【学习】职场邮件就是你的脸

这是个信息化时代，发电子邮件是企业内最常用的沟通方式，名著《红楼梦》中王熙凤是人未到，声先到；而企业里是人未到，邮件先到。通常一封邮件就能代表你的形象，那么问题来了，既然邮件很重要，我们就得写的规范合理，至少保证不被别人笑话。

01 杜绝错别字

错别字是一颗老鼠屎，能坏整整一锅粥，工作完成得再完美，也会因为报告中存在错别字而大打折扣，我们总说：细节决定成败，小事做不好，又如何胜任大任呢？，检查不出错别字不是工作能力不强，而是工作态度不够认真，严重点是对别人的不尊重。同样，老板也会认为：虽然你的结论很充实有根据，但小小几个错别字就会对你的第一印象较差。所以发邮件前记得多检查几遍，养成好的习惯！

02 记得带附件

发送邮件时明明说了带附件，领导没有找到还得重新确认自己是否收到，最后还是答复或电话确认附件情况，实在是费时费力，如果这样的事情多次发生，领导一定会认为你是一个粗心大意的人，难以委以重任。要避免忘记带附件的情况发生，最好养成在写邮件之前先插入附件的习惯，这样做还有一个好处：当附件较大时，可以在上传的同时写邮件，从而合理利用时间。

03 指出双胞胎邮件的不同

一旦第一封邮件忘带附件，就会造成一个连锁反应，那就是双胞胎邮件，所谓双胞胎邮件，是指前后发出的两封邮件除了有无附件的区别外，邮件的内容一模一样，这会让领导有点丈二和尚摸不着头脑，既不知道应该以哪封邮件为准，也搞不清楚为什么会收到两封相同的邮件，领导每天需要接受很多封邮件，突然收到两封未读邮件，打开一看完全一样，估计心里会嘀咕，要知道，在繁忙的工作中做大家来找茬的游戏并不是一件好玩的事，优势还需要浪费时间打电话确认，总之，不舒服！

既然发了第二封邮件，就要说明它与第一封的区别，可以修改标题，也可以在正文中添加描述，同时要注意突出显示有区别的部分，为的就是不给领导带来困惑。

小树良品

邮件发送后，还要做一件至关重要的事，即马上电话联系，告知以第二封为准，如有任何问题，及时联系。

04 空白邮件不礼貌

发邮件是不是一定写点什么？这个得看场合，有时候领导只是需要一个附件，可以发一封带附件的空白邮件，什么都不用写，但我觉得，出于礼貌，还是可以写点什么的，比如：

小树良品

虽然电子邮件取代了书信，但也应该具体书信的属性，即便是一封最简单的邮件，麻雀虽小，也要五脏俱全。

05 好附件进行简单描述

电子邮件和PPT其实有很多相似的地方，都是我们的一张脸。我们都知道PPT是作演示汇报用的，它是工作成果的展示。好的PPT不用猜，作者的观点透过精炼的文字和生动的图片就能清晰表达。

一封电子邮件，尤其是汇报工作的邮件，也是我们工作成果的展示，像制作PPT一样，也需要把观点总结出来，让读邮件的人一目了然。特别做数据分析，汇报的重点都在附件里，没有呈现出来，所以为了让收件人在第一时间得到最准确的信息，在正文中还要对附件内容做简单的描述。

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愿你如小树一样，茁壮成长！