171230读《GTD搞定Ⅲ》第5章-获得掌控：明确意义

p105 在“理清”（Clarify）阶段，你能够把注意力集中在引起你注意的事情上，不再让能量无谓地消耗掉。之所以说GTD根本上是对思维（mind）而不是时间的管理，原因就在这里。少了这个至关重要的思考和决策步骤，就根本不可能对此刻你该干什么作出自信的选择。……尽管不少人养成了捕捉纷乱的心事使之外化的好习惯，却好像不肯把收集到的问题加以处理，做出决策。他们迟迟不做出决策，是不愿思考各项事务的意义。

拿到inbox里面的事情的时候，问：这是什么？做这件事对我有什么意义？这也是一个需要刻意养成的习惯。
这个习惯与及时清空收集箱的习惯紧密联系——脱离清空inbox步骤，单纯来说形成每天清空inbox的习惯，是不够的。还需要“按照流程清空inbox”的习惯——更具体说，抛却其中的流程图走向，应该是“关注结果和找出下一步行动”的习惯。

p107 你在注明引起自己注意的事情时，也许只在单子上写下了“母亲”两个字。可是你要想彻底放下这件心事，显然得想清楚自己写下这两个字究竟意味着什么。

把流程图的几个步骤中要形成为习惯的部分分解开来：首当其中的就是“明确意义和完善任务”。inbox里的文字，大多数都是这样不明确的事情，理清自己的关切点，把inbox里面的“母亲”二字扩展为更具体的目标，是这一步要做的事情。

p108 你要想清楚它对你究竟有什么意义，……在第一步捕捉阶段最好避免分析和遴选，这样才能无拘无束，广收并蓄。但是在第二步，你要开展自我评议，想清楚各项内容跟自己的关系是大是小。

单说中文，比起“捕捉”，我还是更加喜欢“收集”这个词：“捕捉”含有主动的含义，而“收集”可以更好地反映自己收集头脑中自发想法的过程，这个过程应该是被动的、是只要耗费极少精力的，从这个角度来说，“捕捉”用得不妥。不过若是用在定期的Mind sweep头脑大扫除上，倒是很恰当。
之前有讲过，横向五步骤最好分开做。所以收集就收集到脑袋里的想法就可以了，至于分析为什么会有这个想法、接下来要怎么做、真正动手去做，都最好放到下一步。这也是收集习惯的一个部分——不要边做收集边做分析。
横向五步骤的第一个步骤“收集”是创意（作者在p109提到的梦想家角色the Crazy Maker），需要的是不加分析地写，第二个步骤“理清”是分析和取舍（作者提到的执行者角色the Micromanager）。
第一个步骤是做加法，第二个步骤是做减法。
这个步骤没有做好，结果就是：

p111 问题是，多数人还没搞清楚要组织整理些什么，就进到“组织整理”这一步了。他们就好像陷入了泥潭，寸步难行，只是在不断地把尚未澄清的事务（still-unclear staff）重新排列组合一番而已……“这是什么？”……如果你想跳过这个思考步骤，就永远看不到隧道尽头的光明……就什么工具都不管用。

GTD有横向五步骤，也有针对具体事情的纵向五步骤，横向、纵向的焦点在哪里？就在这个清空inbox的“理清”步骤中。

p112 凡是闯入你的世界的事务，首先我们要进行分辨：你要采取行动、你能采取行动吗？不外乎两个可能的回答：是或否。“也许”其实等于“不，也许过些日子再说”，因为要明确意义的是此时此刻。

这也是经常出问题的一个地方，确定要去做的事情、和也许要去做的事情，两者混杂在一起，导致清单的可执行性严重下降。
我目前的做法是：在项目清单中，以优先级颜色进行标记：中优先级=Next Action，低优先级=该项目下的Someday/Maybe。

p114 我希望的结果是什么（What's my desired outcome）？下一步（What' the next action）该怎么做？ 多年前我就提出了这两个问题，认为它们是需要掌控的“工作”的关键因素。它们也一直是GTD模型思考步骤的核心。“做好（done）”是什么样？“做（doing）”要怎么做，在哪里做。我们碰到一件事（staff），知道自己必须处理它的时候，几乎很难同时回答前面这两个问题。所以我们必须主动思考，理清头绪。

如前所说，形成“关注结果和找出下一步行动”的习惯，是关键，也是难点。

p114 从“母亲”到清晰的自我指令，相隔并不遥远，你用实际行动一步步接近了令人鼓舞的目标。

从inbox中的staff：“母亲”，经过第一个问题“我希望的结果是什么”，变成了
“为母亲举办60岁生日宴会”，再经过第二个问题“下一步该怎么做”，变成了
“起草出席母亲生日宴会的宾客名单 #电脑”
也就是理清一共是这两个步骤：分析inbox中模糊的想法（staff）得出自己想要达到的目标（outcome），最后再列出为了达到目标，要怎么做（next action）
作者把两个步骤合成了一个理清的步骤，大家的关注点就更多集中到了理清“下一步行动”上，而常常忽略了理清“目标”——即“为什么我要做这件事，对我有什么意义”。

p119 我估计，我们培训过的客户中，95%的人所忙碌的事情中至少包含10%的垃圾。他们当中有50%的人至少可以清除掉25%的垃圾。这个标准不是我定的，而是他们自己定的。他们一直不肯好好想想，其中哪些事对自己有意义……在刨根问底和保持现状二选其一时，多数人选择后者。某样东西在明确它的真正意义时，常会引出一些不愿面对的隐情。

这就是用战术上的忙碌，去掩盖战略上的偷懒。对理清过程要做出思考、而思考可能带出一些深层次担忧的恐惧，也是难以清空inbox的原因之一。

p120 我个人的“将来/也许”清单比我常用的项目清单长得多。我觉得其中很多念头似乎有些“痴心妄想”，也有些比较“切合实际”。这类事务不附加具体的下一步行动，这是它们的决定性特征。实施项目都附带具体的下一步行动，如果我有时间和机会，一定会去做。而“将来/也许”清单上的事务目前都没有继续向前推进的承诺。——有些事暂缓处理也不要紧。我认识的一位资深人士明白了这一点以后，感到如释重负般的解脱。

一个可以经常做的检查：查一下自己的任务中，下一步行动和“将来/也许”事项是不是混在了一起？第一步，检查任务是不是不用做任何思考就能够执行；第二步，检查需要进一步思考的任务中，哪些还没决定要不要做，哪些已经确定要做；第三步，把要以后做的事情放到“将来/也许”清单里，把已经确定要做的事情，明确出下一步行动。

p121 他们轻率地向自己许下许多不切实际的承诺，心里却不大清楚每个承诺的全部含义。

想到梦想清单和年度计划的区别，梦想清单属于Someday/Maybe，允许不切实际，而年度计划则需要更加可执行，年度计划的落地要依靠每个项目的计划分解，以及执行与计划的比对。同样，也要明晰年度计划里的每个项目对自己的意义。

p121 而当人们意识到自己承受着很重的工作负荷，并接受了现状以后，接着要跨越的障碍是列出成百上千件事务的清单，并且不让它们把自己吓倒。我们多年来培训过的许多客户在运用GTD方法时触到的一大暗礁，就是他们在一丝不苟地追踪了各项事务和行动以后，发觉自己在生活和工作中“半途而废”的太多，因此大受打击……于是他们做出本能的反应，漠视自己的清单……退回到先前的状态，也就是被最新、最紧急的事务追着跑。

作者提到的这个暗礁就是：把承诺要做的事情和还不确定要不要做的事情区分开。承诺得太多，自己就把自己吓到了。而做法就是本章说的，理清这件事对自己的意义。

p121 他们需要对自己更坦诚，需要更自觉地追踪清单上所列的事项，认真考虑自己在不久的将来能否真正采取行动。如果答案是否定的，这些事务就应该被转移到一个“存储箱”（Someday/Maybe）里，……当然，他之所以犹豫不决，主要是对自己没信心，不相信自己会妥善处理好“将来/也许”清单里面的事情……如果你不肯把它从常用的“待办事项”清单移出来，因为你不相信自己能够想起这些“将来/也许”清单上的事情，你就不得不把所有事务都列在常用事务清单上，结果单子变得冗长，不知不觉中，你对清单里的内容又变得熟视无睹。于是，你重新回到了第一象限。

第一，要把还不确定要不要做的事情放进“将来/也许”清单，不再和确定要做的下一步行动混杂在一起；第二，要经常检视“将来/也许”清单，以保持自己对“能够妥善处理好‘将来/也许’清单里面的事情”的信心。