手帐术I:如果利用手帐管理时间和生活

以下内容总结自Ada《笔记女王的手帐活用术》

#1 时间管理系统GTD (Getting Things Done)

收集 --> 加工 --> 组织 --> 排程 --> 行动 --> 检视 (one cycle)

• 收集：

o 所有想做的事都收进【手帐】中。两分钟可以解决的事，马上着手解决，不用写进手帐中。

• 加工组织：

o 将工作加以阐明，并将工作再细分为待办事项、下一步清单、待追踪清单等。对于需要花较长时间处理的事，就当做专案来处理，先用年度计划表或月计划表好好做规划，再把要做的事细分到能掌控的范围，一一处理解决。

• 排程：

o 先将每天或每周固定行程、例行公事写入手帐中。例如：晨跑5km的时间，每天上课的时间......可以利用有时间轴的手帐，把会议或跟别人的约会都写下来，在数线上画出一个【时间区块】，表示这个时间已被占用，无法再安排其他行程。

o 每个行程之间都要预留交通时间与缓冲时间。如此一来，即使有一些突发状况，也能在我们的掌握之中。

o 未排定行程的事项可以用便利贴贴在手帐页面上，随时找出时间把这件事完成。一张便利贴写一件事，这周没完成，就贴在下一周的页面去，如果一直贴、一直贴，贴到后来便利贴不粘了，就表示你这件事拖太久啰！要快点做完才行。

• 行动：

o 写在手帐行事历里的事情，时间到了就去做。

• 检视：

o 每天每周每月，回头看看自己哪些事情已完成，哪些未完成。距离你梦想达成的日子是不是越来越近了？

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#2 年、月、周、日计划的记录

• 周计划（规划生活与行程）：

o 纵向时间轴

@吴所谓说她无所谓

o 甘特图式

图片发自App

• 月计划（规划每天必办事项）：

o 时间管理四象限（第一象限：重要不紧急-->有计划地做，第二象限：重要且紧急-->马上去做，第三象限：紧急不重要-->交给别人去做，第四象限：不重要不紧急-->尽量别去做）

o （手帐前面的） 月计划表

• 年计划（规划大型企划案proposal）：

o 需要花费较长时间完成的事，例如：带全家人出国去玩，细化为存足够的经费，收集旅游资料，向公司或学校请假设定目标以及deadline

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#3 一本帐

• 将任务清单、行事历、工作日志合并记录，更有效率：

o 把所有事都记在同一本手帐，万用手册很好用。

o 任务清单是未来式（没执行之前），行事历是现在式（执行时），工作日志是过去式（完成后）

o 举例：4.19要考试是任务清单；即日起到考试前一天，周一到周五8 am - 10 am要复习的进度（越详细越好）是行事历，把要复习的全部复习完为工作日志

• 会议记录、工作心得、工作计划All in one

o 不管开会或出差，都带着同一本手帐，一边开会做记录，一边又可在会议中随时查阅行事历，空白页也可以用在会议中想创意点子或涂鸦。

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#4 提高工作记录的效率

• 红蓝绿三色法（明治大学齐藤孝教授）

o 行程管理：红色 -- 最重要的待办事项，蓝色 -- 一般待办事项，绿色 -- 私事

o 资讯管理：红色 -- 从别人口中听来、或比较主观的事，蓝色 -- 次要咨询，绿色 -- 自己的想法

• 六件必办事项（Ivy Lee）

o 把每天要完的六件事写下来，排列好顺序，一件做完再做下一件

• 巧用便利贴（利用颜色分类举例）

o 橙色：外出才可以完成的事

o 绿色：在电脑前可完成的事

o 黄色：打电话的事

o 粉色：要跟老板交代的事

o 外出旅游时，可以随手把纪念章盖在便利贴上，再贴回手帐中

• 把大脑留给思考：善用检核表（方法来自《提早六小时下班的工作术 -- 用架构化创造最高效率》）

o 统一化：统一文件尺寸与格式

o 一元化：在同一部电脑处理所有的工作

o 架构化：将所有同性质的工作都事先模式化，由固定的SOP，如此一来，做这些固定的事情时，就不需要再花大脑思考，照着流程说明就可以，把大脑留给思考用。

o 小事记纸上，大事放脑中。

• 设计个人专属的摩斯密码

o 举例：用电话号码代替密码：手机号(H)+1，意思就是自己的手机号+1就是我的登入密码