伊万组-R11 -Eunice

[R]整理文档

我们在日常工作中，不可避免地会产生大量文档：报告，方案，报表，资料……这些文档，如果是杂乱无章地堆放在一起，要查点什么东西时，就会非常麻烦。

很多时候，明明记得下载了的资料，却忘了放在哪里；发给好几个人的文件，几经修改，不知道谁的才是最终版；想查点自己以前做过的东西，却哪里都找不到……

这些问题的症结，都在于没有遵循良好的文档撰写和整理规范。

这一点，很多大公司都有明确规定，但很多小团队往往意识不到其重要性。

然而，小团队固然小，文档和资料的量却未必少。处理不当，同样会造成大量的时间浪费。

具体来说，有这么几个原则：

1）文档的首页，要有版本记录。

任何正式文档，封面和正文之间，需要留出一页，记录该文档的版本历史。无论谁对其作出任何修改，都要在这里登记：修改人，修改时间，版本号。

如：Alan，2016-10-12，v21.0

2）文档的命名，要确立明确的格式。

这一点可以由团队自己确立，但需要保证所有人都按这个规范执行。

可以参考这样的方式：修改时间-项目名-文档名/编号-修改人-版本号

这种情况下，当文档的量极其庞大时，就不必打开来一个个查看了。

3）文档的存放，要建立良好的习惯。

很多人喜欢把文档全部放在桌面，等实在多到放不下了才去整理。这种习惯好不好呢？其实没关系。但关键是要统一。

如果你存放文档的位置不统一，有时在文件夹里面，有时在桌面，那就非常混乱，查找的时候往往要花大量时间。一旦统一起来，即使全部放在桌面，也没事，因为只需要在桌面找就可以了——就是比较难看。

我采取的方式是这样：

§在坚果云下，按照不同项目建立文件夹；

§每一个项目文件夹里面，又分为管理文件和执行文件；

§执行文件再进一步按照阶段1、阶段2、阶段3划分；

§每一个阶段点进去，又按照会议记录、周报、资料等类型划分；

§任何时候，都不会把文档丢到桌面上，而是多点几下鼠标，为其找到准确的位置。

§多花这几秒钟，很多时候，也许就能节省几小时的时间耗费。

【I】

每个走入职场的人都会有自己的工作方式和习惯，好的工作习惯和工作方式可以很大程度上提升工作效率，节省时间和精力。如何更好地分类文档，从一堆文件中最快速地找到自己想要的那一个，也是一种好的工作习惯，同时也是一种技巧。

文中对于分类文档最重要说明了一点，分类文档需要建立明确的规则和标准。例如作者所言，从文档首页写明“修改人-修改时间-修改版本”或对文件命名为“修改时间-项目名-文档名/编号-修改人-版本号”都是以某种规则在分类和运行工作电脑中的文档。

然后我的理解是，分类文档应该需要建立规则，而规则的标准则因人而异。例如，相对于作者的分类标准，我的标准是从大类的分档开始按照英文26个字母开始排列，根据中文首字母第一个拼音将不同的项目分类归档到英文26个字母中，然后按照“项目”-“PPT资料”“学员名单”-“差旅”等等工作内容来划分。

对于作者的第三点非常之认同，因为平常我也是这样来操作的，任何的文档在保存时候都必须被归档到相应的位置才开始进行书写/查阅。

良好的归档习惯可以节省盲目找文件的时间和精力，是一个很值得养成良好的归档习惯。

【A1】

曾经并没有养成文件归档的习惯，而是只要来一个文档，就随便放在桌面开始查阅或书写操作，这样之后桌面文档慢慢越来越多，而在文件夹中通常也难于找到自己想要的文档。曾经试过有一次，想要找一份电子版培训资料来比对打印好的纸质版资料，在各个文件夹不停地翻查搜索，甚至直接去文档那里搜都搜不到想要的文件。最后没有办法只能去找同事，让她再发一次给我。这个时候同事说了一句“你怎么老找不到文件啊，这样太浪费时间了，又浪费我的时间，每次都要发给你。”

所以说没有良好的文件归档的习惯，不但浪费了自己的时间和精力，可能从另一方面也损耗了别人的时间和精力。

【A2】

目前虽然已经有一定的文件归档的习惯，但归档的标准并没有完全达到我的要求。

为了更好的分类和归档电脑文件，在12月31日前，每天会利用中午休息时15分钟的时间来归档文件，按照现有的标准归类文件夹为“字母-客户-项目-执行文件类别”，文件名为“-时间-客户名称-课程名称-执行时间-上课老师-执行地-版本”，争取对电脑中的所有文件进行一次完完整整的归档和分类。