重要的工作不紧急，紧急的工作不重要

最近常被紧急事物所困扰，先是部门经理上午跑过来跟我说，把产品A的调研报告做一下，顾客急着要，最好今天就完成；接着又是下午质量总监跑过来说把产品B的质量标准文献整理一下，非常急。且不论周期至少为一周的产品调研报告让我半天就写完是否合理，我们就单论论我手上还有项目申报资料这么重要的工作还需要开展，你们一个个跑过说这个活紧急哪个活紧急，都想要安插在前面，这么做是否有点太不考虑当事人的感受了？

我一直是这么认为的：重要的工作不紧急，紧急的工作不重要，重要的工作应该比紧急的工作先做。

什么是重要的工作？我认为有以下几种：

（1）对自身提高有益的工作，比如学习计划、职业规划等。

（2）需要长期建设的工作，比如安全防范工作，员工培训等。

（3）需要步步为营、稳扎稳打的工作，比如整个项目过程。

由此看来，重要的工作有一个共同的特性，就是需要很长的时间。

而紧急的工作则更加细碎繁琐，比如要满足老板突然的奇思妙想，比如突然发现原先的工作还存在一些缺点需要补充，又比如突然跑出来个客户，说需要某些资料。总而言之，紧急的工作就是那些在计划之外突然跑出来的事情，它常会打乱你的工作节奏，搅得你心烦意乱。

对于很多人，尤其是工作经验丰富的人来说，往往是能够预见哪些工作是重要的，所以就会把它们放入计划当中，提前开始准备或启动，以保证有充裕的时间。虽然未必能将重要的工作一网打尽，但也尽可能减少计划外重要工作的数量。这么来看，有些工作就是因为其不重要，所以未列入计划，所以没有充裕的时间缓冲，进而当它突然出现的时候就变得紧急。

那么为何要先做重要的工作呢？有些人认为重要的工作时间比较充裕，而紧急工作时间比较紧，如果先把紧急的做完，那么剩下的时间就可以做重要的工作了。殊不知，紧急工作就好像救火，今天没了明天还会有，用紧急工作占用了重要工作的时间，再充裕的时间也不够，结果重要的工作也变成了紧急的工作。

当然，我并非在提倡不去做紧急的工作，毕竟你不去做就会交给别的同事做，耽误了别人的时间也不利于团队。但我们其实并不需要把主要的精力花在这种事情上。我有几点建议可以给大家做参考：

1.如果每天紧急工作的出现成为一种常态，那么就预留一点时间给它们，但记住所花费的时间和精力绝对不能超过重要任务；

2.重要工作要占工作量的80%左右，剩下的20%再划分给紧急工作和其他工作；

3.和你的领导去沟通一下，突然安排的紧急工作有没有截止日期，是否非要今天完成，我本周或者本月完成是否可以，这样可以尽量减少紧急工作对重要工作的负面影响。

4.针对第3条，如果你的领导比较死板的话，他就会给出很多否定的回复，这时候就需要我们自己变得比较灵活。例如，我经常碰到这样的客户，平常要资料、要报告催得很急，巴不得他前一秒提要求，我下一秒就能满足他。但当我把资料和报告发送过去以后，他们可能过一周才会去看。这种事情发生次数多了以后，我也学聪明了，当他们要资料报告的时候我先粗略写一份发送给他们，然后花2～3天左右的时间完善，写得差不多以后再把改进的版本发给他们，并告知上次发的报告突然发现有些地方不完善，所以我马上又调研一些资料并对原先的内容进行了补充。结果客户非但不生气，还认为我做事情认真负责，不是单单把报告像任务一样完成就好了，一旦发现不足还会进行改进。

以上这些其实都只是我对工作的感受和经验，而对于到底是把重要的工作优先还是把紧急的工作优先并没有定论。每个人都可以从自身的角度出发，找到一个适合自己的工作节奏。