彩虹手帐32 | 如何快速提高工作效率

最近几天，一直在做揩油活动的运营和客服工作，对于工作效率的提升这块有一个非常大的感触，那就是建立自己的工作流程。

工作流程VS工作流

提到工作流程，不由得会想起一个词，那就是工作流（Workflow），百度搜索到工作流的定义是指“业务过程的部分或整体在计算机应用环境下的自动化”。或者是指一类能够完全自动执行的经营过程，根据一系列过程规则，将文档、信息或任务在不同的执行者之间进行传递与执行。

而我所说的工作流程是指简化自己的工作流程，尽可能的采用固定的流程化的模式来进行操作，能够用工具代替的就尽量不要使用人工的方式。

为什么说建立工作流程可以提高效率？

首先，工作流程是一些列的固定工作操作方式流程化后的成果，就好比流水线作业，一环一环处理完该处理的事情再进行下一项任务；其次，工作流程可以自己进行主动优化升级，不存在无法变动的情况；最后，也是最关键的一环，就是意识，一旦你产生了工作流程的意识，你的工作效率也自然而然地提升，因为你在不自觉的时候就会思考某个环节是否可以优化，某些步骤是否可以省略，很多时候往往意识到了行为自然也跟上了。

我的一些小实践

由于最近几天一直做的客服和运营的工作，因此有很多操作都是需要多次重复操作的，经历的次数多了，自然也总结出了最快捷的方式。
比如揩油的订单每天都会增加，而我们还另外设置了报名确认表单，如何快速把两个表单的内容合并起来，并且筛选出有效信息，就是一个用到小工作流程的实践。
我们采取的方式是原封不动地保留两个表单，然后用公式匹配两个表单的相同元素，以此来合并两个表格，后续再有新内容增加的时候，就只需要复制新产生的内容即可。
话虽这么说，看着两三句就说完了，而事实上这个流程包含很多内容，首先，在订单的导出上要固定导出时间，其次，麦客报名表单要删除重复项，再把两部分内容合并，用公式进行匹配，然后后续有新内容增加的时候，就只要往上面添加新增内容就OK了。

再比如给一个新学员发布通知，也有包含很多步骤，也同样可以建立一个小流程。
比方说，首先是添加好友，第一步就是查找微信昵称/手机号/微信号，如果上述都搜索不到就必须采用电话方式进行沟通；
其次是发布入学通知，提醒表单填写，最后才是入学卡片和入群通知等步骤。

小秘诀

这里要给大家分享两个小秘诀，非常实用。

1. 昨天文章里提到的罗技Anywhere2鼠标，它有5个快捷键，可以直接设置最实用的用处。
2. 苹果的搜狗输入法，偏好设置里有一个自定义短语，里头可以设置各种快捷短语，有没有觉得某些人打字特别快呢，其实说不定就是用了这个自定义的功能呢？

所以说，工作流程一旦建立起来，对于工作效率的提升是有极大帮助的，希望大家都能建立起属于自己的工作流程！