邮件收发礼仪

邮‘仁’有余-邮件收发礼仪，主持人：冯耀莹

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第二次班级周四分享会2017.12.07 PM20:00-20:30

大家晚上好。我是熊建权，今晚分享的主题是《邮仁有余-电子邮件收发礼仪》，从两个部分来讲：①电子邮件的结构，②转发和回复邮件。仁就是仁爱，爱护，体现到现实生活中就是给人方便。职场人士都会发邮件，大家是否知道发邮件也彰显礼仪，怎样发邮件不失礼？

第一部分：电子邮件的结构。它由五个部分组成：主题、称呼、正文、语言、签名。

1.主题。邮件的主题要做到开门见山，客随主便。山就是主题，客就是附件。主题要求简短，附件的容量不要超过5M，附件的内容要与主题有关联。

2.称呼。一定要量身定呼。身就是接受邮件对象，呼就是尊称。不要直呼其名，更不要混淆性别。

3.正文。邮件的正文简明扼要，条理清晰，切忌长篇大论。确有很多内容要写怎么办呢？在正文分列要点，备注详见附件。人家用中文，我们不要用英文。人家用英文，我们也要用英文，体现对等原则。

4.结尾签名。正文结尾的信息最多四行。

5.字体。字体要四号加粗。曾经我用五号字体发邮件给上司，上司告诉我阅读起来很吃力。语言代码要选择正确，不要繁简混用，否则会乱码。

第二个部分：回复和转发邮件的注意事项。

回复邮件注意事项：

1.及时反馈。收到邮件，一定要及时回复，及时反馈。就好像上司交待我们做事，要随时向上司报告进度，以便得到上司的帮助和支持，不至于延误事情处理进度。请注意：不要让对方等，因为人家也有事要做。

2.保守秘密，不要轻易点击‘全部回复’。曾经董事长转说一个邮件给管理干部，该管理干部点击全部回复，由于泄密造成客户抱怨。

3.控制数量：一封邮件不要超过三次回复，形成爬楼梯、叠罗汉，导致阅读困扰，否则就是无效沟通。

转发邮件注意事项：

转发邮件要注意自己承担的角色，不要教导上司，更不要和上司抢功。

事例一：上司看了一篇很好的管理文章发送给下属干部，也抄送给了副总和总经理，结果副总经理脸色变了。这说明副总经理误认为下属在质疑他的领导和管理能力，否定他的管理权威和形象。

事例二：公司ERP系统顺利上线，我发给了各部门主管，也抄送给副总、总经理和董事长，结果副总不高兴。结果我的上司告诉，我们只对自己的直接上级负责，不要超级报告，除非领导亲自指派。报告给总经理、董事长由副总经理去做更合适，因为副总也需要得到老板的肯定。

总之，不以规矩，不成方圆。礼多人不怪，遵守以上的规定，你的魅力会邮然而生，让人刮目相看。今天分享到此结束，感恩大家的聆听。

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