信息化管理系统在企业的应用

思多雅注：信息化管理系统在企业的应用是个比较大的题目，涉及的范畴广，而具体到每个企业的实际情况又有所不同，笔者尝试以国内企业发展的共性，小论信息化对企业抵御金融的作用，以抛砖引玉，共同探讨。

 

第一章   金融危机对企业的影响

 金融风暴席卷全球，大多企业正面临着一场前所未有的“浩劫”：当企业无法渡过这个冬天的时候，我们是否会追问：冬天到了，下一个倒下的将是那一家企业？如何渡过这个冬天已经成为企业的必须所面临考虑的。

金融危机迫使企业必须要从源头去控制成本，信息化管理系统作为控制成本的一个重要手段已经必不缺少，在不同的行业信息化管理系统的作用不同。信息化管理系统只是一个管理的工具，但在企业的发展过程中起着非常重要的作用，信息化管理系统协助企业“过冬”已经成为应对金融危机的重要方法。

 

第二章   企业常见问题

当一个企业规模的不断扩张，业务不断扩大，企业分销规模也随之膨胀起来，营业部、办事处、加上各级经销商，构成了企业错综复杂的销售网络，企业管理所涉及销售订单、库存、收入、价格、费用、往来账、客户、人员等千头万绪。

这时候，有些企业试图通过增加人手来解决此类问题，但实际问题却并未解决，甚至毫无改善。其实，企业需要建立一个有效的管理体系，使各地区的价格体系、费用使用、库存进出量、货款回收、销售状况、促销反馈、市场状况等动态情况实时掌握在公司的掌控中，而市场的变化和竞争形势也需要及时反馈给相关决策人员，以提供企业经营决策最重要的“数据”和“速度”，以确保庞大市场范围内各项业务在公司要求的轨道上平稳、健康地前行。

    ◆如何来掌握这一切？

    ◆如何做到“全国一盘棋”？

    ◆如何使管理能跟上销售体系的快速扩充？

    ◆如何监控各级分销商的销售、库存状况？

    ◆如何降低库存积压，提高资金周转率？

    ◆如何实时了解各地、各商品的销售、库存状况，以便及时补货、调拨？如何准确考核各分支机构的销售、回款、费用支出及任务完成情况？

    ◆如何全程跟踪订单的执行情况？

    ◆如何实现异地、多级审核，提高业务效率？

    ◆如何时时清楚各级、各地应收款，降低坏帐风险？

    ◆如何处理总部与分支机构之间以及分支机构之间的业务往来？如何轻松实现分支机构财务、业务状况的独立核算和汇总分析？

企业的各级管理人员都感到时钟越走越快。太多的信息令人无暇顾及。这种忙乱反应在每个人的行程表上。会议接二连三，日常活动也都是为工作时限所迫。年度计划几周之后就推倒重来，五年计划更是形同天方夜谭。在这种多变的环境下，决策速度是关键。但同时，也不能以牺牲决策的质量为代价。要知道，一招不慎便可能为竞争对手洞开大门，致使前功尽弃。

由此种种，在后金融危机的大环境下，更显得迫在眉睫。迅速有效地处理大量信息的能力，已成为信息时代企业的关键能力。

此时，企业更要利用信息化管理系统立起一个以信息技术为支撑的现代企业管理体系，实现数据的信息化、业务流程的信息化和决策的信息化。

信息化管理系统是企业信息化的核心。从本质上讲，管理是为实现企业目标而建立的架构、流程和机制。模式是架构，变成具体的东西就是系统，介入以后就是机制。管理软件的作用在于“固化”企业的管理架构、流程，强化企业的执行力，它是管理与信息化的结合，把企业管理构筑在信息化手段之上，建立起简捷、高效的现代企业管理体系。

所有这些都将全面推动企业的研发创新、制造创新和管理创新，从根本上提升企业应对危机和生存与发展能力。因此无论什么类型企业，现阶段信息化水平和管理水平如何，都要面对和思考这个现实而又长远的问题。

 

第三章    企业信息化简述

3.1企业信息化的定义

企业信息化有很多不同的定义，但归纳总结后可以认为企业信息化是指在先进的管理理念指导下，应用先进的计算机网络技术去整合企业资源，为企业的战略层、战术层、运作层决策提供准确、及时、完整、有效的信息，以便对需求做出迅速的反应。

3.1.1企业信息化的内涵

 1、目标：增强企业核心竞争力。

 2、手段：计算机网络技术。

 3、涉及的部门：企业的各个部门，包括：企业的生产、营销、财务等职能部门。

 4、支持层：战略层、战术层、运作层。

 5、功能：进行信息的收集、传输、加工、存储、更新和维护。

 6、组成：企业信息化是一个机合一的系统，包括人、计算机网络硬件、系统平台、数据库平台、通用软件、应用软件、终端设备等。

 7、本质：与信息化对应的是农业化和工业化。农业化的本质是把野生的动植物变成家养；工业化的本质把能工巧匠的经验抽象提升后标准化、固化；信息化的本质是把管理思想、运作流程抽象提升后优化、标准化、固化。信息化战略必须和企业战略相匹配，为战略目标服务。信息化＝“信息”＋“化”，信息技术是工具、是手段，“化”是目标，是化学反应，它化“权力、能人的垂直管理体系”为“战略导向、信息驱动、自主管理、动态闭环控制的网络管理体系”。信息化必须要有管理思想作支撑才有灵魂，才能真正发挥其巨大的威力。

3.1.2企业信息化的外延

1、企业信息化的基础是企业的管理和运行模式，而不是计算机网络技术本身，其中的计算机网络技术仅仅是企业信息化的实现手段。　

2、企业信息化建设的概念是发展的，它随着管理理念、实现手段等因素的发展而发展。

3、企业信息化是一项集成技术：企业建设信息化的关键点在于信息的集成和共享，即实现将关键的准确的数据及时的传输的相应的决策人的手中，为企业的运作决策提供数据。

4、企业信息化是一个系统工程：企业的信息化建设是一个人机合一的有层次的系统工程，包括企业领导和员工理念的信息化；企业决策、组织管理信息化；企业经营手段信息化；设计、加工应用信息化。

5、企业信息化的实现是一个过程：包含了人才培养、咨询服务、方案设计、设备采购、网络建设、软件选型、应用培训，甚至二次开发等过程。

3.2企业的信息化需求

 中小企业大多经历过这样的一个管理发展过程。创业初期，凭借创业者独特的眼光，及时把握住某一市场机会，企业在所涉足的市场领域赢得一片市场空间，这时候，公司的管理是相对粗放的，几乎由创业者依靠自己的胆识和威望来管理企业，甚至人格魅力使企业运营更加有效率。随着企业规模和人员的不断扩张，中小企业进入二次创业阶段，这时候需要的是管理的规范化、制度化。正如我们所清楚的，管理5人与50人或200人的方式是不同的，随着企业规模的扩大和人员层级的增加，企业此时需要建立起一个以现代信息技术为支撑的管理信息体系。

对中小企业来说，管帐—财务软件往往成为企业信息化管理的“生存类需求”，我们很难想象，一个连帐都管不清楚的公司如何发展壮大。对于大多数中小企业老板来说，他每天最想知道是，今天卖了多少货，库房里还有多少存货，今天收了多少钱，有多少是现金，有多少是应收款？以及哪些货卖的更好……？这些数据可以通过信息化系统及时准确地查询到。

对于一个企业来说最关心的是什么?有人说:资金、人才、市场等等，的确没有错，但如果从管理角度来看，老板最关心什么呢?比如每天老板回到公司，一进自己的办公室，面对三面墙壁，如果此时墙上都有老板关心的数据，他一定很开心；如果一个老板回到公司，从早上8点开始，销售总经理、财务总经理、生产总经理等等挨个汇报个遍，结果也是云里雾里，那他估计笑不出来了。

思多雅曾经与多家企业一把手进行调研，问:您平日最关心什么?他们说，就是各部门和公司的数据。公司所有的经营情况、运营情况最终反应下来，不都是数据吗?老板需要数据，对数据的及时性和准确性都有要求，因为数据不准不及时，企业决策只能是“拍脑袋”，老板询问这些数据准不准，下属为了证明真实性，只能“拍胸脯”，结果出了问题，下属只有两种选择:一是“拍大腿”，后悔当初;二是“拍屁股”，走人。

在企业里，基层人员负责收集数据;中层负责汇总分析数据;高层负责使用数据进行决策。在企业运营的背后，数据流是最容易被企业忽略，但却最重要的。所以企业上下都应该对数据负责任，只有数据准确了，企业经营才能健康。

3.3 企业信息化关键

在分析一些企业实施信息化不利的时候，研究发现，企业很多业务负责人居然不能准确说出自己的业务模型、业务逻辑、业务数据等等。思多雅对企业进行调研，什么样的人在企业最值钱?有两个条件:

1、这个人在企业工作年限超过3-5年，在企业很多关键部门任职过;

2、最重要的一点是此人深谙企业现在的业务模型、业务逻辑，同时能说清楚企业未来的业务发展方向。

但是对于国内的很多企业，这样的人才非常匮乏。往往是在企业工作了很多年，但是不会描述企业的业务流程、业务模型、现在存在的问题。

那么，在企业决定实施企业信息化之前要有哪些工作需要准备呢?首先，企业各业务部门必须收集整理分析自身的信息化需求。其次，公司将各部门的业务需求汇总后进行优化和调整，因为很多部门问题放在公司层面考虑时，有些问题是重复的、或者是交叉的甚至有些需求是错误的。

一般企业在没有实施信息化之前，各部门处于信息孤岛状态，有些部门处于“数据垄断地位”，实施之后，很多数据可以通过系统直接查询到，根本不需要四处打听。客户曾经打了个比方，企业在没有信息化之前，很多中层干部还属于“体力劳动者”，因为每天的工作时间有一半在手工制单、手动传签、打电话要数、传真各种单据等;有了系统就不一样了，单据可以通过系统快速录入，很多单据可以从系统中直接调出，稍加修改即可，类似“客户信息”、“产品信息”、“价格信息”等只要从系统调出即可，不用重复录入。在实施信息化之前，还有一个很重要的工作就是初步进行流程的梳理，内部人员在一起讨论讨论，将涉及“人财物、产供销”等相关流程梳理即可，另外还可以依自己企业的情况外请咨询公司或者高校专家教授来辅导。

3.4企业信息化的一些误区

然而，有些企业对财务管理信息化缺乏足够的意识，或者出于省钱的想法，采用一些较低层次的软件或找些低层次的实施单位来实施。这种做法看似取巧，而实际上，却是很危险的一种做法。从使用软件本身来讲，企业管理软件与一般工具软件的应用有本质的区别。小软件出问题，最多影响到个人工作或娱乐，耽误一些时间而已。

而企业信息化的实施和应用有三个层次，一是数据信息化，就是将采购、库存、销售、费用等信息以一定的数据格式记录和储存下来，随时查询和统计数据信息化，这是最基本的层次。第二是流程信息化，就是将企业的业务流程固化在程序中，以程序来体现和优化流程，用流程来限制程序，两者相辅相成，互为补充，这也就是我们经常说的业务的自动化和整合。

第三是决策信息化，经过对采集上来的各种原始数据提炼、统计、汇总、分析之后，以对企业的经营决策提供准确的数据参考。在这三个层次中，一旦数据出了问题，企业日常的经营和管理就陷入混乱或停顿，因此造成的损失往往让人痛心不已。

 

第四章   信息化管理系统应用范围

信息化是一个提升公司机体活力的过程，公司通过信息化能够更好的控制成本，提升效率，加强管理，防范风险。

 所以，普遍的看法是无论是冬天还是夏天，企业都需要信息化，都需要信息化管理系统。就算是在冬天，信息化也是只能加强，不能削弱，因为在冬天，信息化的需求更加急迫。当然，不同的市场环境下，信息化的重点是会有差别的。在夏天，也就是市场环境宽松，经济过热的时候，更多的是将信息化应用于“开源”，也就是通过知识管理、产品周期管理等不断地创新，推出新产品，新服务，快速发展，抢占市场；在冬天，也就是市场环境收缩，经济下滑的时候，多数企业的信息化内容偏向于“节流”，也就是通过有效的流程控制，提升效率、节约成本、加强管理、防范风险。

在企业的运营过程中，很多成本的增加都是不知不觉的，比如销量的下降、资金走转周期提高、库存的周转率、广告的有效性、客户的满意率等等都是产品单位成本增加的无形黑手，而降低成本遏制这些无形黑手的工具非信息化莫属。

通过信息化的CRM客户关系管理系统，进行客户的精细化、人性化的关怀，提高销量；

    通过BI商业智能系统有效地进行销售预测从而提高库存的周转率；

    通过全面的预算管理系统提高资金的计划性和可管理；

    通过电子商务系统提高客户的订单响应率和及时率；

    通过信息化项目将业务流程进一步优化

等等

这些信息化系统都将不断地降低了企业运营的成本，以一个高效的业务响应和服务流程，不断降低产品的单位成本。

 

第五章    信息化管理系统帮助企业

5.1利用信息化管理系统帮助企业进行产业链升级

5.1.1 从需求角度，企业从过去功能性产品提供过度到消耗品供应

科技与生产力的进步意味着更短的生命周期、更加快速的价格波动和个性化的需要，这就要求企业具有一种快速反应能力。构建快速反应能力，信息化大有可为，通过信息平台，加速信息的反馈，企业就可以更加快速的决策。

5.1.2从供给的角度，让客户离不开自己

目前供给有种“趋同”趋势，对企业来说要构建难以模仿的竞争优势，同时要做好客户管理工作，让客户离不开自己。这种难以模仿的竞争优势是通过企业系统支持平台提供的，需要信息系统从运作层面给予支撑。对于客户管理工作，从事务性、管理型、销售型到决策型，信息化也有成熟的方案支持。现代社会下，计算机技术、互联网技术、倒序研制技术等都降低了创新的有效性，越来越多的商业创新模式很快地为对手所模仿，这一直困扰着企业。

那么如何做到令对手难以模仿呢，从两方面，首先是企业要构建体系化的、流程化的竞争优势，因为，点上的创新已经很难阻止其他企业的跟进了；另外一方面，要加大产品颠覆式创新的力度。所有这一切，都需要依赖信息化管理平台的支撑。

5.2利用信息化管理系统优化企业结构、有效节流

 通过信息化管理系统，可加强企业管控，优化企业组织结构，改进管理流程与实施信息系统相结合，推进信息化与企业的融合，所有这些都将全面推动企业研发创新、制造创新和管理创新，从根本上提升企业风险防范和市场应变能力，提升企业利润和价值。

能否深化应用信息化管理系统，能否有效提升企业应对危机和生存与发展能力，关键还在于企业的危机意识和创新意识，以及能否真正落到实处。

信息化管理系统不能从根本上解决金融危机带来的问题，但企业通过加快信息化进程，大力推进信息化与工业化融合，可构建异地多层次协同研发体系、网络化协同制造体系、集群产业链协同商务体系。

这些体系的建立，将极大地加强企业集团管控、全面预算、资金分析和风险控制能力;推动集团管控、战略管理、市场分析、研发管理、销售管理、生产管理和财务管理等业务模式重组;对企业人才、技术、产品、资金和信息等供应链体系资源按企业战略目标和管控模式进行优化配置。

   1．完善的物流处理能力和全方位的业务流程控制，极大地提高了企业的运作效率。

   2．帮助企业实现从传统企业的事后管理转变为有效的动态监控机制。

   3．随时确认并监控各区域市场价格体系，最大限度地减少价格混乱和窜货现象。

   4．动态地调拨各地分仓的物流速度和频度，最大限度地减少库存积压，甚至减少库损。

   5．实时掌控各地分公司的财务流，有效地控制费用的不良支出。

   6．动态地了解差异很大的众多区域市场状况，及时做出决策，快速应付市场竞争。

   7．有效地掌控分布在各地的销售人员的工作情况。

   8．让所有与企业相关的分公司、办事处、门店、分仓库、经销商等广泛地参与进来，真正实现“分布应用、集中处理”。

   9．轻松实现分支机构财务、业务状况的独立核算和汇总分析。

 

第六章    结论

 有句话，“只有潮水褪去，才知道谁在裸泳”，这说的是行情好的时候，谁都能赚钱，但是行情不好的时候，就要看真功夫了。金融危机、经济衰退带给优秀企业首先是一种经历，一种风险考验，只有经历了逆境的检验，才会更加珍惜顺境下的一切。因此，优秀企业可以通过这种经营环境的历练，达到提升企业运营能力的目的。过去宏观形势好，企业增长掩盖了经营管理的很多问题，这次大浪淘沙式的考验，可以让企业的管理水平上一个大台阶。信息化可以从制度、流程、业务模式固化等层面提供良好的支持。

将信息化植入企业的生产、经营与管理当中，可以优化组织结构，优化管理链条和工艺，不仅能减少在经营过程中的人力、物力、资源的浪费，可以实现企业的资源优化配置，降低消耗，提高效率和效益。借助信息化，企业还能及早建立风险防范预案。

实际上，目前已有不少企业通过推进信息化，把握市场环境变化，适时调整应对策略和不断增强企业的核心竞争力，促使企业转变了发展方式。信息技术的应用使企业生产经营当中的每项活动都有可能降低人工成本费用的支出，给企业带来丰厚效益。

很多企业还通过对信息流的科学及时控制、合理采购和交付，大大降低了库存成本；加速了应收账款的回收。特别是应收账款发生频繁的较大企业，通过适时系统可以了解应收账款的到期时间、余额等等，从而增加资金的流动效应。在生产控制与成本精确控制的集团，信息化实现了资金流、资源流和工艺流的高效统一，精确计算成本、减少资源浪费，增强了企业效率。