几个月前的一天,老板给我们部门开了个小会,决定在这周内主攻产品介绍的PPT,任命我为主要负责人。刚听到这个消息,我心里感觉异常兴奋,自己的PPT技能终于能够派上用场了!会议刚结束,便风风火火的打开PowerPoint干起来。
初稿完成后,我信心满满地把作品交给给老板,满心期待能够得到褒扬。我心情忐忑的过了半小时,静静地等待老板的评价。不久,老板在微信上发来了一句:
挺漂亮的,不过这个离成功还很远
瞬间我就不淡定了,凭什么?自己的作品曾在校内拿过不少奖状,现在却完全不被认可。巨大的心理落差,让我的心情瞬间跌落到了谷底,手指放在键盘上,想反驳什么,却又僵住了。
随后,老板把PPT中的错误通通总结了一边,发到我邮箱中。打开文档的那一刻,我才知道,原来学校的奖状只是浪得虚名,我的作品虽然很美观很漂亮,但却忽略了最重要的一点:逻辑构建。
老板在文档中,列举了我PPT里面不少逻辑错误,并给我重新构思出了完整的PPT大纲。对比我PPT中的文字,老板的逻辑更加牢固,更加坚不可摧,而我自己只是跟着个性走,想到什么写什么,没有明确的目的和方向,既浪费时间又浪费了精力。
那么,如何才能提高自己的逻辑力,让PPT更加清晰有条理呢?
李忠秋老师的《结构思考力》阐述了两点:自上而下疑问回答做分解、从对方角度设想问题
一、自上而下疑问回答做分解
比如我今天要来一场演讲,我的话题是:你一年应该读100本书。作为听众,在我抛出这个问题之后,你肯定也会产生疑问:“为什么一年应该读100本书?”为了持续吸引大家的注意力,我会回答:“一年读100本书,可以让你成为斜杠青年。”回答了大家的疑问,同时,这个问答又能引发新一轮的疑问:“怎么读100本书并成为斜杠青年?”。如此不断循环,直到逻辑结束。
这种方式以对方的想法为中心,能够形成更强的说服力。通过这么做可以达到两个目的:
No.1 表达非常吸引人,因为说的内容都是对方关心的问题。
No.2 表达一定非常有说服力,因为对方关心的问题已经被一一解答了。
那么如何用这种方法构建自己的逻辑结构呢?我们可以分两步走。
第一步,我们需要从对方角度出发,设想问题。
定好一个主题,比如我要说服朋友“练习PPT能让你受益终身”。那我们就可以设想一下,朋友会关心那些疑问。比如,为什么能够受益终身?怎么样练习PPT?不练习会怎么样?等等。不过,要注意的是,每个人的想法不一,所以关心的方向也可能略有差异。
第二步,提前想好问题。
你把朋友所关心的问题罗列出来,比如,首先想好“为什么能够受益终身?怎么样练习PPT?不练习会怎么样?”这三个问题的答案,然后在罗列出这些问题所引发的另一波疑问,循环应用这个步骤,直到你认为几乎所有问题都被解答后,就完成了逻辑的构建。
掌握了这个方法,说服别人就容易得多了。
二、从对方角度设想问题
在上一个技巧中,我有经常提到一个关键字“以对方想法为中心”,即换位思考。这种习惯其实并不容易养成,因为所有人都倾向于告知对方我们有什么,而不是去研究对方关注什么。所以,要让自己的观点更加有说服力,我们需要放下架子,站在对方角度看问题。
这里有两个思考模型可以指导大家的思路。
No.1 利用5W2H模型,全面覆盖问题
让我们重新回到上面的主题:“练习PPT能让你受益终身”。大家对于这个主题,能够提出很多疑问,包括:为何能够受益终身?怎么练习 PPT?不练习会怎么样?等等,但站在不同角度,可能也会提出这样的问题:什么样才算受益终身?这也有可能是听众最关心的一个问题。因此,在做疑问回答分解时,需要用到5W2H确保问题全覆盖。
What:是什么?做什么?目的是什么?
Why:为什么?
Who:谁来做?
When:何时开始?何时截止?
Where:在哪里做?
How:怎么做?
How much:做多少?完成指标是什么?
遇到问题时,多多利用5W2H模型,能帮我们提高思考的全面性和条理性,从各个角度把握问题的本质。
有人可能会问,我现在想的问题不需要考虑那么多东西,有没有更简单的方法?
No.2 通过2W1H模型,快速抓住核心问题
2W1H(What、Why、How)即“是什么”、“为什么”和“如何做”这三个方面。
作为5W2H的简化版本,这个模型非常适于快速抓住核心问题,能够帮助你简单搭建好自己的逻辑结构。当然,这些还不是最厉害的,接下来还有综合以上两个技巧的思考力大招。
No.3 用1-2-3建议结构思考力模型完成结构搭建
综合2W1H这个小技巧,还可以总结得出1-2-3简易结构思考力模型。
通过自上而下疑问回答做分解、从对方角度设想问题这两点的学习,我能够清晰有条理的设计出自己PPT逻辑图,迅速把握住整体结构,养成自己结构化思考的习惯。而不是去追求丰富的设计效果和高大上的排版,真正把聚焦点放在核心架构上面。
希望大家早日在PPT中融入这些小技巧,培养出自己的思考力!