我的工作是文秘。
从我过去五年的情况来看，本该是主要工作内容的写作，事实上占我全部工作的比重不到10%，大多数时候，是打杂。期间少不了和平行部门、下级单位、监管单位、合作单位的各类沟通，N年下来，对于沟通方式，也逐渐形成了自己的一些思考，以及对于邮件、电话、微信、QQ等沟通方式的选择习惯。
邮件：不打破思考/留下证据的好帮手
就我自身而言，从一线人员转为后台人员后，最不习惯的就是看邮件。每天上班需要不停刷邮件，而一开始还没有养成习惯的我，时常一忙起来就半天、一天都不看邮件，直到领导过来问我早上邮箱里发的工作任务，为什么还没有提交的时候，我才一脸茫然打开邮箱。
现在，邮件简直是我的工作首选沟通方式。好处就如小标题所言，首先，邮件对于工作思路是友好的，可以自由选择适宜的时间进行处理，可以确保工作思路的延续性；其次，邮件同时也是证据，有时领导因为太忙会忘记一些部署过或者承诺过的东西，如果有邮件辅助，可以帮助领导回忆，对于工作较为繁琐的岗位来说，邮件也是天然的备忘录，便于工作梳理。此外，用来防范那些怀揣恶意的小人也是极好的，我个人对待那些职场信誉度不佳的人，向来采用邮件沟通，作为留证，避免对方翻脸不认账或者信口雌黄推卸责任。
而且在工作场合，邮件的使用范围极广，无论是对上对下、对内对外，无论是简短的便签或是正式的通知，邮件都可以承载，可以说，涉及工作的一切，用邮件解决都是可行的。当然，邮件的弊端也显而易见，你可以掌握自己发送的时间，却无法保证对方打开的时间。要兼顾效率，这就涉及到我们的另一沟通利器——电话。
电话：占据资源但有效的沟通方式
在做现在的岗位之前，我是很青睐电话沟通的，可以在较短的时间内完成多次有效来回沟通。即便现在，我也不能否认电话的优点，在单位时间内的绝对高效，以及直接沟通的零错过率。
然而到了现岗位后，需要处理的事务过多，如果每一件事、每一个人都需要电话联系，那么我从上班开始打电话到下班都未必能够完成，更别提还有其他许多工作事项需要完成。这一改变使得我意识到，电话是一种绝对高效、却也十分占据资源的沟通方式，首先是一对一，在同一时间我只能与一个人打电话；其次是无形浪费，即便每个人平均响铃五下就接起电话，一天下来的电话等待量依旧惊人，何况N多人就是不明原因地响铃很久才会慢悠悠接起电话；再次是占据精力，普通人很难在打电话沟通的同时分心去做其他工作。
于是，我将电话设置为高等级沟通方式，只有在重要或紧急或既重要又紧急的事情上才会选择电话。重要的事项例如涉及单位大领导的会议、涉及监管部门的正式公务等；紧急的事项例如下午三点接到通知，需要下级单位协助在下午五点之前完成的临时任务；既重要又紧急的例如上级单位调研期间，突然改变路线等。具体分类因人而异，毕竟每个人都有自己的判断标准，阈值也各有不同。
微信：充满诱惑的沟通工具
其实我对于微信本身是没有意见的，尤其上班时间，如果能开个网页版，那么和邮件也并没有太大的区别，且消息传播更为迅速。但是，因为工作性质原因，我们的工作电脑不连外网，这意味着，我的微信只能在手机端使用。原本上班期间不用微信也无大碍，但随着其普及率的提升，很多监管部门开始使用微信办公，而这给只能在手机上使用微信的我带来了一些困惑，主要是延后和跑偏。
延后，主要的原因在于，为了防止不断被信息打扰，工作期间我将手机的提示音调到很低，很多工作微信群由于信息不断，重要信息比率低，直接被我设置为静音，导致我常常在几个小时后才看到一些通知，或者直接看不到——因为已经被几百条信息覆盖了。
跑偏，这和我个人意志力比较薄弱、自律性较低有关。拿起手机不知不觉一小时过去，说的就是我。常见的场景是，因为工作需要，使用手机上的微信APP，然后提示我还信用卡了？那就登陆下手机银行，看到近期有新的产品，那就顺道了解一下。手机提示JD有优惠？那就去看看，是不是刚好有我需要的餐巾纸。优惠的是洗涤专场，没有纸巾？没关系，正好家里洗衣液囤货也不多了，看看是否有可以购买的……大约，一抬头，小时的那个数字已经变了。
所以我的建议就是，珍爱时间，远离手机。基于电脑没有外网，必须要在手机上使用微信，我个人的做法就是定时看，上午十点，下午三点，迅速浏览下几大工作群是否有任务下派，确认完毕就放下手机，干活。
QQ：传文件，但其实没有也没关系
由于历史遗留因素，我们单位和不少合作单位之间的信息传送还是QQ。但之前提到，我们工作电脑不连外网，为了工作需要，有一台专门上网的机器，但每次使用，都要从自己的座位上，绕过几个座位，才能到达那台外网机。因此，很多时候，都是通过电话、邮件、微信沟通好，等到交付成稿的时候，叮嘱一声“我QQ上发你啦，查收一下”，QQ在很大程度上承担着文件传输工具的角色。
但现在随着单位内邮件系统在手机终端的应用正式上线，以及微信等工具的传输文件功能愈发完善，逐渐使用QQ的频次越来越少，也许再过个三五年，就不会再使用了吧。
其它沟通方式：微博、短信
恕我直言，微博在我的定义里，就是个小孩子追星的应用，除了和明星互动比较有吸引力，其余在我看来完全没有打开这个APP的必要。毕竟新闻、企业都有自己的APP或者公众号，压根不需要通过微博来捕捉消息。况且近年来，难得打开一次微博，几乎就是朋友圈代购的画风，有些产品软文写得我都想去和品牌商谈一谈——你给我100块，我来给你重写一下。
短信，我个人是用微信直接取代了。
P.S.明天是5月20日，近年来被取谐音为“我爱你”的节日，相比而言，我更爱5月25日，悦己日。
愿大家明天过得愉快。
晚安。
