为什么说开会纯粹就是浪费时间?

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在工作中,开会是个很常见的事,很多人会发现,人们在开会的时候,有相当多的时间都浪费在听别人讲那些人人都知道的事情上,就像复读机一样让人难以自拔啊。更让人郁闷的是,真的带着新信息来的人往往无法提醒其余的参会者去了解这些信息。造成的结果是这种情况下做出的决策,往好听上说是“还凑合”,往难听上说就是“相当糟糕”。对此很多员工会认为“开会纯粹就是浪费时间”。而组织开会的管理者则为例行开会达不到很好的效果而苦恼。

其原因在于,参会者之间没能够很好的共享信息,导致无效的沟通。那么,我们应该采取哪些措施来确保人们毫无保留地共享信息,高效地进行沟通呢?在此给出几个建议,仅供参考。

一、请参加会议的人在开会前独自提交相关信息。这样做之后,大家提交的看法和意见就不大可能受到其他人的影响。这个方法对那种希望得到创新想法的会议尤其管用。请大家事先提交想法,往往能让更多人的意见得到倾听,于是就能收集到更多创新想法。培训课程和家庭会议也能使用类似的方法。例如,如果你面临一个问题或一项挑战,需要每个组员都贡献智慧。那么,与其让每一个人在开会的时候同时说出来想法和建议,更高效的做法是请大家提前花几分钟想一想自己的主意,然后写下来,提交给全组。这样做能让那些比较安静的参会者也能畅所欲言,免得他们的声音被那些表现欲强的大嗓门组员所淹没。

二、组织会议的人最后一个发言。对于这一点,传统企业显然是难以做到的。在很多公司中,组织会议的管理者有着极强的表演欲望,总免不了先在会议的开始,尽情演绎一番。殊不知,这种一层不变的以管理者先发言的会议流程,就像一条充满腐臭味的水沟一样,让人觉得恶心啊。说的好听点,对于这种开会方式,很多员工已经麻木了,说的难听点,这种管理者自我陶醉的开场白,在员工眼里就是一个跳梁小丑罢了。为此,很多管理者会说,他们之所以一开始说那么多,是因为很多时候员工的发言积极性不高。为此,他们似乎很容易忘记从自己身上找原因,之所以员工不愿意发言,是因为一开始管理者的一言堂的表演欲望,形成了一个习惯,为此,久而久之,员工们当然就觉得没有发言的必要了。

那么为什么会造成一言堂的情况呢?是因为组织会议的管理者往往不知道自己的意见会影响大家。如果一个领导者、经理或家长先把看法说了出来,小组成员往往就会下意识地听从,其他的想法和意见就没有产生的机会了。为了避免这种潜在的不良影响的方式之一,就是让领导者先听完大家的看法,然后再表达自己的意见。要记住开会的正确姿势应是:组织开会的管理者仅仅作为配角,参与开会的员工才是真正的主角。这样的会议才有意义,这样才起到了真正的管理效果。

三、做个任务清单会很有用。这一点就不赘述了,大多的管理者都能做到。

四、对于不同的会议目的采取不同的座次安排。科学研究表明,圆桌式的座位能够唤起人们的归属感。因此,参会者更容易重视小组的整体目标,也容易被强调全组利益的信息和提议说服。对于这一点,在餐厅里采用圆桌聚餐方式,大家应该能体会到。相反,当座次安排呈现出长方形或正方形的时候,效果刚好相反。这种座次安排激发了人们对独特性的追求。因此,人们更容易响应那些以自我为中心的信息和提议,容易表现出个人主义。

如果会议的目的是创造合作互助的氛围,那么圆桌式的排位更有利。因此,如果一个团队领导者想要说服员工齐心合力行动起来,那么他最好把大家的座位摆成圆桌式的。如果员工中有平时不大合群的人,这样做就更加重要了。反之,如果团队的领导者希望让团队的成员为自己的行动负起责任,那么正方形或长方形的桌型会更好。当然,某些会议既需要合作,也需要个人采取行动,那么可以在会议的进行中调整桌型。另外,开会之前就把座位分配好,而不是让大家自行找位子会更好。因为物以类聚、人以群分。正如在很多婚礼上,当人们看到写着自己姓名的桌卡时,都会乖乖地坐下。

如果你能够很好地运用以上几点到开会中,那么就可以让一个会议更加高效地进行,而不会觉得开会纯粹就是浪费时间了。

参考文献:《细节》

图片来源:摄图网

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