提高工作效率的10个秘诀

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美国的一位创业者,Mikael Cho,他是两家创业公司的CEO,一家是美国增长最快的摄影网站Unsplash,还有一家是致力于为个人对接自由设计师、融资超过千万美元的科技创业公司Crewlabs。擅长时间管理的Mikael,分享了他提高工作效率的10个秘诀:

1.让生活中的选择变得简单

Facebook创始人扎克伯格的衣柜里只有一种T恤,同一件灰色的T恤有一排。每天早上扎克伯格选择穿什么衣服上班非常简单。他说:“我希望能够让生活尽量地简单,只有这样,我才能在Facebook以外的事情上少做决定。”

来算一笔账:

2015年,Facebook全年的净利润≈245亿人民币,每天≈6700万人民币,每分钟≈4.6万元人民币。换句话说,如果扎克·伯格每天早上花一分钟时间去思考今天穿什么,对他而言就损失了4.6万人民币。

如果想提高我们的工作效率,就要想办法让自己生活中的选择变得简单。比如衣橱中保留简单的款式和颜色,比如午餐尽量选择定食,比如上班尽可能选择公共交通等等。

2.屏蔽身边的各种提示音

电话铃声、App推送、微信消息等提示音都是影响你工作效率的杀手。 其实很多推送消息看起来很紧迫,实际评估起来,你过几个小时不理会,是没任何问题的。这些提示音,只能影响你的专注程度。工作中把提示音全部关掉,可以帮助你更好地集中精神处理当下的工作。

一家知名央企组织内部研讨会,在开会前宣布,所有人的手机必须上交上来。在场的人都表示抗议,但会议还是按照这条纪律执行。结果讨论会一结束,所有的领导第一时间拿到了自己的手机,来看有没有重要的信息遗漏,有没有重要的电话没接住。结果事实证明,所有在场的人没有一个重要紧急的电话。当下的信息社会有一个庞大的社交网络,谁要想找到你,一定会在5到10分钟内找到你。

3.清单体的工作任务

我们要用这种清单体的工作任务把你的脑容量释放出来。如果把人的大脑比做一个大u盘,你的脑袋中记了很多每天需要做的事,其实会大大占用你的u盘内存,你就没有更多的时间和能力专注在思考、创新以及解决问题上。

建议:你想起一件事情,就把这事情赶紧记在小本上,然后把这件事情从你的大脑中释放出去,使你的脑容量仍然保持一个高速的、高容量的状态,帮助你集中精力解决一些困难的问题。

推荐工具:印象笔记、有道云笔记

4.从多线程转移到专注模式

多线程:一心多用。不过科学家告诉我们,人类并不能像机器一样完美地胜任多线程任务操作。如果能专注做一件事情,其实是提高工作效率最本质的一个方法。

佛罗里达州立大学的一项研究表明:一个人如果在没有任何干扰的环境下工作90分钟,并且把这种工作状态维持4个半小时左右,这是一个人最高效的工作状态。

多线程工作其实是降低我们工作效率的一个根源,我们要想办法专注在工作上,每一个专门的时间段去做一个任务。这种划分时间段的方式有助于让你的大脑专注于你的任务,而且你将会用更少的时间去高质量地完成工作。可能也是因为大脑在某一个时间段让你这个训练养成了习惯。

从多线程转移到专注模式的3个小方法:

① 准备一个大的头套式耳机。

② 进入重要的工作之前,告知重要的人,让他在接下来的两个小时内,不要去打扰你。

③ 换个场地。

5.把要反复做的事情自动化

其实在我们的日常工作当中,是有很多事情是反反复复重复来做的,你就不需要把脑力和精力浪费在这些事情上,要想办法把这些重复的事情自动化,或者是制度化

举例:比如很多公司会议室比较紧张,每次去预定会议室时,可能就在公司的微信群里问,明天早晨8点到10点,第一会议室有没有人用?这种方式其实就是每天重复地去定会议室,需要与人沟通协调。把这事情自动化,你可以在会议室门上做一个表格,每个需要用会议室的人都去表格上填写。当然现在信息化很发达,很多公司有自己的会议预定系统,实现预定会议室自动化。

制度化应用于奖金分配,建立分配奖金的制度。虽然每个月的奖金总额是变动的,但内部分配的比例可以通过制度给固化下来的。用这种定制度的方式,把每个月,每个季度,或者是每年要重复做的事情,变成一个简单的工作,腾出更多的精力去做其他有价值和有创造性的事情。

6.用更少的工具

大多数职场人90%以上的时间使用的工具无非就是以下这几个:邮箱、清单笔记本、office软件、浏览器、日历行程、即时通讯工具。如果你用了更多的工具会让你在这些工具之间互相切换,不断地浪费时间和精力。如果你不断转换到新工具上,就要花费大量的时间,和精力才能去应用和使用好新工具。

7.用快速的小成功来开启你的新一天

面对工作,我们有时候会产生畏难情绪,产生厌倦和疲惫,这些都会影响到一天的工作效率。每天用最简单、最容易获得成就感的一个小事情开启一天的工作。比如清理下桌面,把文件夹归类、整理,清空废纸篓等等。这些小事情很容易完成,但是可以让你的大脑迅速地进入到一个正常工作的状态。

我们通常所说的先易后难,先让自己大脑进入状态,然后再逐步地加大难度,去处理更复杂、更有难度的事情,让你一天的工作顺利地进入高效状态。

8.让自己动起来,保证健康和精力

高效工作,离不开你的身体,要让自己动起来,保证健康和精力。国家地理杂志曾经做了一项研究:世界各地长寿的人有一个相似的特征,就是持续低强度的练习。持续低强度的运动,会加速你的血液循环,让你快速地恢复精神,保证你能够集中注意力,高效地完成当下的工作。

9.利用音乐或交流来激发能量

一些研究者发现,每分钟节奏在50~80下的音乐,能够帮助人的脑海进入α状态。α状态:指大脑处于完全的放松状态,心理最稳定,情绪最饱满,注意力和记忆力最强,解决问题的效率最高。

如果做一件重复的事情,可以听最喜欢的歌曲来增加自己的能量;如果要做一些复杂并需要专注的任务,可以听没有歌词的音乐,让自己保持在思绪流动的状态。

另外一种方式就是和你喜欢的人出去放松、交流一下,你在工作中很多放不下的事情,通过这种方式自然而然释放出来。

10.学会拒绝,学会分活儿

企业中,部门、同事之间的协同是工作常态。当我们拿到一项任务时,首先要进行筛选,哪些事情要拒绝,哪些事情要接受。

拒绝的方式:

① 最近我太忙,这个事过几天咱们再说,行吗?

② 我觉得XXX比我干这件事更专业,你要不去问问他?

学会分活儿,把工作能够分配下去。一个人的力量永远有限,想把一个事情做大,只有依靠团队的力量,这是企业界共同的认知。

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