Word文档应该这样玩(一) 标记与分页的方法

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Word文档应该这样玩

前言

Word是非常大众化的办公软件，但是很多用户并没有高效率地使用它，主要原因是：

一、大部分用户没有熟练驾驭Word所提供的功能

二、不知道Word还有很多不为人知的功能

本套课程共分为四节课：

第一节：标记与分页的方法；

第二节：文档纵览、定位、对比技巧；

第三节：快速格式化文档内容与文档结构图认知；

第四节：表格、图像编号与视图功能。

第

1

节

标记与分页的方法

Number 1

显示和隐藏标记的分析

如上图中箭头所指示，这些在Word文档里面统称为标记，这些标记在文档打印的时候，是打印不出来的（此处可以点击打印预览查看），把Word文档转化为PDF文档也是看不到这些标记的，但是这些标记在文档里面显示的很不整齐，在工作中，如果把文档发给你的上司，TA看了估计会很不舒服。

这时候我们应该怎么办呢？我们可以这样做，

如上图显示，在Word文档单击“开始”选项卡，在段落功能区里面点击“显示/隐藏段落标记(布局按钮)”，Word2003/2007的快捷键为Ctrl+Shift+*.

But有些时候，尽管点击隐藏标记按钮，有些东东还是无法隐藏的，这是因为人工刻意或无意而为之的(比如从网页上复制粘贴过来的)，我们把这种统称为书签。那如何才能把这些书签隐藏起来呢？我们用WPS office来演示，点击“WPS文字→选项→视图”，在显示栏里把书签前面的勾去掉即可。如下图

我们也可以根据实际工作需要，单击上图中任一或者多个命令按钮，来操作。在使用中，为了看到某些属性，方便排版，我们可以把这些标记、书签等显示出来。如果是发给对方，不想让对方看到这些，我们在发送之前把这些删掉就可以了。

Number 2

高效产生文档空白页

在排版的时候，有时候需要在文档的某处添加一页或多页空白页，这时候应该怎么办呢？我们可以不断按“回车键”得到空白页，但是如果需要多页空白页，这样的的效率显然很慢。这时我们可以把光标定在需要分页的位置上，同时按下Ctrl键+回车键即可插入空白页。此时在空白页上我们会看到一个分页符(如果看不到分页符，可以在“WPS文字→选项→视图→格式标记里面的全部“打勾确定即可)，

但在某页的末尾，如上图所示光标中，同时按下Ctrl键+回车键，我们会发现没有插入空白页，如下图：

此时我们只需要再次按下Ctrl键+回车键即可。第三种方法：我们可以把光标停留在页尾，点击“插入→空白页”即可产生空白页。

Number 3

大标题置顶的方法分析

在文档排版里面，如果文档里面分为很多个章节，为了提高阅读体验，我们通常需要把某一章(节)放在页面的顶端或者是第一行。此时我们只需要①点击“插入→分页”即可，②点击“页面布局→分隔符→分页符”亦可，③按Ctrl键+回车键也是可以的。如图：

按照以上三种方法操作后，显示效果如下图：

好了，同学们，今天的课就线上到这里，晚安咯。