工程行业的采购,狭义的采购是指建筑工程材料、工程设备的采购;广义上还包括工程(建设)项目实施单位的采购、工程项目服务等的采购。

供应商长名单

1、供应商长名单是相对于供应商短名单而言的一个概念,所谓供应商短名单,指的是企业在采购过程中从中众多供货厂家(长名单、大名单)中选取行业技术领先、业绩好、信誉高的厂家,列出来值得认可的少数供方,制成短名单。

2、“长名单”的建立是工程采购管理的基础性工作,其目的是为了保证采购行为的合法、合理性。以工程总承包项目采购为例,在实际操作中,大多会选择邀请招标的方式,根据相关规定,招标人采用邀请招标方式的,应当向三个以上具备承担招标项目的能力、资信良好的特定的法人或者其他组织发出投标邀请书。

3、选择投标方的时候,为了避免暗箱操作、根据相关规定,为了保障发包方的利益。在选择的时候,需要对投标方的等级,行业,水平等进行审核,而这些工作可以通过建立采购“长名单”解决,从而提高快速选择合适、合格供应商的工作效率。

4、一份合格的供应商长名单通常可能达到十几或几十个厂家,而短名单一般为三到五家。

为什么要以招投标的方式进行采购管理

以工程行业为例

首先,相关规定有明确的要求:在进行工程建设项目包括项目的勘察、设计、施工、监理以及与工程建设有关的重要设备、材料等的采购,必须进行招标,且具体范围和规模标准,需由相关部门制订并报备批准。

其次,通过招标,可以使工程造价更加趋于合理、便于发包方有效控制;

第三,从发包方视角看,可以选择到合适的或自己想要的合作单位;

第四,招投标制有利于规范价格行为,遵循公开、公平、公正的原则,有利于采购从业人员的廉政廉洁,可以有效遏制建筑领域中的腐败现象。

最后,业主在选择对工程项目进行发包的时候,一般采取公开招标的方式;工程总承包方在选择工程分包单位时(施工单位、设备材料供应商),一般采取邀请招标的形式。当然还有些特定的具有唯一性、专利性的供应商采购还可采取单一来源采购等方式确定分包单位。

如何通过供应商管理系统做好采购管理?

1、企业首先要建立采购管理体系,作为指导采购工作的规范性文件,其中涉及到采购的流程、职责分工、合格供应商库(长名单)的建立、短名单的确定、招投标程序等内容。

2、企业层面需要构建合格的供应商库,严格进行资格预审、考察等考评环节。如遇发包方指定或首次合作的,也要严格进行资格预审、考察,审核合格的方可纳入。

合格供应商的管理是动态的,有配套的备选机制,在业务活动实践中发现有新的适宜的合格供应商,应及时补充。

每个工程项目结束后,要对施工单位、设备材料供应商进行评价;发现有信誉、能力下降的原合格供应商,应从合格供应商名单中删除。

通过合格供应商库的管理,可以减少不必要的支出和采购管理部门的工作量,提高采购效率。

3、邀请招标的对象,也即俗称的“短名单”,必须来源于“长名单”。

4、招标的程序一定要落到笔上落到系统上。在采购过程中公司的相关责任人需要全过程参与监督,以保证整个招投标过程的合法性,同时也规避了公司的风险。该走的程序、该有的资料,必须要有对应的文字记录,图片记录,审批记录,避免低级错误的出现,这也是审计规范的需要。