第十四章
将行动清单导入团队：团队级时间管理
我们并没有做错什么，但不知为什么，我们输了。
——诺基亚CEO奥利拉（Olli La）
高管君是在一次杂志采访中认识我的，因为他也是那本杂志的专栏作者之一。高管君是某餐饮集团的高级管理者，集团下有好几个知名品牌，他想带领企业做好时间管理，但遇到了很多难处。
高管君读过EMBA，可是课程不教时间管理。餐饮业突发状况多，他也无法整天坐在电脑前，工具必须简单好用。同时，因为员工数量巨大，工具需要学习成本低才能向下复制。
参加我的课程后，高管君带领团队学习了半年，效果显著。我想借他企业的案例谈谈时间管理在团队中的应用。
把行动清单导入团队
一个时间管理基础薄弱的团队想要引入时间管理系统，最适合的角度是从行动清单开始。
回顾把行动清单导入团队的过程，高管君提到几个关键点。
1．关键人物
一开始，高管君、HR及特别助理三个人参加了时间管理研习会，开始在核心团队推行“吃青蛙打卡”。接着几个品牌总经理也参加了两天课程，在企业中继续推行实施。整个企业就是这样自上而下，由管理层先带头学好才把工具普及的。
在导入新系统的初期，领导者的经验值及能力先提升很重要，可以让下属产生信任感，提升成功。
2．对工具的深入学习
高管君使用“滴答清单”这个清单工具来管理团队，执行半个月后，他在团队内召开会议分享对滴答清单的使用经验。会议分成三部分，先是分享使用好处及感受，接着讲授进阶功能，最后是我推荐了幸福行动家中对该软件使用经验丰富的学长去参加交流，让学习更加多元化。
3．赏罚机制建立
做得好有奖赏，做得不好，必须自己掏钱发红包给做得好的人，借由游戏化的机制，促进群体学习、对话、实践。领导者自己做老师或啦啦队员，为员工打气。
在导入滴答清单四个月左右，高管君又邀请我到企业内做了1小时的演讲，为40位厨师长及前厅经理做培训。接着他们进入21天吃青蛙打卡实践，培养一线人员掌握行动清单的能力。
其实在这一段时间内，我也和其他公司同人建立了更深厚的感情。从0到1导入时间管理系统，不是一蹴而就的，除了工具、理论的传递，讲师和领导者必须和员工站在一起，以身作则，一起练习，这样才能把企业做事的精确度逐步提升起来。
团队进行时间管理的好处
为了这个企业顾问案，除了听高管君的分享，我也采访了企业上上下下的员工，并到旗下几家餐厅用餐，观察员工的变化。
根据中高层反映，高管君本身也克服了不少以前拖延的毛病。因为知道自己每天最重要的事是什么，一起打卡大家都看得到，让他也能更专注地处理该面对的问题。
中高层还反映了三个方面的收获，分别是视野的扩展、工作生活的平衡、晨间日记的好处。
首先是参与幸福行动家后，见识到各领域职场人工作和生活的方式，生活领域拓展许多，视野扩大，对自我的要求也提升了。
尤其是上完课程后，密集打卡这段时间，因为明确优先次序，集中大量时间在吃青蛙，琐事分批处理，工作效率明显提高。不仅如此，也能兼顾到生活品质，留出时间陪伴家人，增加运动或休息的次数。
写晨间日记的好处也开始展现，HR反映自己以前晚上有时因工作压力太大，翻来覆去睡不好，现在有写日记的习惯，能够知道自己的工作模式，告诉自己这段时期的短期状况。先安心睡好，明天再努力面对即可。每天设目标，每日检视，形成一个日闭环，这种感觉好极了。
最后，对于只上了1小时课程的一线员工，完成21天坚持打卡后，一位员工的反馈是：以前觉得餐饮工作千篇一律，没什么可改进之处，但是慢慢发现，每个领域都有值得完善的细节，可以用吃青蛙的方式列出来，一一修正。
帮助企业引入行动清单这个方法，让同人学会管理行动清单。借助日复一日的操练，把餐饮业最重视的食品安全问题、卫生问题、教育培训等事项落实成每天推动的行动。各同事之间，也因为事前了解了彼此的工作重点，能够相互协助。
我相信高管君这些餐饮业的同人，能做到更高层次的协作，互相交代事情不会有遗漏，让整个企业做出的产品和服务更上一层楼。
时间管理是门慢功夫
有数千名员工的高管君，确实是个耐得住性子的人。当他和核心团队学习了我的第一期课程后，七位品牌总监上了第二期，经过五个月的实际操作，才开始向下复制时间管理的基因。
领导者要在团队植入这个基因，要针对三个点去积累。第一个是时间管理的理论（Theory）；第二个是时间管理的工具（Tool），高管君公司用的是手机和滴答清单；第三是团队（Team）学习，团队沟通任务（Task）并一起学习。
时间管理的能力不是快功夫，对个人来说，需要两年左右的时间。在企业中，可以借由群体学习加速，但也需要花上几个月才能见效。
另一位作为企业管理者的优秀幸福行动家曾这样说：
“近来正在整理这两年讲座的笔记，深觉在连续四次听了永锡老师的时间管理系列讲座之后对工作及学习生活的影响之大。时间管理的理论和技巧着实是个慢功夫，虽然早早便在心里播撒了种子，但过了很久才真正意识到其重要性，进而重新学习并开始实践。”
看到高管君企业中各店店长的笑容，看到大家的成长，对我而言也是生命中很有意义的一部分。人的幸福，除了自己过得好，若是能时时存着一个帮助他人的核心价值观，这样的人生才更加完整。
本章练习
1．检查你的团队是否有共用的行动清单。
2．找一个最适合你的小团队清单工具。
3．跟你的团队一起练习共用清单。
4．每周一起讨论共用清单的好处。
