笔记—你早该这样玩Excel

Excel使用误区

1. 源数据被分别记录在不同的工作表。(分时容易聚时难)
2. 在一个单元格内记录了复合属性。
3. 随意合并。

Excel 三表概念

为什么新建空白工作薄默认有三张工作表(sheet)，而不是一张或两张？

sheet1：参数表

参数表里的数据，供源数据表和分类汇总表调用，属于基础数据，通常为表示数据匹配关系or某属性明细等不会经常变更的数据。

为sheet2提供Vlookup自动匹配，数据有效性，定义设置等.

sheet2：源数据表(天下第一表:通用、简洁、规范)

操作表，“录入界面”，日常工作重点。

正确源数据应该满足一下条件：

• 一维数据
• 一个标题行
• 字段分类清晰
• 数据属性完整
• 数据连续 (别在源表中统计)
• 无合并单元格
• 无合并行
• 无分隔行/列
• 数据区域中无空白单元格
• 单元格内容禁用短语or句子

源表建议：
表格若能改则改之；不能则做“自用表”，再匹配到“上报表”。
标题字段：黄金反则[时间，地点，人物，事件]扩充。
数据备份。

sheet3：分类汇总表(数据透析表)

Excel工作最终目的是得到分类汇总结果。

根据具体的要求基于sheet2能够变出多张汇总表。

掌握工具

• Vloookup
• 条件格式
• 数据透析表

excel小技巧

多个不连续单元格输入相同内容

Ctrl选择上述单元格，在最后一个单元格输入内容，Ctrl+Enter。

保护“自动匹配区域”，防止误删、误改、误填情况。

1. 选中允许录入的单元格区域，Ctrl+1设置单元格格式，取消勾选“保护”下“锁定”；
2. 调用保护工作吧功能，取消勾选“选定锁定单元格”，点击确定完成。

设置完成后，除了取消”锁定“的单元格，其它单元格均被保护起来，连选中它们都是被禁止的。

长文本输入(公司全称，序号)

“自动更改选项”，替换文本最好使用三个英文字母组合，自动更正一旦设置，不仅在Excel中生效，在Word和PPT中同样生效。

日期提醒

“条件格式”，选中条件”公式“，输入(单元格-TODAY())=N，N为提前N天触发；设置待显示单元格底纹颜色，确认。

横向纵向多个单元格都需做求和计算

1. 选中数据区域，然后“定位(F5)”到所有空值；
2. 按下Alt+=，自动求和。

整列位置变更

1. 选中待调整列，将光标移至该列左右任意一侧边缘，呈四向箭头形状；
2. 按住Shift不放，拖动鼠标至待插入位置，松开鼠标左键完成。

巧删空白列

1. 复制所有数据—选择性黏贴—转置；
2. 任意列筛选“空白”并删除空白行；
3. 再次使用“转置”完成。

埋头做表别忘抬头看路

是金子总会发光，已然过时。
等别人来发现你，夸奖你，其实是自己在偷懒，却对别人提出高要求。

1.赢得同事认可(金子发光第一步)

只要不给人添麻烦，并让人觉得你这人做事可靠，就能及格。

• 建立“高品质”形象

珍惜每一次与他人沟通机会，多花一点时间来用心雕琢表格，通过它展现自己良好的职业素养和审美品位。表格整洁、美观，为使用者考虑的智能化设置，及保护公司数据安全的制作方式。

• 好的经验书面总结

记录工作的理解和感悟，在记录、整理的同时，也能更好的认识自己。

• 保管好报表

首先确保各类表格在PC中，其次要对它们进行有效分类，最后要定期备份。(邮件发送数据就是一种不错的备份方法)

• 善于分享

分享是美德，也是人与人之间最好的沟通方式。
以诚待人。

2.赢得老板认可

• 比吩咐的多做一点

在老板提出要求时，主动问清楚，要什么，什么时候要，有没其他特殊要求。有异议最好当场提出。
老板没说清楚是他的错，但到头来还是你的错，谁让你不问？？？
做表并适当美化，对异常简单分析并说明原因。能不能做历史同期对比？

• 汇报进度并按时完成

职场中，主动是很好的个人素质。
主动的人永远占尽先机，被动的人永远错失良机。
汇报进度无非两点：
1.能否按原计划完成，若不能，是什么原因造成的，预计推迟多久；
2.遇到了什么困难，需要什么帮助。
已解决问题，or取得的成就，在汇报时不用交代。
不主动进行反馈，被老板问及进度时就会很被动。

• 邮件就是你的脸

别写错别字，认真读上3遍再发送，检查是否存在错别字，是否漏发附件等。

若出现忘发附件情况
忘带附件型：
原标题：2010年市场推广计划汇报
改为：2010年市场推广计划汇报(带附件)
附件修改型：
原文：附件是2010年市场推广费用预算表
改为：附件是2010年市场推广费用预算表V2(注：以本附件为准)
邮件发出后还要致电收件人："xx,2010年市场推广费计划汇报已经发给你，请以第二封邮件为准。有问题，联系我。"

• 给老板做选择题

别以为老板喜欢解决问题。
任何时候，都要给老板提供多项选择题，这远胜让他做问答题or单选题。
我们的努力，不仅展示了自己很强的工作能力和认真的工作态度，也能帮助老板准确、快读地做决策。

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“一切都是最好的安排。”