——多少事,从来急;天地转,光阴迫。一万年太久,只争朝夕。
1.0 Intro
作为团队中的枢纽角色,产品汪的工作日程一般都特别满,每时每刻都在处理各种各样的工作,和用户、客户、上级、不同角色的团队成员进行沟通,还需要抽出时间持续提升自我。因此为了不被各种繁杂的事情所淹没,产品汪必须具备一定的时间管理能力。
// 本篇为特别篇,正篇更新速度将保持在每周1~2篇
1.1 GTD
时间管理有很多种方法,但人生苦短,我用GTD。
1.1.0 GTD简介
GTD(Getting Things Done)是一套出色的时间管理系统,其核心理念是以下这段话:
“把所有事情都从你的脑袋里弄出来。在事情出现就做好相关行动的一系列决定,而不是在事情爆发的时候。以合适的类别组织好你的项目的各种提醒以及下一步行动。保持你的系统更新和完整,及时进行回顾,使你在任何时候都能信任你的系统和对任务的处理。”
可以概括为:通过记录的方式将各种事情从脑海中移出,将其处理、组织后执行并及时复盘。GTD有五条核心步骤:收集、处理、组织、执行、复盘,下面就简要介绍一下笔者对这五个步骤的理解:
1.1.1 收集
- 将大脑中所有的信息、任务、灵感,通通用记录的方式移出,避免内存溢出
1.1.2 处理
- 将无用、冗余的信息、任务、灵感通通删除
- 将留下的信息、任务、灵感简要地扫视一遍,然后进行归纳分类
- 通过时间管理矩阵,将重要、紧急的事优先处理,但记住更关键的是重要、不紧急的
- 采取两分钟法则,将在两分钟之内可以解决的事情优先处理(可以打断计划进行)
1.1.3 组织
- 将处理后的记录进行组织,分为三种情况:短期内完成的、需长期坚持的、日后再说的
- Todo List:对应短期内完成的,设置每日、每周的Todo List,用周/日的短周期完成
- 每日记录表:将需要长期坚持的(如健身),用记录表的形式记录下每日的完成情况
- 目标清单:用目标清单的形式将需要完成,但暂时无法完成的记录下来,留待日后
1.1.4 执行
“因为我当时是看书还是谁跟我讲了一句很智慧的话,说你手里攥着千头万绪,工作是千头万绪,攥着一千个线头,但是一次针眼只能穿过一条线。”
- 避免多任务,保持单进程,即是说一个时间段只专注于处理一件事,这一点很重要
- 集中注意力,拒绝干扰,包括微信、微博、蛤乎、邮件等一切能干扰你的东西
- 对决定好的事情,坚决执行,绝不拖延(详见1.2)
- 采用番茄工作法(详见1.3)
1.1.5 复盘
- 保持记录的习惯,记录每日、每周事项的完成情况,和未完成原因
- 每日、每周结尾的时候对当日、当周的完成情况进行回顾和总结
- 根据实际情况持续调整改进系统,以使其更符合自身情况和不断发展的变化
1.2 吃掉那只青蛙
1.2.0 拖延症和厌恶症
时间管理的一大挑战是我们的拖延症和厌恶症,我们总是喜欢将困难、厌恶的事情放到以后去做,或者干脆不做,结果就是计划永远无法实现、事情也越积越多。
1.2.1 今天不去做的,明天也不会
只是,我们不得不承认,今天该做(而因为各种借口)不去做的事,明天也不会去做。今日事今日毕,只要决定了是今天要完成的事情,就必须尽力去完成它。
// 而实在完成不了的,则可能是任务安排有问题,也可能是力不从心
1.2.2 青蛙301法则
青蛙301法则指:为每月、每周、每日设置三只青蛙(重要且需要完成的事情),然后集中精力将这三青蛙给解决掉。过程中,不给自己任何一个借口,让自己能“心安理得”地放弃解决这三只青蛙。最重要的,将其中最大、最丑恶的那只青蛙作为重点解决对象,赋予最高优先级,将其最先解决。
1.2.3 +1s定理
在面对那些很难完成或者很厌恶的事情时,就需要用到+1s定理啦,在自己放弃前,在坚持多1秒,事情就有可能出现转机。不断地+1s,这道坎说不定就迈过去了呢。
1.3 番茄工作法
1.3.0 Pomodoro
番茄工作法(Pomodoro)是一种简单易行的时间管理方法,由Francesco Cirillo创立,相对于GTD,番茄工作法更微观、也更易于实践。
1.3.1 任务清单
番茄工作法首先要制订当日的任务清单(也就是前面所说的当日Todo List),将当天要完成的事情列下来,并分解为若干个番茄。其中,超过4个番茄的任务要分解(个人习惯,可设为超过7个),不足1个的和其他零碎任务组合,直到变为一个完整的番茄。
1.3.2 番茄钟
使用番茄工作法,必须要有一个番茄钟,可以选择在某宝上购买实体的,也可以用web或App上的,例如tomato-timer,一般一个番茄钟的时间为25分钟(也可以更长)。
1.3.3 专注于任务
从任务清单上选择一个待完成的任务,然后开始你的任务,中途不允许被任何与该任务无关的事所打扰,直到番茄时钟响起,然后可以获得一个5分钟的短休息,在四个番茄种后可以获得一个15分钟的长休息奖励。过程中的任何事务性干扰应被记录下来,待番茄钟结束后再去解决。
// 如受某些不可抗力影响,番茄钟被打断,则需重新开始
1.3.4 填写任务清单
在番茄钟结束后,要在完成的任务后打勾,并记录下完成情况。
1.3.5 放轻松
在番茄钟间隔的短休息和长休息中,要好好地放轻松,可以浏览网页、回复信息,总之就是好好调整状态。
1.3.6 下一个流程
结束休息后,应立即、马上地转换状态,投入到下一个流程中。
1.3.7 番茄的另一种用法
前面说的多是在番茄在工作/学习中的用法,其实番茄工作法也可以用在休闲娱乐的时候,例如玩游戏或者看剧的时候,每隔25分钟就休息一下。
1.4 一点微小的经验
1.4.0 不断总结小经验
对有助于提高时间管理效率的小经验进行总结,并上升到方法论的层次,引入到自己的时间管理系统中。
1.4.1 每天起得早一点
笔者早上不会晚于六点半起床(包括休息日),加上洗漱等也不超过七点。而到达公司的时间一般在八点左右,最早一次七点半(我司上班时间为九点)。这其实不算起的很早,但每日坚持这样,让自己比其他人早了至少一个小时进入工作状态,在其他人刚到公司的时候,已经列好了一天的Todo List,做好了其他所有的准备工作,甚至还阅读了二三十页书。
1.4.2 有效利用碎片化时间
有效地利用起碎片化的时间,包括通勤时的碎片化时间,利用的形式包括但不限于:冥思、阅读、查看邮件、回复信息。
1.4.3 利用音乐减少干扰
在工作环境较为嘈杂的时候,可以尝试戴上耳机,通过音乐将自身与周围环境隔离,以减少环境对工作的干扰。至于选择什么音乐,则视个人的喜好,笔者一般会根据工作的情况而调整,一般情况听爵士或布鲁斯,进展不顺利的时候听摇滚或金属,当然更多的是一直循环ZARD。
1.5 小结
产品汪的工作充满着变化和挑战,一套复杂的时间管理系统并不一定能适合自身情况和不断发展着的变化,因此需要制定一套适合自身且行之有效的最简时间管理系统,并在实践中不断改进完善。另一方面,时间管理其实是自我管理,除了一套合理的系统,还需要极强的自控力,以及明确的个人目标和充分的执行力。
// SP没有下篇预告
Designed & bulit with all the love in the world by @GAIUS_YAO