为了规划旅行又多安装了几个行程App ，
实际使用时，却发生一件事情要记在多个地方的窘境，要手忙脚乱才能管理生活琐事，或者有些App怎么用都会半途而废
。
所以，今年初在写完「[生活骇客2]让自己成为一个「很简单」的科技人」后，我开始追求一种「简单工作法」，而其中的方法之一，就是要更善用一个「万用型App 」来取代多个单功能App ，这样的做法不仅更节省时间，还能带来更大的工作产能。
一，万用型App VS 单功能App 的优缺点
一个理财记帐App结合了快速记录介面、统计计算分析，甚至厉害一点的还可以结合你的银行帐户。一个健康管理App可以自动记录跑步时间、计算消耗卡路里、搜寻饮食资料库。这些是单功能App ，确实强大，针对单一需求更加有用。
然而回过头来想，我可不可以在原本已经在使用的笔记本或试算表App中满足记帐需求呢？甚至也满足记录健康与热量的需求？当然可以，或许没那么多强大功能，但满足核心目标一定没问题，例如我之前研究过的方法是：
Evernote 或Google Drive ，就是「万用型」 App ，这些趋近于空白万用手帐的服务，能够让我们在上面自由设计个性化的工作方式与流程，发挥创意就能满足工作生活各种需求。
我喜欢万用型App 的理由包含：
1. 学一个工具就好，减少时间浪费
2. 资料统一，管理容易，方便鸟瞰
3. 手机使用效能与效率提升，工作更专注
4. 反而更简单、更自由，更能个性化
二，万用型App ，帮助我们把人生管理得更专注而简单
针对单一需求来说，「万用型服务」确实不比「单功能工具」那么强大，可是我们的人生不只是在满足单一需求，鸟瞰一下，
人生其实是一个整体，这个整体之下常常会有很多个需求要同时被满足。
如果人生有十个需求，而我必须学会并应用十个强大的工具来满足需求，花费在学习与使用工具的时间上，一定超出人生拥有的时间太多，最后就只能打架、只能放弃，甚至变得混乱而低效率。
那么如果把这十个人生的需求，用一个已经习惯的「万用型App 」来解决呢？
首先的优点就是我
只要精通一种到两种工具
就好（事实上一般人也只能精通两三种工具），而这对我们来说是相对简单且不花时间的。
接着更重要的是
工作与人生的资料应该「统一」
，如果健康、理财、工作、生活需求都用同样的万用型App 管理，那么这些资料就可以随时整合，方便备份，要反省自己的人生计划时，也就能真正建立鸟瞰视野。
当然，如果使用的工具简单而统一，那么无论电脑或手机上的使用效能也会提升，不仅速度快，也省去要打开好几个App 的时间。
最后，
「万用型App 」延伸出来的价值是解放我们的个性与创意
，通常这类万用型App都像白纸一样有很大的自订空间，只要你愿意思考一下，就能设计出符合自己独一无二需求的工作流程，反而比限制在单一功能App上强大的特殊功能设计更自由。
三，举例：我用一个Evernote 取代十个健康、生活、旅游、任务App
你可能会说，电脑玩物上不是也常常介绍各种健康App、 旅行App、 时间管理App 吗？是的，不过对我来说那是为了特殊需求的读者而介绍，或是为了「学习单一功能App 的管理原则」而介绍。
我自己其实都会在学习这些特殊App 的「方法优点」后，回头改进到自己Evernote 的管理方式中，最后全部都用Evernote 这样一个万用型App 来管理所有需求。
所以目前我自己其实在手机或电脑中，只用一个Evernote 来满足下面十种特殊App 的需求：
- 1. 健身健康：
我直接在Evernote 笔记记录每天的热量与运动量作为反省。虽然记录起来没有用单一App 方便或好看，但我发现这些资料可以跟我的其他生活资料在Evernote 中统一管理。
而且渐渐的不再追求复杂化，反而这样的简单记录可以维持更久。
- 2. 稍后阅读：
我会把想要稍后阅读的文章剪辑到Evernote 的「收件匣」分类，然后有空时去阅读、整理或删除。
比起使用另外一个稍后阅读App ，因为Evernote 我每天都会打开、都必须打开，所以真的会去阅读这些文章，不会忘记。
- 3. 记帐理财：
从2013 年开始我自己就不安装额外的记帐App ，用我的特殊笔记方法来记帐：「丢掉记帐软体与App ，转个弯，我养成了记帐的习惯」。
只有后来跟老婆实践了一段时间的Google 云端记帐，但最终还是喜欢回归我的万用型App 。
因为万用型App 通常每天都要打开，他是你原本就需要的最拿手工具，也因此在习惯养成上反而更有利。
- 4. 旅行规划：
我自己旅行时真的就只需要Google 地图与Evernote 这两个App ，而所有的行程管理或规划，回归笔记绝对可以解决问题：「如何用Evernote规划一次完美旅游？我的20个笔记攻略」。
那些其他的行程规划或整理的App ，虽然整理排程功能更强大，但无法让我随心所欲地整理，更重要的是「旅行资料」会被单一App 限制住，不像Evernote 那样完全掌握在我自己的手上。
- 5. 习惯养成：
有时候会有一些针对特殊需求的习惯养成App ，虽然他们可能有很好的计数功能，或是很好的统计分析，但我觉得习惯养成更关键的其实是「看到短期目标的累积成果」（参考：养成好习惯之前，如何建立真的做得到的习惯养成目标？）
所以其实我自己在习惯养成上，全部都用Evernote 来管理，把养成习惯的过程与成果记录到笔记中，看到自己的累积成果，规划自己下一步目标，其实这样就可以很有动力的！
- 6. 食谱整理：
或者之前我也尝试过一些食谱App ，但后来发现要从收集食谱、研究料理、笔记菜单，到最后延伸到日后学习、分享、应用，其实全部整理到Evernote 上也能满足需求：「做好大人的学习笔记：如何开始建立你的技能系统？」
- 7. 生活整理：
生活整理有很多层面，可能是名片的无纸化、书柜仓库的索引，而就像我这篇文章所说的：「[年终整理术3] Evernote 家居收纳整理方法一年后心得」，有了最拿手的万用型App ，或许不需要其他App 就能解决这些问题。
- 8. 日记、写作：
虽然也有一些细节上更好用的日记或写作App ，但回归资料的统一管理，我还是喜欢就把Evernote 当作我最佳的日记与写作工具：「我如何在Evernote养成每日写作习惯与锻炼写作技巧」。
- 9. 心智图、图片注解、档案传送：
万用型App 就是当我发生什么小需求时，优先思考看看原本已经拿手的这个服务有没有办法解决问题。
例如我偶尔想要画心智图，虽然我介绍过更多强大的心智图App，但我自己更多时候是直接用Evernote内建手写功能解决需求，因为这样更简单统一。
例如当我出现需要把档案从手机传送到电脑时，或是需要在图片上做注解时，虽然也有特殊App可以满足需求，可是不如直接在惯用的Evernote中操作，这样档案资料不分散，也不用花时间去学一个新工具的用法。（参考：Evernote Windows直接内建图片注记，终于不一定要装Skitch）
- 10. 时间管理：
我常常介绍很多不同需求的时间管理工具，但我自己其实把所有时间管理需求都用Evernote来满足：「琐碎任务的工作流重整：我如何用Evernote专案管理」。
虽然单一的待办清单App 有更强大的功能，但回归任务与资料之间的连动，和聚焦专注的工作平台等要求上，统一的万用型Evernote 似乎又更好。
四，那些值得推荐的万用型App
那么除了Evernote ，还有哪些工具与服务是「万用型」的呢？
例如 Onenote ，当然就跟Evernote 一样承袭了万用手帐的精神。或是像可以文书编辑与结合各种应用的Google Drive也能发挥万用精神。很多朋友喜爱的Trello结合笔记、布告板与白板特色，其实也带有万用的弹性。
又或者像我之前介绍过的「Google日历不是日历，你没想到的10种活用案例教学」，其实也是用一个大家相对拿手的Google 日历，来取代额外安装课表App、会议App、习惯养成App 与专案管理App 的需求。
我自己的工作方法是集中在Evernote 与Google 服务上，尽可能发挥其万用的特色：
但这就让我可以「减少切换工具的时间」，可以「统一管理不同需求的资料」，而这些服务的弹性足以让我「做出个性化的工作流程设计」
。
你不一定要跟我使用一样的工具，但我推荐大家想想看有没有你最拿手的工具可以负担「万用型」的应用，然后想办法用统一的工具，带来更大的工作效率！最后，如果想跟着Esor一起研究数位工作效率，欢迎来报名我陆续开设的各种云端工作课程：「电脑玩物的课程讲座资讯」。
- 1. 学一个工具就好
- 2. 资料统一，管理容易
- 3. 手机使用效能与效率提升
- 4. 反而更简单、更自由