前言
当一个人习惯性的认为，我能够给你一个让你惊喜的报告的时候，多数情况下是碰了一鼻子灰，或者，此人真正具有某种特异的功能，不过，念完麦肯锡所有关于报告的内容，似乎并不存在这种特异的功能，所以，只有破除这个试图给人惊喜报告的习惯，那么，该怎么办呢？
一、事先沟通
事先沟通，就是在报告形成的过程中，将关键结论、里程碑、分析报告等，事先与相关人员进行沟通，以听取其意见、建议，并及时修正和完善，具体方式如下；
1、谁是“利益相关者”
报告，一定有目的，无论这个目的是为了汇报发现的问题，还是针对问题提出的解决方案，或者是对解决方案的评估，但是，不管是出于何种目的，如果听取报告的人对报告的内容感到突然，必然会在认可上打个折扣，所以，为了避免这种情况的出现，最好还是先明白谁是这个报告的“利益相关者”，以便于在报告制作过程中，明确与谁沟通、沟通什么、什么时候沟通、沟通目标等基本问题。
为了验证明确与谁沟通的问题，查阅了人力资源政策、制度制定层面的有关资料，有关流程环节的第一步，基本都采取建立相关的组织、明确相应的职责等方式，事先明确沟通对象、沟通重点等问题。
2、过程中的及时沟通
过程中的及时沟通，一般会通过项目计划等方式预先明确，预先给相关的沟通对象就沟通内容、沟通重点等提个醒，避免莫名其妙冲进人家办公室，让对方来一次毫无防备的突袭。而有关报告的过程沟通，关键在于报告所涉及的结论、观点、方案等的及时沟通，其目的一方面是征求对方的意见，并达成一致，另一方面，也助于避免对方在看到报告时，出现不同意甚至争论的局面。同时，过程中的及时沟通，也能让对方留下自己的印记，无论是指出的错误，还是提出的建议，这些在报告中体现对方成果或贡献的地方，无疑增加了对方对最终报告的认可程度。
3、报告前的及时沟通
一份报告，就是大家集思广益、共同努力的结果的文字呈现，报告前征求对方的意见，既是对对方尊重的体现，也能预防正式报告中争议的出现，同时，也是报告效率提升的需要。
报告前的及时沟通，可以通过会议的方式，也可以通过一一沟通的方式，如果计划有明确且时间能协调，最好还是采取会议的方式，由与会人员审议报告的内容，并针对修改意见进行调整，最终确认没有异议的情况下形成报告最终版本，但即使是最终版本，也有必要附上相应的证明材料，如会议记录、会议签到、沟通记录等等过程记录材料。
二、量体裁衣
量体裁衣，就是根据对方的需求特征，调整报告的内容、格式、用语等，站在对方的立场上，满足对方对报告的需求特征，具体方式如下：
1、熟悉对方的语言习惯
不同的人有不同的语言习惯，而语言习惯是影响一个人对另外一个人认可程度的因素之一，比如在具有专业性的报告中，如果用了大量的非专业词汇，会让对方认为你不专业，必然大大降低对方对报告的认可程度，另外，尽可能用对方熟悉的语言习惯，也有助于对方更好的理解报告的内容，以便对方能够提出更好的修改意见或建议。
所以，根据对方的语言习惯，调整报告的内容，是非常必要的，也就是说，如果用一对一的方式与对方沟通报告内容时，尤其是在岗位层次、岗位性质等差异较大的情况下，就要根据对方的需求，定制不同的报告形式。
2、熟悉对方的思维框架
人都是“自私”的，在创意思维并不可能成为多数人的生活或工作方式的前提下，定式思维仍然在大多数人的脑海中潜移默化的发挥着支配作用，包括看报告，所以，熟悉对方的思维框架，对于提高对方对报告的认可程度是至关重要的。
但关键是怎么熟悉对方的思维框架？
幸运的是，思维定式并不神秘，仍然会通过一个人的个人喜好、言行举止等表现出来，有很多简单的方法，留意观察是可以察觉对方的思维框架的，比如：
对方一定有自己的相对喜欢的报告格式，最喜欢的报告格式一定是自己写报告的格式，再不济也可以找一个对方喜欢的他人的报告格式，拿来比葫芦画瓢。
3、熟悉对方的报告格式
作报告的格式很多，常用的有PPT、WORD、EXCEL等，但是，并不是每个人都喜欢炫彩的PPT格式报告，你去看麦肯锡的报告，基本都是黑白相间，简洁清晰，麦肯锡认为，对方不会为你的PPT有多绚烂去买单，而是为你PPT报告的价值去买单。
有人喜欢EXCEL，有人喜欢PPT，有人喜欢WORD，有人喜欢电子档，有人喜欢打印稿，甚至有人喜欢手写稿，虽然这是个报告的小细节问题，但是，无非也就一句话：您期望我用什么格式提交报告？一句话的回答，就把握了对方对报告格式的使用习惯。
三、审视环境
审视环境，就是在提交报告的过程中，识别对方所处的物理环境、空间环境、人际环境、情绪环境，并及时调整汇报的策略。
1、审视报告的物理环境
高温40°下，没人愿意认真听或看你的报告，除非这份报告极端重要，时间紧急。因此，尤其是对重要的报告，在汇报之前，判别对方的物理环境，然后根据物理环境决定报告策略，比如先放在对方桌上，然后在物理环境适宜情况下，再根据对方需要进行报告。
2、审视报告的空间环境
一旦你信心满满的准备好报告，准备提交和汇报之前，却发现对方桌上一堆待办事宜，或者对方所处的空间环境，不适宜进行报告，要调整报告策略，待空间环境适宜时候，再约定报告时间。
3、审视报告的人际环境
人际环境不仅仅是对方是否正在与某人面对面的交流，而且还包括对方是否正在通过电话、微信、短信等等方式，与他人进行沟通，一旦察觉对方正在与他人进行沟通，就应当调整报告策略，以不打扰对方的方式，暂时搁浅报告时机。
4、审视报告的情绪环境
所谓情绪环境就是对方的情绪是否适合报告，一般情况下，对方脸上的表情以及言行举止，都会清晰的表达着自己当下的情绪状态，合适的情绪环境是，对方乐意与你沟通，眼神充满期望，肢体语言展示着欢迎报告，而一旦对方一双怒目、表情疲惫，还是乘早撤退、另择报告的黄道吉日吧。
小结
职业化修炼的过程，是一个人综合能力的体现，而职业化修炼的要点，关键在于对细节的把握及熟练程度。改变别人太难，而改变自己才是唯一的出路，而要改变自己，就要把自己送上修炼的漫漫长路，一步一个脚印的前行，前面未必一定是好的，但不前行，不让自己成长，一定会让自己沉溺于最不利的生存状态之中。所以，在修炼中前行，是一个人在挣扎中进步的必然状态。