记录管理规定

目录

记录的标识

各部门针对本部门的业务特点设计表格时，应有表格名称，能表明表格的用途以作标识。

设计表格时，应有编号栏，必要时编号栏后面可加记录顺序号，便于追溯。

记录的填写

记录由各使用部门作业操作者填写，记录的填写要及时、真实、内容完整、字迹清晰、不得随意涂改，如因某种原因不用填写的项目，将该项目用斜杠划出，各相关负责人签字的栏目必须按规定签字。记录不能用铅笔填写。

因笔误或计算错误要修改原数据，应采用单杠划出原数据，在其上方写上更改后的数据，加盖或签上更改人的印章或姓名及日期。

记录的贮存和检索

各部门应设立自己的记录贮存位置，并用档案袋或资料袋贮存。为了便于检索，应按记录的类别、日期或公司的商务类别，予以分类贮存。

档案袋的封面应予以标识记录名称、保管部门等。

记录只可当场借阅，不可带走，以避免记录的遗失。

编制索引，归档。由各保管单位以查找方便为原则，依实际需求编制索引并归档。

记录的防护

一般的纸张型记录必须贮存在不漏水的区域，以避免水将记录毁坏。

如果是传真的热感应纸记录，其保存期限要求超过半年以上时，应用普通纸张予以复印保存。

如果记录的形式是电子媒体，应存放于干燥，避免日光直晒、高温，并没有电磁干扰的区域。若存于服务器中，则要有备份管理，避免资料毁损后无法取回。

记录的保存

记录一般保存三年。技术、标准化的资料及记录需长期保存。过期的记录由负责保管的部门负责人安排处理。

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