提高工作效率的10个秘诀

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美国的一位创业者，Mikael Cho，他是两家创业公司的CEO，一家是美国增长最快的摄影网站Unsplash，还有一家是致力于为个人对接自由设计师、融资超过千万美元的科技创业公司Crewlabs。擅长时间管理的Mikael，分享了他提高工作效率的10个秘诀：

1.让生活中的选择变得简单

Facebook创始人扎克伯格的衣柜里只有一种T恤，同一件灰色的T恤有一排。每天早上扎克伯格选择穿什么衣服上班非常简单。他说：“我希望能够让生活尽量地简单，只有这样，我才能在Facebook以外的事情上少做决定。”

来算一笔账：

2015年，Facebook全年的净利润≈245亿人民币，每天≈6700万人民币，每分钟≈4.6万元人民币。换句话说，如果扎克·伯格每天早上花一分钟时间去思考今天穿什么，对他而言就损失了4.6万人民币。

如果想提高我们的工作效率，就要想办法让自己生活中的选择变得简单。比如衣橱中保留简单的款式和颜色，比如午餐尽量选择定食，比如上班尽可能选择公共交通等等。

2.屏蔽身边的各种提示音

电话铃声、App推送、微信消息等提示音都是影响你工作效率的杀手。 其实很多推送消息看起来很紧迫，实际评估起来，你过几个小时不理会，是没任何问题的。这些提示音，只能影响你的专注程度。工作中把提示音全部关掉，可以帮助你更好地集中精神处理当下的工作。

一家知名央企组织内部研讨会，在开会前宣布，所有人的手机必须上交上来。在场的人都表示抗议，但会议还是按照这条纪律执行。结果讨论会一结束，所有的领导第一时间拿到了自己的手机，来看有没有重要的信息遗漏，有没有重要的电话没接住。结果事实证明，所有在场的人没有一个重要紧急的电话。当下的信息社会有一个庞大的社交网络，谁要想找到你，一定会在5到10分钟内找到你。

3.清单体的工作任务

我们要用这种清单体的工作任务把你的脑容量释放出来。如果把人的大脑比做一个大u盘，你的脑袋中记了很多每天需要做的事，其实会大大占用你的u盘内存，你就没有更多的时间和能力专注在思考、创新以及解决问题上。

建议：你想起一件事情，就把这事情赶紧记在小本上，然后把这件事情从你的大脑中释放出去，使你的脑容量仍然保持一个高速的、高容量的状态，帮助你集中精力解决一些困难的问题。

推荐工具：印象笔记、有道云笔记

4.从多线程转移到专注模式

多线程：一心多用。不过科学家告诉我们，人类并不能像机器一样完美地胜任多线程任务操作。如果能专注做一件事情，其实是提高工作效率最本质的一个方法。

佛罗里达州立大学的一项研究表明：一个人如果在没有任何干扰的环境下工作90分钟，并且把这种工作状态维持4个半小时左右，这是一个人最高效的工作状态。

多线程工作其实是降低我们工作效率的一个根源，我们要想办法专注在工作上，每一个专门的时间段去做一个任务。这种划分时间段的方式有助于让你的大脑专注于你的任务，而且你将会用更少的时间去高质量地完成工作。可能也是因为大脑在某一个时间段让你这个训练养成了习惯。

从多线程转移到专注模式的3个小方法：

① 准备一个大的头套式耳机。

② 进入重要的工作之前，告知重要的人，让他在接下来的两个小时内，不要去打扰你。

③ 换个场地。

5.把要反复做的事情自动化

其实在我们的日常工作当中，是有很多事情是反反复复重复来做的，你就不需要把脑力和精力浪费在这些事情上，要想办法把这些重复的事情自动化，或者是制度化

举例：比如很多公司会议室比较紧张，每次去预定会议室时，可能就在公司的微信群里问，明天早晨8点到10点，第一会议室有没有人用？这种方式其实就是每天重复地去定会议室，需要与人沟通协调。把这事情自动化，你可以在会议室门上做一个表格，每个需要用会议室的人都去表格上填写。当然现在信息化很发达，很多公司有自己的会议预定系统，实现预定会议室自动化。

制度化应用于奖金分配，建立分配奖金的制度。虽然每个月的奖金总额是变动的，但内部分配的比例可以通过制度给固化下来的。用这种定制度的方式，把每个月，每个季度，或者是每年要重复做的事情，变成一个简单的工作，腾出更多的精力去做其他有价值和有创造性的事情。

6.用更少的工具

大多数职场人90%以上的时间使用的工具无非就是以下这几个：邮箱、清单笔记本、office软件、浏览器、日历行程、即时通讯工具。如果你用了更多的工具会让你在这些工具之间互相切换，不断地浪费时间和精力。如果你不断转换到新工具上，就要花费大量的时间，和精力才能去应用和使用好新工具。

7.用快速的小成功来开启你的新一天

面对工作，我们有时候会产生畏难情绪，产生厌倦和疲惫，这些都会影响到一天的工作效率。每天用最简单、最容易获得成就感的一个小事情开启一天的工作。比如清理下桌面，把文件夹归类、整理，清空废纸篓等等。这些小事情很容易完成，但是可以让你的大脑迅速地进入到一个正常工作的状态。

我们通常所说的先易后难，先让自己大脑进入状态，然后再逐步地加大难度，去处理更复杂、更有难度的事情，让你一天的工作顺利地进入高效状态。

8.让自己动起来，保证健康和精力

高效工作，离不开你的身体，要让自己动起来，保证健康和精力。国家地理杂志曾经做了一项研究：世界各地长寿的人有一个相似的特征，就是持续低强度的练习。持续低强度的运动，会加速你的血液循环，让你快速地恢复精神，保证你能够集中注意力，高效地完成当下的工作。

9.利用音乐或交流来激发能量

一些研究者发现，每分钟节奏在50～80下的音乐，能够帮助人的脑海进入α状态。α状态：指大脑处于完全的放松状态，心理最稳定，情绪最饱满，注意力和记忆力最强，解决问题的效率最高。

如果做一件重复的事情，可以听最喜欢的歌曲来增加自己的能量；如果要做一些复杂并需要专注的任务，可以听没有歌词的音乐，让自己保持在思绪流动的状态。

另外一种方式就是和你喜欢的人出去放松、交流一下，你在工作中很多放不下的事情，通过这种方式自然而然释放出来。

10.学会拒绝，学会分活儿

企业中，部门、同事之间的协同是工作常态。当我们拿到一项任务时，首先要进行筛选，哪些事情要拒绝，哪些事情要接受。

拒绝的方式：

① 最近我太忙，这个事过几天咱们再说，行吗？

② 我觉得XXX比我干这件事更专业，你要不去问问他？

学会分活儿，把工作能够分配下去。一个人的力量永远有限，想把一个事情做大，只有依靠团队的力量，这是企业界共同的认知。